Verbeter de resultaten voor alle bibliotheken die bij hetzelfde consortium zijn aangesloten

Als je consortium bestaat uit 17 bibliotheken van grote universiteiten tot kleine musea, dan vind je niet zomaar een bibliotheekbeheersysteem dat flexibel genoeg is om voor iedereen te werken. Vooral niet als je al zo'n 25 jaar in een of andere vorm, gebruik maakt van je bestaande ILS.

Voor het LIBROS-consortium was WorldShare^® Management Services hét antwoord. Lea Briggs, voormalig bibliotheekmedewerker en projectmanager voor LIBROS en de University of New Mexico (UNM) legt uit: "We zochten een zeer geavanceerd product." LIBROS had een systeem nodig dat eenvoudig genoeg was voor een kleine bibliotheek met minimaal personeel en robuust genoeg was voor de uiteenlopende en complexe behoeften van een vooraanstaande onderzoeksuniversiteit.

Met onze vorige ILS werd de configuratie van het systeem centraal beheerd," vertelt Lea. "Als je gebruikers wilde toevoegen, of beleidsregels wilde aanpassen, dan moest dat allemaal via het centrale ondersteuningsteam van het consortium." Dankzij WorldShare Management Systems (WMS) kunnen de bibliotheken functies aanpassen aan hun individuele behoeften, terwijl elke bibliotheek wel toegang blijft houden tot hetzelfde LIBROS-systeem. "Sommige consortia hebben WMS gekozen om zoveel mogelijk hetzelfde te zijn, maar wij hebben WMS gekozen juist omdat we zoveel van elkaar verschillen en elke bibliotheek meer lokale controle te geven."

Wat LIBROS tot nu toe als het grootste voordeel beschouwt? "Dat we geen server hoeven te onderhouden!" aldus Lea. "In het jaar voorafgaand aan de migratie hadden we 6,1 FTE's bij UNM die zich uitsluitend bezig hielden met de ondersteuning van het LIBROS-consortium. ...Wij verwachten dat als we volgend jaar volledig zijn gemigreerd, we eerder nog maar 2,0 FTE hiervoor nodig hebben." Het merendeel van die ondersteuning zal gericht zijn op praktijkervaringen en het bijscholen de LIBROS-lidbibliotheken.

Sinds het consortium niet langer zijn eigen servers en eigen IT-medewerkers ondersteunt, "ervaren de leden enorme besparingen," vertelt Lea. "Elke bibliotheek heeft een stuk meer vrijheid om zaken zelf te bepalen en dat was een van de belangrijkste voordelen die ze wilden." De besparingen in tijd en geld die WMS oplevert, zijn er meer kansen ontstaan voor de leden van LIBROS. "We zijn echt aan het kijken wat dit nieuwe tijdperk betekent voor ons consortium. Ik verwacht dat we in de toekomst veel groei en verandering kunnen doormaken."

Overzicht van dit consortium

• Bestaat uit 17 bibliotheken in de Amerikaanse staat New Mexico
• Collectie bevat ruim 4,7 miljoen records
• De bibliotheken in het systeem van de University of New Mexico bezitten meer bronnen dan alle andere LIBROS-bibliotheken bij elkaar
• Hebben in januari 2014 WMS geselecteerd en alle bibliotheken waren in januari 2015 al volledig overgestapt