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So können Sie sich beteiligen

Für interessierte Institutionen wird es in Zukunft spezielle Bewerbungsanträge geben. OCLC wird bekannt geben, wann diese Anträge verfügbar sind. Bis dahin senden Sie bitte eine E-Mail an viaf@oclc.org, in der Sie OCLC mitteilen, dass Sie Interesse an einer Teilnahme haben.

Der Bewerbungsprozess umfasst das Einreichen von Testdateien mit bibliografischen Daten und Normdaten beim VIAF-Konsortium. OCLC verarbeitet die Datensätze dann, um die Namensansetzungen aus den eingereichten Dateien mit den bestehenden VIAF-Datensätzen der anderen VIAF-Teilnehmer abzugleichen. Nach einer erfolgreichen Bewerbung wird ein Übereinkommen zwischen OCLC und der Institution geschlossen, die OCLC dann ihre gesamten bibliografischen Dateien und Normdateien sendet. Die Teilnehmer stellen OCLC außerdem regelmäßig Aktualisierungen zur Verfügung.

Weitere Einzelheiten zur Bewerbung und Teilnahme am VIAF-Projekt

Welche Anforderungen werden an die Teilnehmenden gestellt?

Die Institution muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Sie muss über eine große Normdatei und bibliografische Datei verfügen, die beide aktiv verwaltet werden. Dabei werden folgende Dateien bevorzugt:
    • Normdateien, die die VIAF erheblich erweitern und ausbauen (z. B. Dateien von neuen Bibliotheksverbünden oder mit neuen Schriftzeichen, die in der VIAF noch nicht vorhanden sind)
    • Dateien, die regelmäßig aktualisiert werden
  • Sie muss dazu bereit sein, Diskrepanzen oder Konflikte in den Datensätzen nach Aufforderung aufzulösen
  • Sie muss sich folgendermaßen am VIAF-Projekt beteiligen:
    • Beisteuern von Normdaten und bibliografischen Daten auf kontinuierlicher Basis
    • Sicherstellen, dass die Daten den VIAF-Richtlinien und -Praktiken entsprechen
    • Hilfe beim Auflösen eventueller Diskrepanzen oder Konflikte in den beigesteuerten Datensätzen
  • Sie muss sich folgendermaßen an den gemeinsamen Bemühungen der VIAF-Teilnehmer beteiligen:
    • Ratschläge zum Ablauf der Zusammenarbeit geben
    • die Verwendung der VIAF fördern
    • bei der Entwicklung und Umsetzung von VIAF-Richtlinien beratend zur Seite stehen und helfen
    • am VIAF-Rat teilnehmen, dem alle Teilnehmer angehören

Entstehen Kosten bei der Teilnahme am VIAF-Projekt?

Es entstehen keine Kosten für die Bewerbung oder Teilnahme, es muss lediglich Zeit und Arbeit in die vollständige Verfügbarmachung von Daten und Fachwissen investiert werden.

Hinweise:

  • Im Rahmen seines öffentlichen Auftrags stellt OCLC dem VIAF-Projekt Infrastruktur und Personal zur Verfügung.
  • Jeder VIAF-Teilnehmer muss die Reisekosten für die jährlichen VIAF-Ratssitzungen selbst tragen.

Muss die Institution OCLC-Mitglied sein, um VIAF-Teilnehmer werden zu können?

Nein, eine OCLC-Mitgliedschaft ist keine Voraussetzung.

Welche Informationen muss ich neben dem Namen der Institution und den Daten bereitstellen, um am VIAF-Projekt teilnehmen zu können?

Sie müssen die Identifikatoren für die Normdatei zur Verfügung stellen:

  • Sie müssen bereits über MARC 21-Codes verfügen oder diese Codes einführen.
  • Sie müssen die Normdatei Ihrer Bibliothek bei der Library of Congress registrieren, um einen Namen- und Titelcode zu erhalten.

Diese Codes werden als eindeutige Identifikatoren in der VIAF verwendet. Bei Fragen zu den Codes können Sie eine E-Mail an viaf@oclc.org senden.

Wie läuft der Bewerbungsprozess ab?

Folgende Schritte sind notwendig:

  1. Ausfüllen und Abschicken des Antrags, der auf dieser Website verfügbar sein wird. Der Antrag muss von einer autorisierten Person der Institution unterzeichnet worden sein, um das Interesse zu bestätigen.
  2. Senden einer Testdatei mit Normdatensätzen und bibliografischen Datensätzen an viaf@oclc.org.

Ergebnisse:

  • Sind die Ergebnisse aus Schritt 1 und 2 positiv und wurde der Antrag Ihrer Institution somit akzeptiert, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail, in der Sie noch einmal zur Bestätigung Ihrer Teilnahme aufgefordert werden. Sie erhalten außerdem einen Vertrag für den Fall, dass Ihre Institution auch OCLC-Mitglied werden möchte.
  • Ergibt sich aus Schritt 1 und 2, dass die Bewerbung und/oder die eingereichten Testdateien der Institution nicht dem VIAF-Projekt entsprechen, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.

Was geschieht, nachdem die Bewerbung und die Testdaten eingereicht worden ist?

  • Der Antrag wird geprüft. OCLC wendet sich mit eventuellen Rückfragen an die als Ansprechpartner angegebene Person.
  • Fällt die Prüfung positiv aus, testet OCLC die eingereichten Norm- und bibliografischen Datensätze.
  • Werden die Testdateien als gut befunden, lädt OCLC die Normtestdatensätze im "Testmodus" in die VIAF und benachrichtigt Sie darüber per E-Mail.
  • Ihre Institution kann die Ergebnisse einsehen und untersuchen.
  • In der Regel ist einige Nacharbeit notwendig, um jede Datei vollständig in die VIAF zu integrieren. Die OCLC-Mitarbeiter arbeiten während dieser Testphase eng mit Ihnen zusammen.

Wichtiger Hinweis: Die zu Testzwecken eingereichten Testdateien werden nach Abschluss des Bewerbungsprozesses verworfen.

Was geschieht, wenn die Prüfung und Tests positiv verlaufen sind und ich eine Einladung für die Teilnahme am VIAF-Projekt erhalte?

OCLC stellt einen Vertrag für Ihre Institution aus, der Folgendes vorsieht:

  • Sie senden bibliografische Dateien und Normdateien zur Verwendung im Rahmen des VIAF-Projekts an OCLC.

    Wichtiger Hinweis:
    • Normdaten und ausgewählte bibliografische Daten aus den für die VIAF eingereichten Dateien werden bei Abschluss des Vertrags Teil der VIAF.
    • Die im Rahmen des VIAF-Projekts eingereichten bibliografischen Datensätze werden nicht für WorldCat verwendet, sofern die Institution nicht einen entsprechenden separaten Vertrag mit OCLC abgeschlossen hat.
  • Sie stellen eine Grafik zur Verfügung, die Ihre Institution in VIAF-Einträgen repräsentiert.
  • Sie stellen OCLC regelmäßig Aktualisierungen der bibliografischen und Normdateien zur Verfügung.
  • Sie beteiligen sich an anderen Aspekten des VIAF-Projekts, z B. dem VIAF-Rat.

Im Vertrag werden die Rechte und Pflichten der Institutionen in ihrer Rolle als VIAF-Teilnehmer genannt.

Bitte senden Sie eine E-Mail an viaf@oclc.org, wenn Sie sich am VIAF-Projekt beteiligen möchten.

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