Deel uw printcollectie om uw bibliotheek uit te kunnen breiden

Grand View University en Drake University hadden te maken met dezelfde uitdagingen. "Beide instellingen," vertelt Pam Rees, bibliotheekdirecteur van Grand View University, "wilden om diverse redenen het aantal volumes reduceren dat we op de plank hadden staan." Pam en Teri Koch, hoofd collectieontwikkeling bij Drake University, beseften allebei dat zij hun problemen konden oplossen door te gaan samenwerken. "Onze instellingen liggen slechts een paar kilometer uit elkaar, dus dat leek ons alvast een goed begin. Lekker lokaal," aldus Pam.

Na akkoord van hun beider directies, "gingen we te voet," aldus Pam, naar drie andere instellingen in de buurt—Central College, Grinnell College en Simpson College—om hen uit te nodigen ook mee te doen met dit nieuwe consortium met gedeelde printcollecties. Binnen zes maanden vormden deze vijf instellingen het Central Iowa – Collaborative Collections Initiative (CI-CCI), een initiatief voor coöperatief collectiebeheer.

CI-CCI heeft met Sustainable Collection Services^® (SCS, nu onderdeel van OCLC) gewerkt om de overlap in hun collecties te beoordelen en criteria op te stellen voor verwijdering. "We besloten om steeds maar één titel te behouden, wat denk ik uniek is voor ons," licht Teri toe. Dit betekent dat sommige items slechts bij één CI-CCI-bibliotheek in bezit zijn. "Maar we hebben de titels ook gecontroleerd, om ons ervan te vergewissen dat ze ook daadwerkelijk op de plank staan en in goede conditie zijn."

Om de bibliotheken te helpen controleren dat elke titel beschikbaar is en dat de staat ervan degelijk genoeg is om te worden uitgeleend, creerde een webontwikkelaar bij Drake een app waarmee bibliotheekmedewerkers alle activiteiten konden bijhouden. Als een item verloren is geraakt of niet van degelijke kwaliteit is, dan kan een andere CI-CCI-bibliotheek de verantwoordelijkheid voor het behoud ervan overnemen. "De app biedt ook de mogelijkheid om informatie met de docenten te delen, zodat zij ook een stem hebben in de beslissing," vertelt Teri.

CI-CCI identificeerde 168.112 items voor behoud en 185.392 voor verwijdering. Het verwijderen van weinig gebruikte en dubbele titels levert de bibliotheken ruimte op om hun collecties op coöperatieve wijze uit te breiden en voor studentenactiviteiten. Bij Drake wordt een deel van die ruimte gebruikt als nieuwe archiefruimte voor de documenten die de al lang zittende Senator Tom Harkin heeft geschonken. Daarnaast is Drake van plan om meer studieruimtes voor studenten te creëren.

Het CI-CCI heeft kort geleden een nieuw lid aangenomen, de University of Northern Iowa, een openbare universiteit in Cedar Falls. De CI-CCI-bibliotheken werken eraan om de collectie van deze aanzienlijk grotere bibliotheek in hun gezamenlijke collectie op te nemen. "We zijn blij dat het een succes is," vertelt Teri. "Onze samenwerking laat zien dat het ook meerwaarde heeft voor kleinere samenwerkingen."

Overzicht van dit consortium

• Opgericht in 2013 met vijf particuliere universiteiten in de omgeving van Des Moines, Iowa
  
• In 2014 is de University of Northern Iowa in Cedar Falls erbij gekomen
  
• Leidraad zijn overeenkomsten voor het maken van datagestuurde beslissingen, toezeggingen van de directie van elke instelling, snelle levering van materialen tussen instellingen, om maximaal gebruik te maken van lokale budgetten en de acquisitie te coördineren om dubbelingen te voorkomen
• Tot de toekomstplannen behoort een reguliere koeriersdienst tussen de bibliotheken en gezamenlijk gedeelde elektronische bronnen