Financieel

Vragen en antwoorden over de vergoeding van OCLC Board-leden

Sinds wanneer ontvangen Board-leden een vergoeding voor hun werkzaamheden?

Tussen 1967 en 1977 werden de Board-leden van OCLC uitsluitend verkozen uit bibliotheken uit Ohio. Zij kregen geen vergoeding, behalve voor de reiskosten van bijeenkomsten in Columbus, Ohio.

In 1977 beval consultancykantoor Arthur D. Little na een onderzoek naar het bestuur van OCLC aan dat het lidmaatschap van OCLC verder reikte dan bibliotheken in Ohio; dat de omvang van de Board of Trustees diende te worden uitgebreid van negen naar 15 Board-leden; en dat zij daarvoor een vergoeding dienden te ontvangen.

Verder luidde het advies van Arthur D. Little dat vijf Board-leden uit andere branches dan de bibliotheekbranche dienden te komen, ter erkenning van de steeds groter worden complexiteit van het bestuur en de activiteiten van OCLC. De aanbevelingen ten aanzien van de samenstelling en de vergoeding werden unaniem aangenomen door de nieuwe OCLC Board of Trustees, waar Frederick G. Kilgour, de oprichter van OCLC, toen ook nog lid van was. Die gedachte is vandaag de dag nog steeds dezelfde. Namelijk dat OCLC, naast uitzonderlijke bibliotheekdirecteuren ook dient te bestaan uit Board-leden met een andere achtergrond, en dat alle leden betaald dienen te worden voor hun tijd, expertise en inspanningen.

Welke bedragen ontvangen de Board-leden?

De vergoeding van ieder Board-lid varieert, op basis van de taken en de hoeveelheid werk. Het bestaat uit een jaarlijkse vergoeding en betalingen voor de voorbereiding van en het bijwonen van bijeenkomsten. Board-leden krijgen ook een vergoeding voor het voorzitten van de verschillende comités of als zij extra taken op zich nemen. Het huidige vergoedingsschema omvat onder andere de volgende vergoedingen:

In de loop van het jaar kan de totale vergoeding voor service in het bestuur uiteenlopen van $ 30.000 voor een algemeen Board-lid tot maximaal $ 70.000 voor de voorzitter van de Board.

Daarnaast krijgen de Board-leden een reiskostenvergoeding op basis van het bestaande reisbeleid van OCLC, waarbij vliegreizen in de meeste gevallen is beperkt tot het Coach-bedrag.

De totale jaarvergoeding voor elk Board-lid staat vermeld in de Amerikaanse belastingaangifte (IRS 990 form) van OCLC.

Hoeveel tijd spenderen Board-leden aan hun bestuurstaken?

Service in de OCLC Board of Trustees neemt veel tijd in beslag, zowel voor de voorbereiding en voor het bijwonen van Board- en comitébijeenkomsten. Een Board-lid is gemiddeld 20 dagen per jaar kwijt aan zaken met betrekking tot de Board, inclusief bibliotheekconferenties en bijeenkomsten van Regional en Global Council.

De Board-leden reizen vijf keer per jaar om algemene tweedaagse Board-vergaderingen bij te wonen die in het weekend worden georganiseerd teneinde de reiskosten laag te houden en om te zorgen dat de leden zo min mogelijk tijd van hun eigen instelling weg zijn. Reizen voor Board-leden die buiten Noord-Amerika wonen kunnen vier tot zes dagen per bijeenkomst duren.

De voorzitter van de Board is over het algemeen 15 tot 20 uur per week kwijt aan OCLC-gerelateerde zaken, inclusief bellen met andere Board-leden, de OCLC President en senior management.

Een Board-lid is minimaal acht uur kwijt aan de voorbereiding van elke comitévergadering.

Veel organisaties zonder winstoogmerk geven geen vergoeding aan hun Board-leden. Waarom OCLC dan wel?

Board-leden van besturen zonder winstoogmerk voor lokale, gemeenschappelijke organisaties zoals ziekenhuizen, musea en orkesten dienen vaak zonder vergoeding, omdat zij op die manier iets willen doen voor hun gemeenschap en, in sommige gevallen, hun professionele en persoonlijke aanzien te vergroten. Sommige organisaties verlangen inderdaad van hun Board-leden dat zij aanzienlijke sommen bijdragen voor fondsenwervingscampagnes, terwijl andere, vooral organisaties die openbare subsidies ontvangen vaak politici aanstellen.

Het is gebruikelijk om Board-leden of directeuren van besturen van zowel organisaties met als zonder winstoogmerk te vergoeden als deze niet gemeenschappelijk zijn of voor hun functioneren niet afhankelijk zijn van giften, beurzen of openbare subsidies. OCLC valt in die laatste categorie.

De publieke doelstelling van OCLC bestaat uit de bevordering van de toegang tot informatie in de wereld en het stijgen van de kosten voor bibliotheken zoveel mogelijk te reduceren. Ook de strategie en activiteiten zijn op die doelstelling ingericht. Toch dient OCLC op een zakelijke manier te functioneren. De Board bestaat grotendeels uit bibliotheekdirecteuren, maar het succes van de Board en daardoor van OCLC is mede te danken aan het feit dat er ook leden zijn met een economische, financiële, zakelijke, of juridische achtergrond, of afkomstig uit overheid, accountancy, computerwetenschap, hoger onderwijs en communicatietechnologie.

Uitstekende Board-leden met aanzienlijke ervaring in de publieke en private sector zijn zeer gewild. Het is in het voordeel van OCLC-leden dat wij toegewijde en gespecialiseerde Board-leden hebben die een eerlijke vergoeding ontvangen voor hun tijd, kennis en expertise.

Waarom worden de bibliotheekdirecteuren in de Board van OCLC betaald als de meesten het net zo lief voor niets zou doen?

Dat wij onze bibliotheekdirecteuren ook vergoeden voor hun service in de Board is een erkenning van de tijd en expertise die zij aandragen en het feit dat wij die even waardevol vinden als die van de Board-leden die niet bij een bibliotheek werken. Bibliotheekdirecteuren van openbare bibliotheken en die van wetenschappelijke instellingen (evenals docenten aldaar) hebben via instellingsbeleid toestemming om betaald te worden voor het verlenen van hun professionele expertise.

Hoe bepaalt de OCLC Board wat een redelijke vergoeding is?

De vergoeding wordt bepaald aan de hand van een schema dat is aangenomen door de volledige Board. Het bedrag is in 2001 voor het laatst verhoogd.

De Board neemt het vergoedingsbeleid regelmatig opnieuw in overweging samen met een externe consultant. Meest recentelijk was een audit in februari 2010 waarbij de firma Towers Watson concludeerde dat de vergoeding die OCLC zijn Board-leden biedt redelijk is en binnen een bereik valt dat consistent is met de normen van vergelijkbare organisaties.

Is er sprake van belangverstrengeling wanneer bibliotheekdirecteuren lid zijn van de Board van een bibliotheeksamenwerkingsverband waarvan hun bibliotheken goederen en diensten afnemen?

Nee. De meeste bibliotheekdirecteuren in de Board zijn juridisch gezien "interne directeuren" omdat zij werken in instellingen die een contractuele relatie hebben met OCLC. Daarop aansluitend herzien de Board-leden jaarlijks hun relatie met OCLC en andere entiteiten ten aanzien van mogelijke belangenverstrengeling en tekenen zij openbare meldingen die worden herzien door de Audit Committee van de Board evenals door externe auditors. De Board draagt er met de grootste zorgvuldigheid zorg voor dat Board-leden die bibliotheekdirecteur zijn zich terugtrekken bij besluiten in het geval er een mogelijkheid is voor een daadwerkelijke of beschouwelijke belangenverstrengeling. Volledige openbaarmaking van mogelijke belangenverstrengeling volgens de Amerikaanse wet van Sarbanes-Oxley op het terrein van het bestuur van ondernemingen, is weliswaar niet van toepassing op organisaties zonder winstoogmerk, onderschrijft de Board van OCLC deze wet letterlijk en figuurlijk.

Zorgt service in de OCLC Board voor belangenverstrengeling binnen de eigen instelling van een Board-lid?

Board-leden worden geacht het beleid van hun eigen instellingen na te leven ten aanzien van hun professionele activiteiten voor betaling en institutionele belangenverstrengeling. Voor de meeste Board-leden uit bibliotheken geldt dat de tijd die zij spenderen aan OCLC-gerelateerde zaken als geheel een aanvulling vormen op de tijd die zij spenderen voor hun eigen instelling.

Is het vergoedingsbedrag dat individuele Board-leden krijgen openbaar?

Ja. Wettelijk gezien moet het vergoedingsbedrag worden aangegeven in de Amerikaanse belastingaangifte voor organisaties zonder winstoogmerk, IRS Form 990. Deze formulieren worden gepubliceerd en zijn eenvoudig op hert web te vinden. De 990-formulieren van OCLC zijn tevens beschikbaar via de volgende links: 2009, 2010, 2011, 2012.

Waarom is er in deze IRS Forms 990 soms een vergoeding aangegeven voor voormalige Board-leden?

Tot 2002 mochten Board-leden volgens de regels van de Amerikaanse belastinginstantie (IRS) hun Board-vergoeding uitstellen, zoals veel universiteitsmedewerkers doen via 403b-plannen. Vanaf 2002 besloot de IRS dat dergelijke vergoedingen niet langer konden worden uitgesteld, maar dat de reeds uitgestelde vergoedingen konden blijven bestaan tot ze door het Board-lid worden opgenomen. Betalingen aan voormalige Board-leden vertegenwoordigen dus vergoedingen die zijn verdiend terwijl zij actieve Board-leden waren, maar die zijn uitgesteld via een plan vergelijkbaar met een 403b of IRA. De IRS vereist dat het opnemen van deze fondsen dient te worden aangegeven op het Form 990, zelfs als er eerder al aangifte is gedaan van dat bedrag.