Centre su tiempo en las fortalezas de su biblioteca

Las bibliotecas del College of Saint Benedict y la Saint John’s University deseaban destinar más fondos a los materiales de la biblioteca y más tiempo a asistir a los docentes y los estudiantes. El sistema de bibliotecas integrado (ILS, por su sigla en inglés) " estaba consumiendo una porción más abultada del presupuesto cada año, y esto incidió en los materiales que se pudieron comprar", explicó Miranda Novak, gerente de servicios de tecnología. Además, era "muy complicado y su administración insumía mucho tiempo del personal. Queríamos ser capaces de alinear al personal para que se centrara más en los estudiantes pero, para eso, debíamos encontrar el modo de que tuvieran más tiempo".

Después de disfrutar de los beneficios de Worldcat^® Discovery durante varios años, la biblioteca migró a los Servicios de Administración WorldShare^® (WMS, por su sigla en inglés) a fin de alinear sus servicios de administración y de atención al usuario. "Hemos visto muchas mejoras en nuestro flujo de trabajo en muchas áreas diferentes", afirmó Miranda. Antes de la migración, el personal retiró los registros bibliográficos del contenido electrónico del catálogo. Ahora la biblioteca se apoya en la base de conocimiento de WorldCat integrada para mantener sus colecciones electrónicas. "Queríamos activar los registros de la base de conocimiento y dejar que el sistema haga el trabajo, ya que está mejor equipado para ocuparse de la naturaleza siempre cambiante de los recursos electrónicos", dijo.

El personal de la biblioteca ha ahorrado mucho tiempo al permitir que la base de conocimiento de WorldCat se encargue del mantenimiento de las colecciones electrónicas. Ahora, explicó Miranda, "dejamos que los catalogadores hagan lo que realmente hacen bien —catalogar los materiales físicos— y que la persona encargada de la base de conocimiento, que soy yo, haga lo suyo". Y agregó, " Hemos descubierto que la catalogación, en general, es mucho más simple". Ya no imprimen tiras de papel para los nuevos títulos, y el departamento de circulación se encarga de los cambios en los códigos de barra sin necesidad de asistencia técnica. "Eso también nos ha reportado algo de ahorro en costos y tiempo", sostuvo.

Antes de contar con WMS, el personal de la biblioteca pasaba mucho tiempo administrando la entrega de libros entre los dos campus con módulos de circulación y préstamo interbibliotecario independientes. Dado que WMS integra la circulación, la identificación y el Préstamo interbibliotecario de WorldShare, el personal ahorra mucho tiempo. "Podemos ofrecer un único botón en Discovery para que los usuarios soliciten un material en función de si lo tenemos o no. Luego el sistema canaliza la solicitud al departamento que corresponda y utilizamos la función de enrutamiento para que los materiales lleguen al campus correcto para el retiro". Esto implica un proceso optimizado para el personal y una interfaz simplificada para los usuarios. Al trabajar dentro del sistema, todo el proceso es más eficiente y menos propenso a errores.

Y lo más importante es que la biblioteca ahora puede reasignar el tiempo del personal para que asistan a los estudiantes y los docentes. "Queremos tener una mejor capacidad de respuesta", dijo Miranda, "y donde estamos viendo un mayor crecimiento es en el trabajo que hacemos para facilitar el uso de la tecnología en el aula". Y agregó, "Es allí donde vemos la fortaleza de la biblioteca, no solo en los materiales que ofrecemos, sino en la experiencia que llevamos a la enseñanza y al aula". WMS permite que el personal de la biblioteca tenga más tiempo y libertad para "dedicarse con mayor profundidad al trabajo de colaboración que hemos estado realizando con nuestros docentes".

La biblioteca en cifras

• Llevan en forma conjunta bibliotecas que prestan servicios a dos facultades de artes liberales de aproximadamente 2000  alumnos cada una
• La colección combinada incluye aproximadamente un millón de volúmenes
• Las colecciones especiales incluyen un importante archivo de música sagrada, utensilios religiosos y manuscritos