Canada

Comment participer

Les organismes désireux de participer pourront soumettre leur candidature. OCLC fera une annonce lorsque le formulaire de candidature sera disponible. Pour l'instant, envoyez un message à viaf@oclc.org pour informer OCLC de votre intérêt.

Pour s'inscrire, les organismes participants devront fournir au consortium VIAF des échantillons de fichiers bibliographiques et d'autorités. Lors du traitement des notices, OCLC met en correspondance les vedettes de noms des fichiers sources avec les notices VIAF créées à partir des données fournies par d'autres participants à VIAF. Si la candidature d'une agence est retenue, celle-ci conclut un accord avec OCLC, auquel elle envoie l'ensemble de ses fichiers bibliographiques et d'autorités. En outre, les participants fournissent régulièrement des mises à jour à OCLC.

Informations supplémentaires sur l'inscription et la participation à VIAF

Quelles sont les conditions requises pour participer?

Votre organisme doit :

  • Disposer de fichiers d'autorités et bibliographiques conséquents, tenus à jour activement, présentant de préférence les caractéristiques suivantes :
    • Fichiers d'autorités qui enrichissent et complètent sensiblement VIAF (fichiers représentant de nouvelles communautés, des langues et des caractères qui ne figurent pas déjà dans VIAF).
    • Fichiers auxquels s'ajoutent régulièrement de nouvelles données.
  • Être prêt, si nécessaire, à aider à résoudre les incohérences ou les conflits entre les notices.
  • S'engager à participer au programme VIAF par le biais des actions suivantes :
    • Fournir régulièrement des données d'autorités et bibliographiques.
    • S'assurer que ces données sont conformes aux règles et aux pratiques VIAF établies.
    • Aider à résoudre les incohérences ou les conflits éventuellement présents dans les notices fournies par votre organisme.
  • S'impliquer dans l'effort de collaboration partagé des participants à VIAF par le biais des actions suivantes :
    • Fournir des conseils de fonctionnement.
    • Promouvoir l'utilisation de VIAF.
    • Offrir des conseils et de l'aide pour développer et implémenter les stratégies de VIAF.
    • Participer au Conseil VIAF, groupe consultatif regroupant tous les participants.

L'adhésion à VIAF est-elle gratuite?

L'adhésion et la participation ne coûtent rien, hormis le temps et les efforts nécessaires pour fournir des données et des compétences à VIAF.

Notes :

  • Dans le cadre de sa mission publique, OCLC fait bénéficier VIAF de son assistance, en termes d'infrastructure et de personnel.
  • Tout participant à VIAF doit prendre à sa charge les frais de déplacement nécessaires pour assister aux réunions annuelles sur site du Conseil VIAF.

Mon organisme doit-il faire partie d'OCLC pour participer à VIAF?

Non. L'appartenance à OCLC n'est pas nécessaire pour participer à VIAF.

Outre des renseignements sur mon établissement et ses données, quelles autres informations dois-je fournir pour participer à VIAF?

Vous devrez fournir les codes d'identification de votre fichier d'autorités :

  • Vous devez disposer d'un code d'organisme MARC 21, ou en obtenir un.
  • Vous devez enregistrer le fichier d'autorités de votre bibliothèque auprès de la Library of Congress pour obtenir des codes de nom et de source de titre.

Ces codes sont utilisés comme identificateurs uniques dans VIAF. Si vous avez des questions sur ces codes, envoyez un courriel à viaf@oclc.org.

Comment la procédure d'inscription se déroule-t-elle?

Vos responsabilités :

  1. Compléter et soumettre le formulaire de candidature qui sera disponible à partir de cette page Web. La candidature doit être signée par une personne autorisée au sein de votre organisme afin de confirmer votre intérêt.
  2. Envoyer un échantillon de notices d'autorités et bibliographiques à viaf@oclc.org.

Résultats :

  • Si vous passez les étapes 1 et 2 avec succès et que votre organisme est accepté, vous en serez informé par courriel et serez invité à confirmer votre volonté de participer au programme VIAF. À ce stade, vous recevrez un contrat qui scellera votre accord avec OCLC.
  • Si, au cours des étapes 1 et 2, la candidature de votre organisme et/ou les fichiers test soumis sont jugés non satisfaisants, vous en serez informé par courriel.

Que se passe-t-il une fois que j'ai posé ma candidature et envoyé les données test de mon établissement?

  • Votre candidature est examinée. OCLC est susceptible de poser par courriel des questions à la personne désignée comme contact au sein de votre organisme.
  • Si l'examen de votre candidature est concluant, OCLC teste les échantillons de notices d'autorités et bibliographiques que vous avez fournis.
  • En cas de succès de ce test, OCLC charge les échantillons de notices d'autorités dans VIAF en mode « test » et vous en informe par courriel.
  • Votre organisme peut accéder aux résultats pour les examiner.
  • Des opérations supplémentaires sont généralement nécessaires pour que chaque fichier soit entièrement intégré dans VIAF. Au cours de cette phase de test, le personnel OCLC travaille en étroite collaboration avec votre organisme.

À noter : les échantillons de fichiers soumis à des fins de test sont détruits à la fin de la procédure d'inscription.

Que se passe-t-il lorsque l'examen et le test sont concluants et que je reçois une invitation à participer à VIAF?

OCLC envoie un contrat à votre organisme, selon lequel vous vous engagez auprès d'OCLC à vous acquitter des obligations suivantes :

  • Envoyer à OCLC des fichiers bibliographiques et d'autorités complets qui seront utilisés dans le cadre du programme VIAF.

    À noter :
    • Les données d'autorités et certaines données bibliographiques des fichiers fournis par les participants à VIAF font partie de ce programme une fois le contrat établi.
    • Les notices bibliographiques fournies via le programme VIAF ne sont pas intégrées dans WorldCat, à moins que l'agence participante n'ait conclu à cet effet un contrat spécifique avec OCLC
  • Fournir un graphique destiné à représenter votre établissement dans les communications VIAF.
  • Fournir régulièrement des mises à jour des fichiers d'autorités et bibliographiques à OCLC.
  • Participer à d'autres aspects du programme VIAF, notamment le Conseil VIAF.

Le contrat décrit en détail les droits et les responsabilités de votre organisme en tant que participant à VIAF.

Si vous souhaitez participer à VIAF, envoyez un courriel à viaf@oclc.org.

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