Tilburg University bevestigt opnieuw dat WMS het juiste platform is voor de veranderende bibliotheekbehoeften

Tilburg University bevestigt opnieuw haar keuze voor WorldShare Management Services, waarmee werkprocessen worden geoptimaliseerd, samenwerking wordt versterkt en veranderende bibliotheekbehoeften worden ondersteund zonder complexe migratie.

Gebruikte OCLC-services:

• EZproxy
• WorldCat Discovery
• WorldShare Management Services

Na een competitieve aanbestedingsprocedure heeft de universiteisbibliotheek van Tilburg University ervoor gekozen OCLC's WorldShare Management Services (WMS) te blijven gebruiken. Daarmee bevestigt de universiteit opnieuw haar vertrouwen in WMS om haar bibliotheekdiensten te ondersteunen, evenals in de langdurige samenwerking met OCLC.

Tilburg University implementeerde WMS voor het eerst in 2012, toen de bibliotheek op zoek was naar een nieuw bibliotheekserviceplatform. Meer dan tien jaar later bood de heraanbestedingsprocedure de gelegenheid om de behoeften van de bibliotheek opnieuw te beoordelen, workflows te evalueren en te onderzoeken hoe het bibliotheekserviceplatform medewerkers en gebruikers ook in de toekomst kan blijven ondersteunen.

De bibliotheek zocht een oplossing die haar diensten kon ondersteunen, een sandboxomgeving kon bieden voor testen en training, en de voortdurende evaluatie en optimalisatie van workflows en configuraties mogelijk kon maken.

Na collega's uit inkoop, contractmanagement, projectmanagement en functioneel beheer te hebben samengebracht, concludeerde de universiteit dat WMS nog steeds aan deze vereisten voldeed.

“Het feit dat we onze bestaande WMS-infrastructuur en onze langdurige relatie met OCLC konden behouden, zonder een complexe en tijdrovende migratie, was bijzonder waardevol. Daardoor konden we onze aandacht blijven richten op onze kerndiensten van de bibliotheek”, aldus Gerard Bierens, hoofd Collectiemanagement en Publieksdiensten bij Tilburg University Library.

De evaluatie benutten om workflows te optimaliseren

Opnieuw voor WMS kiezen betekende niet simpelweg doorgaan met de bestaande situatie. Tilburg University gebruikte de aanbestedingsprocedure als gelegenheid om haar workflows en systeemconfiguratie opnieuw kritisch te bekijken.

De universiteitsbibliotheek beschikt over ervaren functioneel beheerders die WMS goed kennen. De samenwerking met OCLC-experts bood medewerkers echter de kans om de volledige configuratie te beoordelen en details te identificeren die het systeem nog efficiënter en effectiever konden laten functioneren.

"Het was bijzonder waardevol om samen met de OCLC-experts de volledige configuratie opnieuw door te nemen", zei Gerard. "Dit leidde uiteraard niet tot grote veranderingen, maar wel tot een aantal verfijningen van het systeem die zowel de bibliotheekmedewerkers als de gebruikers verder ten goede komen."

Workshops en trainingssessies boden medewerkers bovendien de mogelijkheid om zich te richten op werkprocessen en hun inzicht in de werking van WMS te verdiepen. Deze aanvullende kennis helpt de bibliotheek het platform consistenter en met meer vertrouwen te gebruiken, terwijl zij optimaal gebruikmaakt van de beschikbare functionaliteit. Gerard: “De verkregen inzichten hebben bijvoorbeeld bijgedragen aan de invoering van een meer gebruikersvriendelijk leenbeleid. We zijn overgestapt naar boetevrij lenen, automatische verlengingen en gebruiksvriendelijkere notificaties. Daarmee verschuift de nadruk van collectiebeheer naar optimale toegankelijkheid en betere benutting van de collectie."

Voortbouwen op een gevestigde samenwerking

Door opnieuw voor WMS te kiezen, kan Tilburg University voortbouwen op een gevestigd systeem en de langdurige samenwerking met OCLC. Een complexe migratie die gepaard gaat met risico's, verstoringen en benodigde inzet van medewerkers, is door deze keuze voorkomen. Daardoor kon de bibliotheek haar middelen blijven richten op het verbeteren van haar dienstverlening.

Het evaluatieproces toonde ook de waarde aan van het periodiek opnieuw beoordelen van een bestaand systeem. In plaats van de heraanbesteding uitsluitend als een inkooptraject te beschouwen, gebruikte de universiteit deze als gelegenheid om collega's uit de hele organisatie samen te brengen, bestaande processen te onderzoeken en ervoor te zorgen dat het platform bleef aansluiten bij de veranderende behoeften van de bibliotheek.

"Voor Tilburg University Library is WorldShare Management Services een onmisbaar onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering en ondersteunend aan de diensten die wij aan onze gebruikers bieden", aldus Gerard.

Met een verfijnde configuratie, versterkte kennis bij medewerkers en voortgezette samenwerking met OCLC is Tilburg University Library goed gepositioneerd om haar dienstverlening verder te ontwikkelen, met blijvende aandacht voor wat het belangrijkst is: het ondersteunen van studenten, onderzoekers en de bredere universitaire gemeenschap.