Optimiser les services de prêt entre bibliothèques grâce aux nouvelles technologies

L'année dernière, le personnel de la Rohrbach Library de l'Université de Kutztown a remarqué de nombreuses erreurs de base de données ainsi qu'un manque d'efficacité dans son processus de prêt entre bibliothèques (PEB). Karen Colburn, technicienne des PEB et des périodiques à la bibliothèque, a expliqué : « Si nous rencontrons ces problèmes maintenant, il semblerait judicieux de commencer à penser à l'avenir ». Pour améliorer l'efficacité, la bibliothèque a effectué une transition en douceur vers Tipasa^®, un système de gestion des prêts entre bibliothèques en nuage. « J'étais vraiment très contente d'OCLC, en particulier des membres de l'équipe de mise en œuvre, parce qu'ils étaient toujours là. J'envoyais simplement un courriel à l'équipe d'implémentation, et quelqu'un me répondait très rapidement », a déclaré Karen.

L'Université de Kutztown propose une grande variété de programmes académiques et, ajoute Karen Colburn : « Nous aimons dialoguer. Nous aimons interagir avec d'autres personnes. Les prêts entre bibliothèques, c'est exactement cela. Je mets un point d'honneur à connaître les utilisateurs. » Elle ajoute que ces personnes peuvent « être à la recherche du document le moins connu de la bibliothèque ou ne pas avoir compris que l'ouvrage en question est bien en notre possession ». Les processus de PEB de la bibliothèque sont désormais si fluides que, bien souvent, les utilisateurs ne savent pas si le document demandé provient d'un autre établissement. « Ils n'en ont d'ailleurs pas besoin. Notre processus est tout ce qu'il y a de plus simple, et ils apprécient énormément cette réalité », ajoute-t-elle.

« Je peux travailler sur Tipasa au comptoir [de prêt]. Je peux travailler sur Tipasa n'importe où. Même chez moi, si je le souhaite. »

Les collaborateurs de la bibliothèque et les étudiants qui y travaillent ont pris plaisir à découvrir le nouveau système Tipasa, y compris son intégration avec RapidILL, un autre système de partage de ressources qui propose des fonctionnalités de traitement automatique, d'acheminement et de lissage de la charge. Grâce à l'intégration avec Rapid, Karen Colburn et son équipe peuvent utiliser Tipasa pour traiter n'importe quelle demande, y compris des demandes d'ouvrages ou de chapitres provenant de leur consortium de bibliothèques Rapid. « Les tests Rapid se sont déroulés pratiquement sans difficulté », remarque-t-elle. « Les étudiants les apprécient. Ils rivalisent de vitesse pour tout maîtriser. J'apprécie le fait que les processus ressemblent beaucoup à ma manière habituelle de travailler. La chaîne de travail est d'une grande fluidité. »

Depuis que Tipasa est basé sur le Web, il est facilement accessible aux utilisateurs non présents dans la bibliothèque et fait l'objet de mises à jour automatiques, deux avantages absents du système précédemment utilisé par la bibliothèque. « Je n'ai plus à planifier d'interruptions. Je n'ai plus à me soucier des machines qui ralentissent. Tout cela était fréquent [auparavant]. » « J'apprécie l'interface Web car j'ai l'impression, à présent, de ne plus devoir faire autant essais ni résoudre autant de problèmes. Je n'ai aucun regret. »

La bibliothèque en un coup d'œil

• Détient plus de 332 000 volumes imprimés et 612 000 volumes électroniques, y compris les livres électroniques et les abonnements à des périodiques
• Permet d'accéder à 149 bases de données contenant des centaines de milliers d'articles universitaires, de livres électroniques, de rapports et d'images, ainsi que plus d'un million de microformes
• Offre aux étudiants un accès étendu aux technologies via l'espace Information Commons, cinq laboratoires informatiques et d'autres outils technologiques disponibles dans le bâtiment
• Apporte l'assistance nécessaire aux étudiants inscrits à des cours en ligne et à distance