Acerque a los estudiantes a sus materiales con licencia

Al igual que en muchas instituciones, el personal de la Busse Library de Mount Mercy University mantenía programas de software de administración de bibliotecas antiguos (de más de 15 años), lo que implicaba que debían recurrir mucho a soluciones alternativas. Lo peor era que los usuarios debían localizar los recursos electrónicos en un conjunto confuso de búsquedas, servicios y sitios en línea. Esto hacía que fuera difícil para estudiantes y docentes encontrar los artículos de texto completo que necesitaban en las 25 bases de datos electrónicas de la biblioteca. El personal bibliotecario invertía el tiempo y el presupuesto de manera cuidadosa, pero ese esfuerzo se perdía detrás de sistemas anticuados e ineficientes.

Como explica Marilyn Murphy, directora de servicios bibliotecarios, "No teníamos los recursos necesarios para administrar un sistema nuevo y no queríamos comprar un servidor nuevo. Queríamos un sistema alojado o compartido que nos permitiera mantenernos dentro del presupuesto. Pero, sobre todo, queríamos una solución que nos permitiera mejorar los servicios para nuestros estudiantes".

Después de los primeros 15 meses de uso, Marilyn informó que los resultados obtenidos con WorldShare^® Servicios de administración habían tenido un éxito rotundo: en la biblioteca las descargas de artículos de texto completo aumentaron un 25 %. Ahora los estudiantes realizan búsquedas en todas las bases de datos desde un solo cuadro de búsqueda y encuentran artículos de texto completo y recursos electrónicos como Google Books, Internet Archive, HathiTrust y mucho más.

"Los estudiantes identifican más recursos y hacen un mejor uso de las bases de datos existentes", expresó Marilyn. "También le ahorra tiempo al personal, porque ya no dedicamos tiempo a administrar el sistema. No duplicamos las tareas agregando existencias a un catálogo local y a WorldCat^®: solo lo hacemos una vez y el trabajo está listo. Además, ahorramos tiempo en las funciones de registro de recepción de publicaciones seriadas con WorldShare Servicios de administración, en comparación con nuestro antiguo sistema".

¿Y qué es lo mejor? Con el tiempo que se ahorra, el personal bibliotecario ha podido hacer un inventario de toda la colección, eliminar los registros obsoletos (lo que llevó la mitad del tiempo que se necesitaba antes) y crear LibGuides para todas las clases del sistema de aprendizaje de la universidad. "Gracias a los flujos de trabajo optimizados y la funcionalidad basada en la Web de WolrdShare Servicios de administración", comentó Marilyn, "ahora tenemos el tiempo y la flexibilidad necesarios para mejorar los servicios para los estudiantes dondequiera que estemos".

La biblioteca en cifras

• La Busse Library de la universidad tiene un personal de 7,66 equivalentes de tiempo completo (FTE), y la biblioteca está abierta 93 horas por semana.
• La biblioteca mantiene 130 000 volúmenes, 3900 revistas y 85 000 libros electrónicos.
• Comenzó la migración a WorldShare Servicios de administración en febrero de 2011 y los implementó el 1 de julio de 2011.