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CONTENTdm : Survol : Création et gestion des collections

Création et gestion des collections

Création et organisation des collections

CONTENTdm simplifie le processus de création et d'organisation des collections. Chaque utilisateur se voit réserver au sein du Client Projet de CONTENTdm, un espace de projet personnel pour son poste de travail. En outre, CONTENTdm, prend en charge le partage de projets, permettant ainsi à plusieurs utilisateurs d'accéder aux documents importés et aux métadonnées pour le développement de collections communes. Dès que l'acquisition des images et la saisie des métadonnées dans le projet sont achevées, les documents sont téléchargés vers une file d'attente centralisée où l'administrateur de la collection effectue la révision finale et la mise en forme définitive avant de les ajouter à la collection.

Ajout de données et de médias

Les documents peuvent être ajoutés à CONTENTdm individuellement ou par lots. Les outils et processus par lots de CONTENTdm rationalisent votre travail, facilitant l'ajout et le traitement simultanés de milliers d'éléments numérisés. Créez des modèles de métadonnées pour accélérer et standardiser la saisie des métadonnées descriptives, techniques et administratives.

Aidez-vous des outils d'édition intégrés et des vocabulaires contrôlés pour le catalogage, ou apportez des modifications globales aux métadonnées dans des collections en direct. Vous pouvez également ajouter des éléments numérisés aux collections CONTENTdm grâce à la fonction d'importation numérique Connexion.

CONTENTdm fournit plusieurs options facilitant l'utilisation des fichiers JPEG ou TIFF à haute résolution, permettant notamment de créer automatiquement des copies basse résolution pour modifier la lisibilité et la qualité des images ou encore d'utiliser votre propre affichage personnalisé.

L'importation de texte délimité par des tabulations facilite l'importation des métadonnées dans CONTENTdm à partir d'outils existants comme Microsoft Access et Microsoft Excel. Vous pouvez également importer par lots des fichiers de texte volumineux créés en OCR, ou leur transcription dans des champs de métadonnées, afin de permettre une recherche plein texte de documents. Vous avez en outre la possibilité d'utiliser l'extension OCR pour intégrer la reconnaissance optique de caractères pendant l'importation. D'autres types de traitement par lots vous permettent d'apporter des modifications globales aux collections ou à la base de données.

Optimisez la visibilité de vos ressources de première main sur le Web grâce à WorldCat

La Passerelle WorldCat pour collections numérisées vous offre un outil en libre-service permettant de télécharger les métadonnées de votre contenu numérisé unique dans WorldCat, la plus grande base de données de ressources de bibliothèques. Par le biais de son interface Web, vous avez la possibilité de choisir le moment du téléchargement de vos métadonnées et la manière dont vos notices apparaîtront. Grâce à l'aperçu des métadonnées dans l'affichage WorldCat.org, vous êtes en mesure de sélectionner l'apparence et le contenu adaptés aux collections numérisées de votre bibliothèque. Prêt à l'emploi, le mappage Dublin Core pour le format MARC peut également vous y aider.

Transfert des modèles de projet

Lorsque plusieurs projets requièrent les mêmes paramètres, comme des droits sur les images ou des métadonnées administratives, vous pouvez facilement transférer ces paramètres entre les différents postes de travail ou les copier au sein d'un même poste. En assurant le partage des paramètres entre collègues, cette fonction vous fait gagner du temps sur la configuration de vos projets et vous permet de simplifier la collaboration entre établissements partageant le même serveur CONTENTdm. Grâce au partage de projets, plusieurs utilisateurs peuvent également accéder aux éléments importés et aux métadonnées afin de développer des collections communes.

Vocabulaire contrôlé

CONTENTdm propose un vocabulaire contrôlé pour assurer une saisie uniforme et homogène des bases de données. Le logiciel intègre ainsi neuf thesaurus du service de terminologie OCLC :

  • Art & Architecture Thesaurus (AAT) ®
  • Canadian Subject Headings (CSH)
  • Dublin Core Metadata Initiative Type Vocabulary
  • Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN) ®
  • Guidelines On Subject Access To Individual Works Of Fiction, Drama, Etc., 2ème éd., forme et genre
  • Māori Subject Headings / Ngā Ūpoko Tukutuku
  • Medical Subject Headings (MeSH®) 2010
  • Newspaper Genre List
  • Thesaurus for Graphic Materials
  • Union List of Artist Names (ULAN) ®

Vous pouvez en outre importer ou développer votre propre vocabulaire contrôlé. L'outil de vocabulaire contrôlé de CONTENTdm permet de réviser les termes ajoutés avant qu'ils ne soient acceptés, et prend en charge les qualificatifs Dublin Core.

Types de médias complexes

CONTENTdm gère des fichiers audio, vidéo, PDF, images, d'instruments de recherche EAD et bien d'autres encore. Le serveur de médias permet de livrer avec efficacité des éléments de transmission en continu.

CONTENTdm vous permet également de définir des articles composés de multiples vues de façon que les résultats des recherches puissent récupérer des entités complètes ou des objets composés plutôt que des éléments individuels. Ajoutez des documents et des monographies ou encore des objets polygonaux comme des cartes postales ou des sculptures. CONTENTdm propose des options permettant d'éditer les objets composés, et ce même s'ils ont déjà été ajoutés aux collections.

Pour vous faire une idée des capacités de CONTENTdm en fonction des différents types de médias, découvrez les collections créées par les utilisateurs de CONTENTdm.

Droits sur les images

Les outils des droits sur les images de CONTENTdm proposent des options très flexibles permettant d'identifier le propriétaire des éléments de vos collections. Ces options comprennent une bande de couleur ou de texte, une marque de couleur ou un filigrane achromatique faciles à configurer. Chacun d'eux peut être personnalisé selon vos besoins. Dès que des utilisateurs visualisent les articles d'une collection, la bande, la marque ou le filigrane doté du titre de propriété ou des renseignements sur les droits d'auteur s'affichent clairement.

Création de rapports

Grâce au module de rapports CONTENTdm, vous pouvez tout savoir sur l'utilisation et la consultation de vos collections. CONTENTdm fournit des rapports sur les informations suivantes :

  • Vues par collection et article
  • Recherches les plus fréquentes avec CONTENTdm
  • Statistiques Web par mois, jour, heure
  • URL fréquemment utilisées, erreurs, sites de renvoi, adresses IP, utilisateurs authentifiés, navigateurs et pays

Gestion des collections

Les administrateurs de collections et de systèmes peuvent aisément effectuer les tâches qui leur incombent avec CONTENTdm. Grâce à une simple interface Web, le progiciel CONTENTdm permet aux utilisateurs désignés d'administrer des bases de données complètes et d'éditer ainsi des collections en direct, d'effectuer des recherches globales et des opérations de remplacement, de créer des collections et de personnaliser les requêtes relatives aux collections. Avec les options de sécurité de CONTENTdm, vous disposez par ailleurs d'un éventail d'options qui vous aident à protéger les documents soumis à copyright ou tout autre document d'accès restreint.

En outre, CONTENTdm prend en charge un certain nombre de normes de données courantes et de types de données, offrant ainsi plusieurs options d'importation et d'exportation, notamment :

  • Unicode : CONTENTdm prend totalement en charge le format Unicode, une norme permettant aux ordinateurs d'afficher et de gérer du texte dans la plupart des langues non occidentales du monde, comme le chinois, le japonais, le coréen, le grec ou encore l'hébreu, entre autres.
  • XML : le langage XML est utilisé pour toutes les métadonnées internes et les descriptions de structure au sein de CONTENTdm. CONTENTdm rend également possible l'exportation XML personnalisée des métadonnées gérant les champs définis par l'utilisateur et les formats, pour une plus grande compatibilité avec les systèmes de catalogue locaux et les autres applications.
  • Dublin Core et VRA Core : vous pouvez utiliser Dublin Core ou VRA Core (Visual Resource Association) pour décrire les médias et effectuer des recherches dans les collections. CONTENTdm propose des modèles de métadonnées préconisés par les Dublin Core et VRA Core. En outre, les champs de métadonnées de CONTENTdm sont entièrement configurables pour une flexibilité et une prise en charge maximales des schémas de métadonnées personnalisés.
  • Types de données null : pour les éléments non encore numérisés, la prise en charge du type de données null pour les notices de métadonnées uniquement vous permet d'ajouter des métadonnées individuellement ou par lots.
  • Prise en charge des médias audio, vidéo et de transmission en continu : la prise en charge des URL permet d'accéder via CONTENTdm aux longues séquences audio et vidéo stockées sur votre serveur de médias en continu, offrant ainsi une diffusion efficace et fiable sur Internet. En outre, CONTENTdm gère le mappage des fichiers de transmission en continu vers les serveurs de médias, ce qui permet une diffusion efficace de ces fichiers tout en maintenant la gestion des bases de données au sein de CONTENTdm.
  • METS/ALTO : CONTENTdm prend en charge les nouvelles spécifications de numérisation des journaux, notamment les formats NDNP (National Digital Newspaper Program), les formats CCS, les formats iArchives et METS/ALTO pour la sous-traitance éventuelle des projets de numérisation auprès d'un partenaire qualifié.
  • Exportation de données : CONTENTdm gère l'exportation des descriptions de métadonnées basées sur XML afin de vous permettre d'utiliser les métadonnées dans d'autres programmes. Vous pouvez définir les champs à exporter et indiquer le format pour chacun d'eux, y compris les champs extensibles et la personnalisation des noms de balises XML. Ce faisant, vous pouvez sélectionner les formats qui offriront la meilleure compatibilité avec les systèmes de catalogue locaux.
  • Collecte des métadonnées : CONTENTdm est parfaitement compatible avec le protocole OAI-PMH v2. OAI, ou le protocole de collecte des métadonnées de l'initiative Archives ouvertes, est une norme de collecte des métadonnées. CONTENTdm prend en charge la collecte OAI au niveau des collections pour permettre la collecte de vos métadonnées. En garantissant une transmission réseau plus fiable, la gestion du contrôle de débit OAI permet de récupérer des collections volumineuses.

Pour découvrir CONTENTdm par vous-même à l'aide d'une version d'évaluation gratuite, remplissez le formulaire de demande d'évaluation.