Terugblik op 7 jaar Wise Directeurenoverleg
Een strategisch platform dat resultaat heeft opgeleverd
Het Wise Directeurenoverleg (WDO) heeft de afgelopen zeven jaar een belangrijke bijdrage geleverd aan de strategische ontwikkeling van het bibliotheeksysteem Wise. Nu bibliotheken de overstap maken naar het Gemeenschappelijk Bibliotheeksysteem (GBS) is dit het moment om nog één keer terug te kijken op de impact en de resultaten van het WDO. Hoewel dit het laatste WDO in deze vorm is, blijft er ook in de nieuwe situatie een strategisch overleg tussen bibliotheken en OCLC bestaan. Zo zorgen we ervoor dat de waardevolle samenwerking en inbreng van bibliotheekdirecteuren ook in de toekomst geborgd blijft.
Gericht gestart, met een duidelijke missie
In 2018 namen de toenmalige directeuren van de Bibliotheek Rotterdam, de Bibliotheek Utrecht en BiSC samen met OCLC het initiatief voor een strategisch overleg. Het doel: Wise ontwikkelen tot een systeem dat bibliotheken optimaal ondersteunt in hun culturele, maatschappelijke en educatieve rol. Het overleg vond sindsdien twee keer per jaar plaats en richtte zich op vier thema’s:
- Productontwikkeling en innovatie
- Releasebeleid
- Incidentmanagement
- Kennisdeling, opleiding en training
In dit artikel vatten we 7 jaar WDO kort samen.
1. Productontwikkeling en innovatie: van wens naar realisatie
Het WDO gaf in die jaren richting aan grote ontwikkelingen, vaak in nauwe samenwerking met het Wise Gebruikersoverleg (WGO) en OCLC. Soms ook in afstemming met andere partijen uit de sector. Het WDO bood ruimte voor visie en praktijk. Thema’s als AI, standaardisatie van werkprocessen, webgebaseerde interfaces en business intelligence kwamen vroeg op de agenda.
Enkele hoogtepunten:
- Single sign-on werd Single Identity
Tijdens het allereerste WDO lag de wens al op tafel om bibliotheekgebruikers via één account toegang te geven tot alle diensten. Een belangrijke wens die meer was dan alleen Wise. Dit groeide uit tot een landelijk initiatief voor één bibliotheekaccount dat inmiddels is gerealiseerd. Een intensief traject met veel discussie, maar ook resultaten. - Een nieuwe portal voor onderwijs
Wensen voor schoolWise, waaronder een betere zoekfunctie, bundelden we in een geheel vernieuwde portal van schoolWise. De functionaliteit om via deze portal materialen in te nemen en uit te lenen staat inmiddels op de planning voor Wise versie 8.0.2, met nog een aantal aanvullende functies in 8.0.3. - Regelgeving en privacy
Voor een goede bescherming van bibliotheken en hun gebruikers moeten informatiebetrouwbaarheid, -integriteit en -beschikbaarheid altijd gewaarborgd zijn. Regelgeving en privacy staan daarom ook al vanaf dag 1 op de agenda. Wise werd aangepast aan de AVG, met privacy-by-design als uitgangspunt. We bespraken bewaartermijnen, verwerkersovereenkomsten, informatiebeveiliging en interne controles. Om bibliotheken richting hun accountant te ondersteunen, kwamen er onder meer een gespreksleidraad en lichtten we de ISO-certificeringen en later ook de certificeringsbrief ISAE3402 SOC1 Type 2 toe.
2. Releasebeleid: open, efficiënt en afgestemd
Het WDO gaf richting aan keuzes rondom openheid van systemen, efficiënter werken en het aansluiten op landelijke ontwikkelingen.
Denk aan:
- Efficiënter versiebeheer
Door in overleg met functioneel beheerders en het WDO het aantal ondersteunde versies van Wise te beperken, kwam er meer ontwikkelcapaciteit beschikbaar voor innovatie. Ook de gebruikersdocumentatie en release notes verbeterden. - Eén systeem, vele perspectieven
Tijdens het overleg viel op hoe verschillend de wensen van bibliotheken zijn. Kleinere bibliotheken zochten standaardisatie en een systeem wat niet al te uitgebreid is. Grotere juist flexibiliteit en innovatie. Ook de rol van POI’s als schakel tussen bibliotheken en OCLC kwam ter sprake: vaak helpend, soms verwarrend. Het WDO bood ruimte aan deze verschillen en bracht ze samen in één ontwikkelrichting. - Integratie van API-technologie
Een van de manieren om bibliotheken en POI’s meer mogelijkheden te bieden, was de ontwikkeling van koppelvlakken. Wise-organisaties konden er zo zelf voor kiezen om gebruik te maken van de modules van Wise of via de REST-API koppelen met oplossingen van andere organisaties voor bijvoorbeeld de kaartverkoop van evenementen of het introduceren van nieuwe uitleenmodellen zoals met de Bieb App.
3. Incidentmanagement: altijd oog voor continuïteit
Incidentmanagement draait om het snel signaleren, analyseren en oplossen van bugs of verstoringen. Alles met één doel: zorgen dat bibliotheken kunnen blijven draaien, ook als er iets misgaat. Ook vragen van auditors speelden een rol.
Kortom, alles wat invloed heeft op de dagelijkse dienstverlening van bibliotheken.
We spraken onder andere over:
- Opschalen van het Wise-team
Wise groeide, ook internationaal. Dit bracht kansen om in Wise te investeren, maar ook groeipijn. OCLC communiceerde hier open over én stond open voor feedback, wat leidde tot verbeterde communicatie. - De impact van corona
Tijdens de coronacrisis gingen veel bibliotheken dicht. Wise ondersteunde al thuisbezorging en OCLC hielp bibliotheken snel om dit breed in te zetten, zonder aanvullende licentie. Het WDO ging tijdelijk over naar tussenrapportages en online overleggen. - Schaalbaarheid en robuustheid
Onder de motorkap gebeurde ook veel: nieuwe hardware en betere technologische fundamenten. Ontwikkelingen waar je als bibliotheek of POI niet meteen wat van merkt, maar wat wel van onschatbare is om te voldoen aan de groeiende verwachtingen van bibliotheeksystemen. In het WDO werd dit toegankelijk uitgelegd. We verbeterden de technologische basis om Wise schaalbaar en robuust te maken voor grote groepen gebruikers.
4. Kennisdeling, opleiding en training
Het WDO zag in OCLC niet alleen een leverancier, maar ook een kennispartner. Er werd gepleit voor het betrekken van de onderzoeksafdeling van OCLC bij thema’s die relevant zijn voor de Nederlandse bibliotheeksector.
Dit resulteerde bijvoorbeeld in:
- De waarde van de openbare bibliotheek
Op initiatief van het Wise Directeurenoverleg (WDO) is onderzoek gedaan voor alle Nederlandse openbare bibliotheken om hen te ondersteunen bij het inzichtelijk maken van hun culturele, maatschappelijke en educatieve waarde voor subsidieverstrekkers en gebruikers. Dit onderzoeksinitiatief is omarmd door BiSC, Cubiss, Probiblio, NBD Biblion en OCLC. Het rapport, de checklist en de webinars werden uitvoerig gebruikt door bibliotheken in het land. - Wikipedia en bibliotheken
Wikipedia en bibliotheken delen een missie: kennis beschikbaar maken. Wikimedia Nederland, OCLC en bibliotheken hebben ook meerdere malen de handen ineengeslagen om hier vorm aan te geven. Het centrale thema was samen kennis delen in een digitale wereld. De informatiesessies en bronnen kunnen tot op de dag van vandaag nog steeds gebruikt worden door de bibliotheken. - Werkgroep innovatie
In het laatste reguliere WDO stelden we een werkgroep innovatie voor. Bibliotheken willen van 4 miljoen leden naar 8 miljoen gebruikers. OCLC wil technologie ontwikkelen die hierbij helpt. De nieuwe werkgroep innovatie had als doel een duidelijk en relevant innovatiepad voor Wise te creëren, zodat bibliotheken efficiënt, vernieuwend en klantvriendelijk kunnen blijven werken in lijn met hun doelstellingen. De werkgroep kwam nog niet van de grond, maar de ambitie blijft. “Want de toekomst is al begonnen. En de toekomst heeft haast,” citeren we uit één van de WDO-verslagen.
Samen verder op een andere manier
Met de overdracht van het WDO aan SDI en de start van het GBS sluiten we het huidige WDO af. Maar de inzichten, ervaringen en gezamenlijke koers die in dit overleg zijn opgebouwd, blijven waardevol, als fundament voor de volgende stappen.
De gezamenlijke inspanningen van de afgelopen zeven jaar hebben een sterke basis gelegd voor verdere groei en innovatie binnen het bibliotheeklandschap. Met de overgang naar het Gemeenschappelijk Bibliotheeksysteem en de voortdurende samenwerking met OCLC, kunnen bibliotheken blijven evolueren en inspelen op de veranderende behoeften van hun gemeenschappen.
Dank voor de zeven jaren input, ideeën en geduld. Het laatste Wise Directeurenoverleg markeert niet het einde, maar een nieuw begin. De opgedane kennis en ervaringen zullen dienen als een kompas voor toekomstige ontwikkelingen, waarbij de focus blijft liggen op productontwikkeling, releasebeleid, incidentmanagement en kennisdeling. Samen kunnen we blijven bouwen aan een toekomst waarin bibliotheken een centrale rol spelen in het culturele, maatschappelijke en educatieve leven van hun gemeenschappen.
Blijf op de hoogte
Ontvang de laatste informatie over onze producten, onderzoeken, evenementen en nog veel meer. Abonneer je gratis op onze nieuwsbrieven.