Collaborer et offrir un meilleur accès aux ressources

L'Université de Florence s'est aperçue que ses usagers rencontraient parfois des difficultés pour accéder aux ressources qu'ils souhaitaient consulter et trouver les informations dont ils avaient besoin. Toutefois, grâce au projet SBART (Library Systems of Universities of the Tuscany Region, Systèmes des bibliothèques des universités de la région toscane), l'Université a pu collaborer avec deux autres institutions toscanes, l'Université de Pise et l'Université de Sienne, afin d'être plus efficace et d'améliorer l'accès à ses ressources. Dans le cadre du projet, les universités ont décidé de partager leurs services et systèmes, y compris un service de référence en ligne, grâce auquel les ressources sont plus accessibles, la collaboration est facilitée et l'expérience utilisateur de meilleure qualité.

L'Université de Florence reposait sur le service de référence virtuel QuestionPoint depuis 2009. Naturellement, elle a proposé aux autres universités d'utiliser ce service en commun. QuestionPoint favorise la collaboration et la création de liens entre différents sites. « À l'origine, le projet consistait à créer un réseau pour fusionner les systèmes de bibliothèque des trois principales universités toscanes (Florence, Pise et Sienne). Aujourd'hui, il s'étend au partage d'un service de référence en ligne à travers la plateforme/le logiciel QuestionPoint, que l'Université de Florence utilise depuis 2009 », déclare Francesca Cagnani, responsable des services aux utilisateurs pour le système de bibliothèque de l'Université de Florence. Avec l'introduction de QuestionPoint, les personnels des trois universités ont été amenés à travailler ensemble pour améliorer leurs services et, par la même occasion, accroître la visibilité de leurs institutions respectives et la disponibilité du service de référence en ligne.

Selon ce groupe, l'un des grands avantages de ce système réside dans les bases de connaissances locales et globales. Avec QuestionPoint, les universités ont pu créer une base de données contenant plus de 1 000 réponses afin de répondre de manière personnalisée aux usagers, quelle que soit la personne chargée de répondre. En outre, elles contribuent à la base de connaissances globale alimentée par d'autres utilisateurs de QuestionPoint, et travaillent ainsi davantage en équipe.

Francisca souligne : « Nous devons souligner que l'adoption de la plateforme QuestionPoint par les deux autres universités et de l'environnement partagé de gestion des bases a généré des économies. » Ce service a permis aux universités d'atteindre les objectifs définis par le projet SBART : partager leurs ressources et compétences, réduire les coûts en travaillant en équipe et augmenter l'utilisation des services proposés par les bibliothèques toscanes.

Informations sur la Bibliothèque

• Créée en 1321
• Contient environ 3,5 millions de livres et de nombreux périodiques
• Gère cinq bibliothèques et environ 60 salles de consultation
• Dispose de son propre service d'édition numérique, Firenze University Press (FUP)