CONTENTdm is geen relationele database. Het maakt gebruik van een op tekst gebaseerde zoekmachine gebouwd op basis van internetstandaards en -protocollen. Het is geoptimaliseerd voor het snel zoeken in teksten. Hierdoor is de ondersteuning van de metadata zeer flexibel en kunnen grote collecties snel doorzocht worden. CONTENTdm ondersteunt tekstzoekopdrachten in één of meerdere metadatavelden, waardoor het mogelijk is om te zoeken op rijke metadata in één of meer collecties.

U hoeft geen extra databases aan te schaffen of te onderhouden voor CONTENTdm.

Ja, data kunnen worden geïmporteerd vanuit andere systemen die gebruik maken van een tekstformaat met tabscheiding. Hierdoor is het makkelijker om bestaande collectie-items en metadata in batches te importeren vanuit Microsfot^® Excel, Microsoft Access en andere programma's die een dergelijke export ondersteunen. Kranten, monografieën en e-books met metadata in METS/ALTO-formaat kan worden geïmporteerd met behulp van de CONTENTdm Flex Loader.

Ja. CONTENTdm ondersteunt de export van data naar XML-formaat of andere tekstformaten met tabscheiding. CONTENTdm levert opties op maat voor XML-export, zodat u specifieke velden kunt definiëren om te exporteren en het formaat voor elk geëxporteerd veld te bepalen, inclusief herhaalde velden en gepersonaliseerde XML-tags. Bovendien kunt u ervoor kiezen om de CONTENTdm-metadata van uw collectie beschikbaar te maken voor hergebruik via OAI-PMH.

Ja. U kunt de metadata uploaden naar WorldCat vanuit uw CONTENTdm-server via de gratis Digital Collection Gateway. Elke keer dat u op deze manier metadata naar WorldCat uploadt, krijgt u een WorldCat Sync-rapport met de OCLC-nummers van de records in WorldCat die corresponderen met de items in uw CONTENTdm-collectie. Aan de hand van dit rapport kunt u een lokaal bestand met MARC-records uit WorldCat creëren, dat u kunt uploaden naar uw lokale systeem.

Als uw ILS het ondersteunt, dan kan OAI ook worden gebruikt om records te hergebruiken vanuit CONTENTdm voor uw ILS.

CONTENTdm is volledig compatibel met OAI-PMH versie 2.0. U kunt specificeren welke van uw gepubliceerde collecties u beschikbaar wilt maken voor hergebruik. U kunt ondersteuning krijgen bij de stroomcontrole van OAI, waarmee grote hergebruikte collecties kunnen worden opgedeeld in kleinere batches.

Ja. XML-data in METS/ALTO-formaat kunnen worden geïmporteerd met behulp van de CONTENTdm Flex Loader. U kunt ook exporteren naar METS/ALTO met behulp van het CONTENTdm Standaard XML-metadata exportformaat en een stylesheet op maat.

Alle metadata in CONTENTdm worden opgeslagen in XML-formaat. Het wordt geïndexeerd via een door OCLC ontwikkelde database die op tekst gebaseerd is. Die database maakt gebruik van een geoptimaliseerde zoekmachine (die woorden en zinnen indexeert) en is ontwikkeld om miljoenen records te verwerken. De CONTENTdm-zoekmachine is dezelfde zoekmachine als waar WorldCat gebruik van maakt. Deze is snel, flexibel en nauwkeurig.

Ja, CONTENTdm biedt gecontroleerde termenlijsten voor consistente, uniforme invoer van metadata. De software bevat tien geïntegreerde thesauri van de OCLC Terminologies Service:

• Art & Architecture Thesaurus (AAT)^®
• Canadian Subject Headings (CSH)
• Dublin Core Metadata Initiative Type Vocabulary
• Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN)^®
• Guidelines On Subject Access To Individual Works Of Fiction, Drama, Etc., 2nd ed., form and genre
• Māori Subject Headings / Nga Ūpoko Tukutuku
• Medical Subject Headings (MeSH^®) 2013
• Newspaper Genre List
• Thesaurus for Graphic Materials: TGM I, Subject terms
• Union List of Artist Names (ULAN)^®

U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om uw eigen gecontroleerde termenlijst te importeren of aan te leggen.

Collecties kunnen vanaf een externe locatie worden bijgewerkt via de online interface CONTENTdm Administration. Hierdoor kunnen dus meerdere gedistribueerde groepen samenwerken aan het creëren van een digitale collectie.

Nieuwe items en metadatabeschrijvingen kunnen op verschillende manieren worden ingediend:

• via een eenvoudig CONTENTdm online formulier
• via de CONTENTdm Project Client
• via de CONTENTdm Flex Loader (voor gestructureerde METS/ALTO-data zoals kranten en e-books)
• via de CONTENTdm Catcher webservice (alleen voor metadata)

CONTENTdm is zo geschaald dat het miljoenen items kan verwerken. Elke server kan maximaal 400 collecties aan. Voor elke collectie kunnen er maximaal 125 metadatavelden worden gecreëerd. Elk metadataveld kan maximaal 128.000 tekens aan.

Meer en grotere collecties vereisen meer hulpbronnen. Als u hier meer over wilt weten, kijk dan hier beneden onder de CONTENTdm Systeemvereisten.

CONTENTdm levert zoekfunctionaliteiten op basis van tekstformaten in vooraf bepaalde zoekvelden voor meerdere collecties. CONTENTdm beschikt ook over een bladerfunctie waarmee gebruikers alle items in een collectie kunnen bekijken. Zoekacties kunnen worden uitgevoerd voor één of meerdere velden in één of meerdere collecties op een CONTENTdm-server. Bovendien biedt CONTENTdm opties voor zoeken met behulp van Unicode, op relevantie en zoeken met facetten.

Met CONTENTdm kunt u items creëren die bestaan uit meerdere elementen, zoals boeken, kranten, prentbriefkaarten en meerdere weergaven van eenzelfde object. Hierdoor krijgt een gebruiker bij een zoekactie de volledige entiteit te zien, in plaats van losse elementen ervan. CONTENTdm ondersteunt ook fulltext-documenten doorzoeken.

CONTENTdm kan in principe elk bestandstype opslaan. CONTENTdm kan elk bestandsformaat weergeven dat uw browser kan tonen (direct in de browser of als plug-in). Dit is inclusief alle standaardformaten, zoals JPEG-, GIF- of TIFF-bestanden, WAV- of MP3-audiobestanden, AVI- of MPEG-videobestanden, PDF-bestanden, URL's, enz. Beeldcollecties met afbeeldingen in groot formaat kunnen profiteren van de JPEG2000-functie in CONTENTdm. XML-data in METS/ALTO-formaat kunnen worden geïmporteerd met behulp van de CONTENTdm Flex Loader.

Audio- en videobestanden die H.264-gecodeerd zijn en compatibel zijn met Flash kunnen direct worden getoond als de gebruiker deze aanklikt. Andere audio- en video-bestandsformaten kunnen worden opgeslagen, maar dienen via een plug-in of browserfunctie te worden afgespeeld die het bestandsformaat ondersteunt.

Afbeeldingen kunnen worden beschermd door de toegang ertoe te beperken met behulp van de CONTENTdm beveiligingsfunctionaliteit. Bovendien kunt u met de Image Rights-opties afbeeldingen voorzien van een band, logo of watermerk met copyright-informatie. Er is geen voorziening in CONTENTdm om te voorkomen dat afbeeldingen worden opgeslagen door gebruikers die deze in hun browser openen. In principe kan elke afbeelding die in een browser kan worden weergegeven worden vastgelegd en opgeslagen.

CONTENTdm ondersteunt beveiliging op zowel collectieniveau als itemniveau. Toegang tot collecties en items kan worden beperkt op basis van gebruikersnamen of IP-adressen. U kunt ook instellen dat metadata beschikbaar zijn voor alle gebruikers, maar dat er toestemming nodig is om het bijbehorende bestand te openen.

Wij begrijpen dat vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie van onze bibliotheekleden van essentieel belang zijn voor uw activiteiten. Om deze belangrijke informatie te beschermen, maken wij gebruik van een meerlaagse beveiliging die bestaat uit het doorlopend bewaken en verbeteren van onze applicaties, systemen en processen om te blijven voldoen aan de steeds grotere uitdagingen en strengere eisen op het gebied van beveiliging. Wij zijn ISO-27001 gecertificeerd.

CONTENTdm is afhankelijk van de betreffende webserver voor authenticatie. De Apache LDAP authenticatiemodule maakt authenticatie via LDAP mogelijk. Bekijk de Apache/LDAP-brochure voor meer informatie.

CONTENTdm wordt geleverd als "software as a service (SaaS), zodat u geen medewerkers of hardware hoeft in te zetten voor het beheer van uw digitale collecties. CONTENTdm heeft een solide technische infrastructuur en kan collecties met vele miljoenen items aan. De operationele support voor CONTENTdm bestaat uit back-ups oplopend tot 12 weken voor ieder bestand op uw CONTENTdm-site, zodat uw collecties kunnen worden hersteld naar elk moment in de afgelopen 84 dagen. Dat is van cruciaal belang als u een probleem ontdekt in uw werkprocessen dat u graag ongedaan wilt maken om het daarna opnieuw te proberen. Bovendien wordt elke CONTENTdm-site 24 uur per dag bewaakt door on-site operators, zodat problemen zelfs kunnen worden opgemerkt en aangepakt terwijl u slaapt.

CONTENTdm biedt drie niveaus voor aanpassingen:

• Met de CONTENTdm Website Configuration Tool kunt u uw website aanpassen aan de stijl van uw bibliotheek zonder dat u daarvoor hoeft te kunnen programmeren. U kunt deze tool tevens gebruiken om standaarden in te stellen, componenten in- of uit te schakelen, een kleurenschema, fonts en stijlen te kiezen en uw website en collecties te beschrijven.
• Bovendien kunt u met de Website Configuration Tool scripts, CSS en webpagina's op maat toevoegen aan uw CONTENTdm-site. Voor deze aanpassingen heeft u enige kennis van programmeren nodig.
• En als laatste optie biedt CONTENTdm een goed gedefinieerde query-API waarmee u persoonlijke interfaces kunt ontwikkelen om uw collecties te tonen. Bibliotheken kunnen deze CONTENTdm APIgebruiken om hun collecties aan te vullen met Drupal, WordPress, Google Maps, VuFind en winkelwagentjes.

Het is eenvoudig om een bestaande database in CONTENTdm te laden. Als u uw bestaande tekstbeschrijvingsinformatie in een met tabs gescheiden tekstbestand kunt exporteren (de meeste databases bieden deze optie) en als u één van de velden kunt identificeren als de bestandsnaam van de bijbehorende afbeelding, dan kunt u de data en items makkelijk in CONTENTdm laden met behulp van de tools om data te importeren.

CONTENTdm ondersteunt Unicode, dus u kunt metadata in alle Unicode-talen invoeren, opslaan, weergeven en zoeken.

U kunt CONTENTdm makkelijk instellen voor andere talen dan Engels. Op dit moment is CONTENTdm beschikbaar in het Catalaans, Chinees (vereenvoudigd en traditioneel), Duits, Engels, Frans, Japans, Koreaans, Nederlands, Spaans en Thais. Gebruikers kunnen CONTENTdm lokaliseren in andere talen door een XML-bestand te laten vertalen.

Ja, het is mogelijk om EAD-zoekmiddelen toe te voegen aan de CONTENTdm-collecties. Eindgebruikers kunnen een navigeerbare inhoudsopgave gebruiken om elk volledige EAD-record te vinden en te tonen. De weergave van het volledige record kan worden aangepast met een XSL-bestand. EAD-records zijn volledig doorzoekbaar op tekstniveau en zoektermen worden in de tekst gemarkeerd.

Metadata op itemniveau worden automatisch uit de EAD-bestanden opgehaald op basis van de speciale metadatakaart van de organisatie.

Een item is een digitaal bestand dat is toegevoegd aan een CONTENTdm-collectie (bijv. een foto, een pagina in een boek, een proefschrift in PDF-formaat of één zijde van een prentbriefkaart). Een item en de bijbehorende metadata tellen als één op het totale aantal items. Als u bijvoorbeeld 500 foto's heeft, dan telt elke foto (afbeelding met bijbehorende metadata) als 1 item. U voegt dan dus 500 items aan de collectie toe, die meetellen in het totaal voor uw CONTENTdm-licentie.

Een samengesteld object bestaat uit twee of meer bestanden die zijn samengebonden met een XML-structuur waarmee de gebruiker ze kan openen als één object. Voorbeelden van samengestelde objecten zijn: documenten, boeken, briefkaarten (voor- en achterzijde) of fotokubussen (zeszijdige weergaven van 3D-objecten). Elke individuele afbeelding of pagina, evenals het daaruit voortvloeiende samengestelde object, heeft bijbehorende metadata en telt mee in het totaal voor uw licentie.

Bijvoorbeeld:

• Als u 10 briefkaarten heeft, dan telt dat als 30 items: 2 afbeeldingen plus 1 samengesteld object = 3 items per briefkaart.
• Als u 20 dagboeken heeft van elk 100 pagina's, dan telt dat als 2.020 items: 100 afbeeldingen plus 1 samengesteld object = 101 items per dagboek.

Een PDF met meerdere pagina's is een apart geval. Ongeacht of een meerdere pagina's tellende PDF als zodanig aan CONTENTdm wordt toegevoegd, of wordt omgezet in een samengesteld object (om beter op paginaniveau gevonden te worden), het telt als slechts één item.

In CONTENTdm kunt u rapporten uitdraaien om te weten wat het totale aantal items, samengestelde objecten, en bestandsformaten is evenals historische gegevens over wanneer de collectie is aangemaakt.