Ofrezca más espacio de estudio y existencias bibliotecarias de referencia

Ante el creciente número de estudiantes insatisfechos por la cantidad de espacio de estudio, el personal de la biblioteca en University College London (UCL) reconoció que mantener las colecciones impresas en sus niveles existentes se estaba volviendo insostenible. En respuesta, la UCL nombró a Rozz Evans, Directora de Estrategias de las Colecciones, con el fin de que creara una estrategia de recopilación que abracara las 18 bibliotecas. “Queríamos desarrollar un enfoque estratégico para administrar nuestras colecciones como un todo, en lugar de mantener los diferentes silos y prácticas que habían evolucionado con el tiempo”, expresó.

“Comencé identificando una serie de medidas libres de riesgo que podíamos adoptar, como deduplicar y racionalizar ediciones”, explicó Rozz. Sin embargo, tuvo dificultades para obtener los informes que necesitaba del sistema de administración de bibliotecas de la UCL. “Nuestro equipo de la biblioteca digital podía ejecutar los informes solicitados, pero tuvimos que combinar múltiples informes para identificar las superposiciones de recursos”, expresó.

Rozz descubrió que GreenGlass^® podía ayudarla a evaluar mejor las colecciones a través de datos de circulación, herramientas útiles de visualización y análisis, capacidades sólidas de concordancia y comparación para el trabajo colaborativo, e inicio de sesión para todo el personal de la biblioteca que lo necesitara. Trabajó con OCLC para implementar GreenGlass. “La comunicación fue excelente”, dijo. “Ellos fueron muy organizados. Tuvimos un coordinador central, que se puso en contacto con el equipo técnico en nuestro nombre y organizó seminarios web para que nuestro equipo se pusiera en marcha; además, la capacitación fue muy buena”.

GreenGlass le dio a Rozz la evidencia basada en datos que necesitaba para desarrollar la estrategia de colecciones a largo plazo de la UCL. Luego, la UCL se embarcó en un ejercicio de descarte a gran escala en sus instalaciones de almacenamiento externas e identificó 72 191 materiales duplicados de las 488 192 existencias; esto liberó espacio valioso. El espacio adicional en la instalación de almacenamiento le ha dado a la biblioteca la capacidad que necesitaba para reducir la prioridad de otras colecciones impresas y crear más espacio de estudio en las bibliotecas. La UCL también hace un uso significativo de GreenGlass para el trabajo de colección cotidiano. Es compatible con el descarte de rutina en todo el servicio y el personal puede ejecutar de manera fácil sus propios informes.

Tan valioso fue este enfoque basado en datos que la UCL optó por una segunda carga de datos de GreenGlass. “Queríamos seguir usándolo como una herramienta de administración en un proyecto específico para racionalizar una serie de colecciones bibliotecarias dispersas existentes”, expresó Rozz. Pero también querían seguir respaldando el descarte de rutina en todo el sistema de bibliotecas y “prepararse para participar en iniciativas nacionales en la administración colaborativa de colecciones”.

Ahora, GreenGlass ayuda a la UCL a analizar colecciones y mejorar la calidad de los datos antes de que la biblioteca se embarque en futuras iniciativas colaborativas basadas en los logros de la UK Research Reserve. “Al igual que otras bibliotecas, debemos trabajar en nuestras propias colecciones antes de comprometernos con proyectos nacionales de colecciones colectivas utilizando la funcionalidad de grupo que ofrece GreenGlass”, dijo Rozz.

Rozz confía en que el descarte basado en datos tranquilizará a los estudiantes y docentes a medida que las existencias desaparezcan de los estantes libres. “La confianza es clave, y una evidencia sólida ayuda mucho”, añadió. “GreenGlass nos da la oportunidad de examinar los datos y los grupos de comparación nos darán una imagen clara de las existencias en otros lugares. Además, me parece incalculable el apoyo que recibimos por parte de OCLC”.

La biblioteca en cifras

• Respalda a una institución de investigación líder a nivel mundial que cuenta con más de 13 000 empleados y 38 000 estudiantes de 150 países diferentes
• Ofrece 18 bibliotecas y espacios de aprendizaje en Londres que apoyan el aprendizaje, la enseñanza y la investigación en toda la institución
• Remontándose a 1827, abarca una amplia gama de temas especializados