Rattraper rapidement les retards en matière de catalogage

La bibliothèque de l'Université du Texas à Austin est constituée de 10 bibliothèques internes et deux bibliothèques spécialisées situées hors campus : la bibliothèque des sciences marines et le Centre botanique Lady Bird Johnson. Le personnel de la bibliothèque avait du mal à assurer le catalogage des documents en langues non latines. Alors que les documents en langues étrangères continuaient d'affluer, Mandy Lancaster, coordinatrice de l'externalisation du catalogage dans le département des services techniques, explique : « Nous avons accumulé du retard dans le traitement des documents en langues non romanes. »

Elle poursuit : « Comme nous ne disposions d'aucun spécialiste en interne, nous nous sommes tournés vers l'équipe de Contract Cataloging d'OCLC. Il y a 20 ans, nous avions signé un contrat d'externalisation [du catalogage] avec OCLC. Ce contrat est toujours en cours. » Il a donc été simple de modifier le contrat existant en y ajoutant la gestion des retards des documents en langues étrangères.

« Nous avons envoyé à OCLC des livres, des disques compacts et des DVD, explique Mandy Lancaster, ainsi que des microfilms et des périodiques en allemand, anglais, espagnol, français, italien, portugais, russe, suédois, turc et dans plusieurs autres langues d'Europe de l'Ouest. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec le spécialiste OCLC de ces langues pour définir une méthode de traitement appropriée, poursuit-elle. Très rapidement, OCLC nous a renvoyé un ensemble de documents catalogués et étiquetés. »

Mandy Lancaster a transmis certains conseils aux employés qui utilisaient OCLC Contract Cataloging pour la première fois. Elle a recommandé aux membres de la bibliothèque de définir leurs besoins très clairement dès le départ, y compris les pratiques locales qu'ils souhaitaient voir respecter par le personnel OCLC. Elle leur a également conseillé de vérifier attentivement les documents avant de les envoyer à OCLC. « Il est préférable de ne pas envoyer de documents fragiles, ni de documents destinés à être supprimés de votre collection », a-t-elle indiqué.

Au cours de l'année dernière, OCLC a catalogué plus de 3 500 titres pour ces deux projets menés en collaboration avec l'Université du Texas à Austin. Une fois que le retard de catalogage des documents a été comblé, le personnel de la bibliothèque a pu se charger des documents qui continuaient à arriver en les faisant apparaître dans le catalogue et sur les rayons afin que les utilisateurs puissent y accéder aussi rapidement que possible.

Informations sur la Bibliothèque

• Le système de gestion de bibliothèques de l'Université du Texas à Austin compte dix bibliothèques sur le campus.
• Elles possèdent des collections sur des sujets aussi variés que les droits de l'homme, l'ingénierie, la géologie, les sciences marines et les beaux-arts.
• La bibliothèque principale, Perry-Castañeda, porte les noms du professeur Ervin S. Perry, le premier professeur afro-américain de cette université et du professeur Carlos E. Castañeda, qui a participé au développement de la collection latino-américaine Benson.
• Construite en 1974 et d'une superficie de 46 500 m², la bibliothèque Perry-Castañeda s'élève sur 6 étages, s'étend sur 112 km de rayonnage et 37 600 m² de tapis.