Améliorer les résultats pour toutes les bibliothèques du groupe, petites et grandes

Lorsque votre consortium compte 17 bibliothèques, allant de grandes universités à de petits musées, comment trouver un système de gestion qui soit assez extensible pour chacun? Spécialement quand vous utilisez votre système d'automatisation existant, sous une forme ou une autre, depuis environ 25 ans?

Pour le consortium LIBROS, la réponse était les Services de gestion WorldShare^®. Lea Briggs, ancienne bibliothécaire à la gestion de projet pour LIBROS et l'Université du Nouveau-Mexique (UNM), explique : « Nous cherchions un produit de prochaine génération. » LIBROS avait besoin d'un système qui soit assez simple pour une petite bibliothèque avec un personnel limité, et qui soit assez robuste pour les besoins divers et complexes d'une grande université de recherche.

« Avec notre système d'automatisation précédent, nous avions un contrôle central sur la configuration », mentionne Mme Briggs. « Si vous vouliez ajouter des utilisateurs ou si vous vouliez modifier les politiques, il fallait que l'équipe technique centrale du consortium le fasse pour vous. » LesServices de gestion WorldShare (WorldShare) permet aux bibliothèques de personnaliser les fonctions pour qu'elles répondent à leurs besoins individuels tout en fournissant à chaque bibliothèque l'accès au même système LIBROS. « Certains groupes ont choisi WorldShare afin d'être pareils, mais nous avons choisi WorldShare pour être différents les uns des autres, et avoir plus de contrôle local dans chaque bibliothèque. »

Quel est le plus gros bénéfice remarqué par LIBROS jusqu'à présent? « Pas de serveur à entretenir! » s'exclame Mme Briggs. « Avant l'année de la migration, 6,1 employés à temps plein s'occupaient du support technique pour le consortium LIBROS. Nous croyons que l'an prochaine, alors que la post-migration est complètement terminée, ce nombre s'approchera du 2,0. La plupart de ce soutien sera pour les meilleures pratiques et pour la formation des bibliothèques membres de LIBROS.

Depuis que le consortium n'entretient plus ces propres serveurs, et n'a plus a employer le personnel technique nécessaire, « les économies ont été remarquables pour nos membres », mentionne Mme Briggs. « Les bibliothèques ont beaucoup plus d'autonomie, et c'est ce qu'elles voulaient. » Les économies de temps et d'argent réalisées par LIBROS grâce à WorldShare ont permis au consortium de profiter de nouvelles opportunités. « Nous examinons ce que signifie cette nouvelle ère pour notre consortium », ajoute-t-elle. « Je crois que nous allons grandir et changer. »

Informations sur le consortium

• Comprend 17 bibliothèques du Nouveau-Mexique
• La collection contient plus de 4,7 millions de notices.
• Les bibliothèques du système de l'Université du Nouveau-Mexique detiennent plus de ressources que les autres bibliothèques de LIBROS combinées.
• A sélectionné WorldShare en janvier 2014 et toutes les bibliothèques ont complété l'implantation en janvier 2015.