Tulsa Community College
Unterstützung für eine Änderung der Rollen und eine Reduzierung der Arbeitsbelastung
„Ich war in der Vergangenheit schon an anderen Übergängen beteiligt. Keiner verlief so einfach und reibungslos und erzeugte so wenig Stress für die Mitarbeiter.“
Paula Settoon
Dean of Libraries und College Librarian, Tulsa Community College
Als am Tulsa Community College festgestellt wurde, dass das bestehende integrierte Bibliothekssystem (integrated library system, ILS) nicht mehr unterstützt wird, waren sie bereit für ein Cloud-basiertes System der nächsten Generation. „Wir suchten eine Lösung, die problemlos mit unserem bereits eingesetzten Recherchesystem zusammenarbeitet“, erklärt Paula Settoon, Dean of Libraries und College Librarian. „Außerdem wollten wir davon Abstand nehmen, Anwendungen auf jedem einzelnen PC zu installieren“, fügt sie hinzu. Systems and Technology Librarian Bob Holzmann merkt dazu an: „Mit [vier] Campus-Standorten im ganzen Bezirk musste ich einige Tage herumreisen, um [System-Aktualisierungen] vorzunehmen.“
Die Bibliothek entschied sich für WorldShare® Management Services (WMS), u. a. weil sie WorldCat® Discovery und andere OCLC-Services bereits erfolgreich nutzten. „Dies war das einzige System, für das wir keine zusätzlichen Mittel beantragen mussten“, erklärt Bob, „weil so viele Funktionen enthalten waren, die wir bereits von OCLC erworben hatten.“ Er fügt hinzu: „Es stellte sich heraus, dass die WMS-Lösung perfekt zu unserer Budgetsituation passte. …Bestimmte andere Dienstleistungen (z. B. die Aktualisierung von Authority Control) konnten wir eliminieren.“
Bob empfand den Übergang zudem als relativ einfach, was teilweise auf die online verfügbaren Schulungstools von OCLC zurückzuführen war. „Die Schulungen werden regelmäßig aktualisiert. …Und Sie müssen nicht extra zahlen, wie bei anderen Anbietern.“ Nach der jahrelangen Zusammenarbeit mit regionalen und technischen Mitarbeitern von OCLC für andere Services, konnte Bob erkennen, dass die für die WMS-Implementierung zuständigen Mitarbeiter dieselben Ansprüche erfüllten. „Die Mitarbeiter von OCLC waren sehr hilfsbereit und sehr schnell“, merkt er an.
„Meine Funktion hatte sich im Vorfeld [der Migration] geändert und wurde immer stärker auf die technischen Aspekte ausgerichtet. Die Möglichkeit, einen Teil des Aufwands für die System- oder Datenbankverwaltung einzusparen, war sehr hilfreich.“
— Bob Holzmann, Bibliothekar für Systeme und Technologie
Im alten System, erklärt Paula, „verbrachte [Bob] sehr viel Zeit mit der Ausführung von Berichten und der Zusammenstellung der Kriterien für die Berichte. Jetzt können wir sie nach Bedarf einfach selbst ausführen. …Das ist eine großartige Neuerung, dass Mitarbeiter jetzt die Möglichkeit bekommen, solche Aufgaben einfach selbst auszuführen.“ Bob stimmt zu: „Mit der Technologie werden die Mitarbeiter unabhängiger.“
Aufgrund von Personalfluktuationen wurde die Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Technical Services reduziert, erklärt Bob: „Somit wurden im Bereich Tech Services Aufgaben komplett gestrichen oder reduziert.“ Bob muss jetzt nicht zwischen den Campus-Standorten hin- und herreisen, um die Software zu aktualisieren. Die für die Katalogisierung zuständigen Bibliotheksmitarbeiter haben jetzt Zeit, die Mitarbeiter an der Referenzausleihe zu unterstützen und an speziellen und einzigartigen Katalogisierungsaufgaben zu arbeiten. „In diesem Jahr hat sich hier keine Arbeit aufgestaut wie im letzten Jahr“, so Bob. Außerdem können sich Mitarbeiter jetzt anderen, speziellen Projekten widmen, wie dem Tulsa Community College Archive.
Bob freut sich auch über den besseren Zugriff auf WorldCat, was er als „beste und größte Bibliografieanwendung und -datenbank der Welt bezeichnet“, weil sie „einfach alles enthält und kein anderer Anbieter dies liefern kann.“ Er fügt hinzu: „Wir müssen keine MARC-Datensätze mehr in ein ILS laden, weil einfach alles in WorldCat enthalten ist.“ Außerdem „ist OCLC ein Verband und kein Unternehmen, und das bietet einige Vorteile für die Endnutzer.“ Am wichtigsten ist, merkt er an, dass „die Mitarbeiter der Ausleihe [WMS] lieben. Die Mitarbeiter in der Katalogisierung [sagen], dass es die Arbeit beschleunigt. Nutzer wissen die einfache und aufgeräumte Struktur und Funktionsweise von Discovery zu schätzen.“
Vom Tulsa Community College verwendete Services
WorldShare Management Services
- Unterstützt das größte Community College mit mehreren Campus-Standorten in Oklahoma mit fast 10.000 Vollzeitstudenten
- Komplett ausgestattete Bibliothek an jedem der vier Campus-Standorte mit vier Bibliotheksleitern und neun Vollzeit- sowie vier Teilzeitbibliothekaren
- Bestand mit ca. 70.000 Titeln an allen vier Campus-Standorten
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