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Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal — 24 avril 2020

Réunion virtuelle

Présents

Brenda Mathenia, bibliothécaire en chef, Thompson Rivers University
Debbie Schachter, bibliothécaire en chef, Capilano University
Madeleine Lefebvre, bibliothécaire en chef émérite, Ryerson University, conseil d'administration d'OCLC
Renee Reaume, directrice des Services de métadonnées, Université de Calgary
Pilar Martinez, chef des opérations, Bibliothèque publique d'Edmonton
May Chan, directrice des Services de métadonnées, Université de Toronto
Mélanie Dumas, directrice de la Collection universelle, BAnQ
Bruce Crocco, vice-président, Services aux bibliothèques pour les Amériques, OCLC
Daniel Boivin
, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Monica Fuijkschot, directrice générale, Patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada
Diane Beattie, directrice de la Division de la description, Direction générale du patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada
Alexandra Freeland, directrice des Services de gestion de l'information, Conseil national de recherches Canada

Ordre du jour

  1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour.
  2. Examen du procès-verbal de la réunion de l'automne 2019
  3. Examen des principaux points abordés lors de la réunion virtuelle du Conseil mondial
  4. Sujets/domaines à aborder en lien avec les bibliothèques canadiennes
  5. Quelques nouvelles rapides d'OCLC : chargement du RVM, chargement de nouveaux noms français vers le fichier Canadiana par le BCI, données liées et Fondation Mellon
  6. Départs possibles de délégués
  7. Discussion sur la prochaine réunion d'automne (en présentiel)
  8. Autres sujets.
  9. Levée de la réunion (téléconférence).

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

  • L'ordre du jour a été approuvé sans modification.

2. Examen du procès-verbal de la réunion de l'automne 2019

  • Aucune autre modification n'a été signalée, et le procès-verbal a été approuvé.

3. Examen des principaux points abordés lors de la réunion virtuelle du Conseil mondial

  • Mme Schachter invite les participants à faire part de leurs éventuels commentaires. M. Crocco déclaré que, selon lui, la discussion s'est bien déroulée, que les points présentés étaient clairs et la réunion bien structurée.
  • Mme Lefebvre mentionne qu'elle aurait souhaité voir davantage de participants se joindre à la visioconférence de l'après-midi. La participation et les échanges ont été satisfaisants le matin, avec l'intervention de nombreux participants.
  • Mme Chan déclare que le fait de pouvoir rejoindre la discussion en deux temps lui semble une très bonne idée. En tant que nouvelle déléguée, elle souligne que la réunion lui a permis d'en savoir plus sur la structure du Conseil mondial, le rôle de différentes personnes impliquées et la structure d'OCLC. Elle a également apprécié la discussion sur la pandémie. Concernant les caucus, elle s'est sentie un peu perdue, mais a apprécié la formule en petits groupes. Lors du caucus du CRA, elle a réalisé qu'elle avait raté de nombreuses informations des précédents échanges et qu'elle devait se dégager du temps au quotidien pour se mettre à jour et participer plus activement. Elle ambitionne pour cela de lire plus régulièrement les informations partagées sur GC Connect.
  • Mme Mathenia estime que la réunion n'a pas été aussi énergique et stimulante qu'en présentiel. Elle précise néanmoins que tout s'est bien déroulé, notamment les tables rondes.
  • Mme Reaume a également participé au caucus et à la table ronde sur la pandémie (dont elle dit avoir retiré de précieux enseignements). Elle trouve qu'il est difficile de maintenir un rythme d'utilisation régulier de GC Connect. Elle doit, elle aussi, se dégager du temps pour s'y consacrer davantage. Son temps de travail est désormais structuré différemment, ce qui rend la tâche plus difficile.
  • Mme Schachter confirme que le virtuel n'offre pas autant de possibilités que le présentiel. Il présente même des difficultés supplémentaires pour les nouveaux délégués en termes de découverte d'OCLC et de la structure/dynamique du Conseil mondial. Elle pense toutefois que d'autres réunions virtuelles du Conseil mondial seront organisées au cours des 12 prochains mois.

4. Sujets/domaines à aborder en lien avec les bibliothèques canadiennes

  • Impact de BIBFRAME sur les bibliothèques canadiennes (point du Groupe de travail canadien sur la préparation à BIBFRAME)
    • Mme Chan indique que le groupe de travail a été créé à l'automne 2018 et qu'il est chargé d'évaluer la préparation des bibliothèques canadiennes à l'adoption/la transition vers BIBFRAME, de communiquer sur les impacts de cette adoption/transition sur le catalogage, et enfin d'émettre des recommandations au CMSC (Comité sur les normes relatives au catalogage et aux métadonnées de la FCAB-CFLA) sur les étapes pratiques à planifier afin d'assurer la préparation de la majorité des bibliothèques et des bibliothécaires.
    • Depuis l'automne dernier, le groupe de travail a publié une introduction sur BIBFRAME qui a été partagée via les canaux provinciaux et qui est accessible sur son site Web http://cfla-fcab.ca/en/about/committees/cms-committee/canadian-bibframe-readiness-task-force/.
    • Une enquête a également été menée auprès de bibliothèques canadiennes (32 000 bibliothèques de tout type au Canada), entre novembre et fin décembre 2019. 107 bibliothèques francophones et 214 bibliothèques anglophones ont répondu à l'enquête, ce qui représente moins de 10 % du nombre total de bibliothèques. Le groupe de travail analyse actuellement les résultats. Les conclusions préliminaires ont été présentées lors de la super conférence annuelle de l'OLA (https://docs.google.com/presentation/d/1oG4ILQ5xq_Xw96cA6qAKJyoNoZY5nw9lmAE3Ukmr1qs/edit?usp=sharing).
    • Un rapport devrait être publié en juin. Le CMSC examinera ce rapport en juillet et prendra les mesures appropriées en fonction des recommandations.
    • La mise en œuvre de ces recommandations devrait prendre du temps, comme ce fut le cas pour le code de catalogage RDA. Mme Chan pense que cette mise en œuvre sera comparable à celle du code RDA en termes de durée et de défis, en estimant toutefois qu'elle devrait prendre plus de temps du fait de sa complexité. Elle est en effet davantage « liée » à l'infrastructure de la bibliothèque. Mme Chan la compare à la transition qui a permis de passer des cartes de bibliothèque à l'accès en ligne au format MARC uniquement. Cela prendra du temps.
    • Il reste encore un nombre important de questions en suspens (les bibliothèques devront-elles collaborer avec des fournisseurs pour convertir les données MARC, lorsque ces derniers seront prêts? Les fournisseurs seront-ils en mesure de gérer à la fois le format MARC et le modèle BIBFRAME? Etc.). Mme Chan indique que leur système local ALMA propose une option d'interface facilitant la création, mais cette option n'en est qu'à un stade précoce et représente davantage un argument de vente qu'un véritable outil fonctionnel pour le moment. Elle n'est pas encore au point. Son adoption sera possible lorsque toutes les bibliothèques seront prêtes.
    • M. Boivin mentionne qu'OCLC pourrait inviter John Chapman chez OCLC pour discuter de ce point plus en détail, afin de tenter de répondre à certaines de ces questions et d'y réfléchir dans le contexte des données liées, tout en tâchant de comprendre le lien entre ces deux aspects.
    • Mme Chan mentionne certaines inquiétudes du marché concernant la subvention accordée par l'IMLS à OCLC au titre du développement de cette infrastructure de données liées. Certains acteurs du marché semblent penser qu'il s'agira d'une solution propriétaire d'OCLC qui ne sera pas accessible à toutes les bibliothèques, ce qui est en contradiction avec l'approche ouverte de BIBFRAME. M. Crocco indique que la subvention a été accordée pour le développement d'une infrastructure ouverte avec certains services améliorés qui pourraient être payants, mais rien n'est encore défini. Mme Chan souligne qu'il sera important pour OCLC de clarifier les choses, afin de démonter cette idée fausse et cette perception dans le secteur, selon lesquelles OCLC développerait une solution entièrement propriétaire.
    • Enfin, le groupe de travail établit actuellement une liste de recommandations en matière de formation, d'éducation et de promotion, destinées à aider les bibliothèques canadiennes à se préparer et à prendre des décisions éclairées.
    • Concernant le Groupe de travail canadien sur la préparation à BIBFRAME, Mme Chan apporte les précisions suivantes :
  • Comité directeur de l'éthique du catalogage (point sur une collaboration entre la FCAB-CFLA, l'ALA et le CILIP, soit entre le Canada, les États-Unis et le Royaume-Uni)
    • Les six groupes de travail du CMSC font également le lien avec la FCAB-CFLA. Le rôle de ces groupes de travail est de rechercher de recommander des meilleures pratiques.
    • Jusqu'à aujourd'hui, le calendrier de travail s'est organisé comme suit :
      • D'août à décembre 2019 – Lancement des groupes de travail, chacun dans le domaine qui lui a été attribué
      • De décembre à février 2019 – Examen, par le Comité directeur, des rapports des groupes de travail, et élaboration d'un document sur l'éthique du catalogage à partir de ces informations
      • De mars à mai 2020 – Élaboration, par le Comité directeur, d'une ébauche de document sur l'éthique du catalogage, destinée à être publiée afin de recueillir les commentaires du public à la mi-mai; le document, élaboré à 80 %, doit contenir environ 10 énoncés
      • Le CMSC facilitera la publication de cette ébauche de code afin que tous les Canadiens puissent l'examiner et la commenter :
        • L'infrastructure permettant de recueillir les commentaires reste à établir.
        • Il a notamment été proposé que chaque membre du CMSC diffuse l'ébauche auprès de tous les membres de sa province ou de son territoire, puis transmette les commentaires et suggestions à un coordinateur du CMSC chargé de rassembler la totalité des commentaires et des suggestions afin de produire une réponse du CMSC.
  • Acquisition d'Innovative Interfaces par Ex Libris
    • Mme Schachter précise que la Capilano University est un client d'Innovative Interfaces, Inc. (III). Cette transaction n'a donc pas été une surprise totale pour elle. À l'heure actuelle, elle ne peut pas imaginer sa bibliothèque passer à une autre plate-forme avant d'avoir compris sa propre plate-forme et cette nouvelle relation d'affaires.
    • Mme Lefebvre se dit curieuse de connaître les implications possibles de cette transaction envisagées par ses collègues.
    • Mme Schachter déclare qu'ils aiment utiliser l'outil EDS d'EBSCO, et elle se demande si le classement des résultats de recherche pourrait être modifié et impacté par une transaction de ce type à l'avenir. Pour l'heure, ils ne remarquent aucun impact. Toutefois, Mme Schachter pense que ProQuest ne maintiendra pas tous ces systèmes à long terme. En supposant qu'Ex Libris prenne le contrôle, elle estime par expérience qu'il y a un réel danger de voir le prix augmenter de manière significative.
    • Mme Lefebvre évoque un billet publié par le président de Proquest en mars dernier. Elle estime pour sa part que cette transaction crée un monopole aux États-Unis et au Canada en termes de plate-forme et de contenu. La pandémie va avoir des conséquences sur les budgets et les prix vont augmenter; par ailleurs, le fait qu'une seule entreprise contrôle le marché pourrait également avoir des conséquences sur les mises à niveau et les tarifs en général. Elle indique que la Federal Trade Commission (FTC) a ordonné un examen de l'acquisition.
    • M. Crocco précise que la FTC a demandé à OCLC et à diverses organisations et bibliothèques leur opinion sur cette acquisition qui soulève des inquiétudes. Il est convaincu que la transaction aura à terme un impact sur l'ensemble du secteur, et pas seulement sur les clients d'III. Il lui semble qu'elle dictera les futurs développements et les coûts.
    • Parmi les membres du CCOC, la Ryerson University, la Capilano University et le NRC sont des clients d'III.
  • Mme Lefebvre mentionne également une annonce récente faisant état de l'annulation, par la Cour d'appel fédérale du Canada, de la décision de la juridiction antérieure dans l'affaire York University contre Access Copyright, annulation en faveur de ladite université. Cela signifie qu'Access Copyright, l'agence canadienne de concession de licences de droit d'auteur, ne peut obliger les institutions à conclure une entente de licence avec elle. Pour plus d'informations, consulter le blog de Michael Geist à l'adresse suivante :
    http://www.michaelgeist.ca/2020/04/federal-court-of-appeal-deals-access-copyright-huge-blow-as-it-overturns-york-university-copyright-decision/
  • COVID-19
    • Mme Chan signale que l'innovation à l'Université de Toronto avance lentement et que l'ensemble des services physiques sont fermés, tout se faisant désormais en ligne. Elle précise qu'ils n'ont pas acheté de matériel imprimé depuis, mais uniquement du matériel électronique/numérique. Les cours ont tous lieu en ligne et un troisième semestre sera proposé durant l'été. Sans surprise, le Bureau du droit d'auteur de l'université a beaucoup de travail. Le nombre d'inscriptions au semestre d'été est également en hausse. Actuellement, la demande d'enseignement est plus forte que le nombre d'enseignants disponibles. Suite à un accord spécial avec HaithiTrust, l'Université de Toronto peut désormais fournir une copie numérique aux utilisateurs à condition de prouver qu'elle détient un exemplaire physique du support en bibliothèque. Le fonctionnement à distance se déroule bien, mais il devrait prendre fin lorsque tout le monde pourra revenir à la bibliothèque. Des discussions sont également en cours pour savoir quand et comment rouvrir et permettre le retour physique en bibliothèque.
    • Mme Reaume dit connaître une situation très similaire à celle de l'Université de Calgary. Les demandes d'inscription aux cours d'été sont également en hausse, car devant l'impossibilité de trouver un job d'été, les étudiants se consacrent davantage à leurs études. Le Bureau du droit d'auteur de l'université est également très occupé. Certains étudiants doivent passer des examens sur place pour valider leur année, c'est pourquoi l'université s'efforce de trouver des moyens de les accueillir, avec l'aide du service de maintenance des bâtiments/installations. À ce jour, ils n'ont pas à déplorer de licenciements à la bibliothèque. Ils essaient d'impliquer tous les membres du personnel en les mobilisant sur différents projets. Ils disposent même d'un service de drive pour les étudiants de troisième cycle qui ont besoin de documents pour préparer les examens de leur spécialité lorsqu'aucune version électronique n'est disponible. L'idée est de s'assurer que ces étudiants peuvent terminer leur programme à temps. Mme Reaume indique que la province de l'Alberta faisait déjà face à des coupes budgétaires avant la pandémie (250 suppressions de poste à l'Université de Calgary liées directement à ces coupes budgétaires). La pandémie aggrave la situation et ils s'attendent à la suppression de 150 postes supplémentaires au sein de l'université.
    • Mme Martinez indique que la bibliothèque d'Edmonton a licencié 76 % de son personnel en raison du manque de travail et de la conjoncture actuelle. Ils envisagent également de placer quelques postes supplémentaires en chômage temporaire dans les prochains jours. Elle constate par ailleurs une forte augmentation des participations aux programmes virtuels (250 000 vues au total), avec une hausse des inscriptions en ligne de 76 % et une augmentation des forums de discussion de 90 %. Différents services sont proposés, et le personnel de la bibliothèque s'efforce de rester actif au sein de la communauté. Seul un petit nombre d'employés travaille sur ces projets, mais tout se passe bien. Mme Martinez s'attend à une coupe budgétaire de 2 à 4 millions de dollars (40 à 70 % du budget). En outre, la bibliothèque perd des revenus du fait qu'il n'y ait plus de location de salles, plus de photocopies, plus de frais à encaisser, etc. Des discussions concernant un « plan de reprise » ont débuté au CULC, conseil que préside actuellement Mme Martinez. Un rapport sur ce plan devrait être publié le 21 mai, et d'autres projets devraient suivre dans les semaines à venir.
    • Mme Dumas déclare que BAnQ et la Grande Bibliothèque sont toutes deux fermées. Comme d'autres bibliothèques, elle constate une hausse de la consultation et des prêts de livres numériques. De nouvelles activités et de nouveaux services ont été lancés en ligne. Ils essaient d'acheter davantage de livres numériques auprès de librairies du Québec afin de soutenir l'économie locale, fortement mise à mal en cette période de crise. Eux aussi travaillent sur un plan de réouverture. Mme Schachter demande à Mme Dumas quand elle pense qu'une réouverture sera possible. Celle-ci répond que la décision dépend véritablement du gouvernement. Elle souligne toutefois que Montréal est la zone la plus « rouge » du Canada en ce qui concerne la COVID-19, et que, par conséquent, une telle décision n'interviendra pas avant quelque temps. Elle sait qu'il leur faudra un mois pour se préparer à la réouverture une fois le feu vert donné, puis un mois supplémentaire pour revenir à une activité normale. En attendant, ils envisagent d'autres options, telles que missionner le personnel pour aller chercher lui-même les livres en rayon à la place des utilisateurs (rayons fermés), ou encore limiter l'accès à quelques ordinateurs seulement, etc. Elle est curieuse de voir les effets de la distanciation sociale à long terme sur les bibliothèques et l'utilisation des collections. Cela va-t-il créer de nouvelles habitudes à long terme? La fréquentation en ligne actuelle restera-t-elle la même et deviendra-t-elle la nouvelle norme?
    • Mme Mathenia déclare qu'ils sont également fermés (le 23 mars), mais qu'ils n'ont pour l'heure procédé à aucun licenciement. Tous les services physiques de la bibliothèque sont fermés (pas d'emprunt d'ordinateur portable). Ils ont dû mettre en place des envois de documents ainsi que des cours et des examens en ligne, afin d'assurer la fin du semestre pour tous les étudiants. Certains étudiants qui rencontraient des difficultés pour se connecter et accéder au contenu en ligne ont pu bénéficier d'équipements fonctionnels. Elle est elle-même intervenue pour permettre le prêt de quelques ordinateurs portables. Actuellement, des discussions sont en cours sur la rentrée de l'automne, et différents scénarios sont envisagés (reprise des enseignants et du personnel uniquement, de certains étudiants, reprise en ligne uniquement, etc.). Ils espèrent recevoir d'ici deux ou trois semaines des directives du gouvernement sur les prochaines étapes à suivre. Le semestre en cours s'achève, mais en mai, ils commenceront à se pencher davantage sur la question, y compris sur le semestre d'été. Au fil de tous ces ajustements, ils ont réalisé que de nombreux étudiants ne disposaient pas des technologies, des ressources et des équipements nécessaires. Le personnel de la bibliothèque a beaucoup appris durant cette période et continue de progresser. De nombreuses formations croisées sont actuellement proposées aux membres du personnel.
    • Mme Schachter indique avoir rencontré des problèmes similaires à ceux d'autres collègues du CCOC issus du milieu universitaire. L'un des doyens de la Capilano University a déclaré qu'il n'était pas optimiste à l'idée d'avoir un semestre d'été, estimant qu'une reprise de tous à l'automne serait préférable, mais en ligne. Ils s'attendent à une éventuelle baisse des inscriptions à l'automne, mais jusqu'à présent, les chiffres des inscriptions pour l'été semblent satisfaisants. Ils n'envisagent pas un retour à la normale avant au moins un an. Mme Schachter souligne que si les étudiants ne peuvent pas travailler et trouver un emploi, cela leur offre une excellente occasion de continuer à étudier, mais en ligne. Cela représente toutefois une difficulté supplémentaire pour eux, tous les cours n'étant pas disponibles en ligne. Pour cette raison, le président de la Capilano University a déclaré qu'ils passaient à la vitesse supérieure dans le plan de développement des cours en ligne.
    • Mme Mathenia évoque également cette difficulté concernant les travaux pratiques, qui ne peuvent être proposés en ligne. Au sein de son université, il est envisagé de mettre en place de petits groupes en présentiel pour permettre à ce type de cours d'avoir lieu. Pour la Thompson Rivers University, qui propose un grand nombre de spécialités techniques, il s'agit d'un vrai défi. Elle ne peut proposer la totalité des cours en ligne. Elle pense cependant que le virtuel créera de nouvelles opportunités.
    • Mme Lefebvre déclare avoir entendu dire que l'Université du Manitoba rencontrait des difficultés financières. Ils envisagent d'utiliser l'espace de la bibliothèque pour générer des revenus, et la mise en ligne de leurs services pourrait permettre de libérer plus rapidement cet espace. Mme Lefebvre est convaincue que, dans un avenir proche, les bibliothèques auront de plus en plus d'espaces de moins en moins fréquentés, et la présence de « sièges » pourrait leur offrir une réelle valeur ajoutée.
    • Mme Dumas déclare que de plus en plus de personnes se rendent en bibliothèque pour accéder à Internet, car beaucoup ne disposent pas d'un accès à Internet à domicile, et que ce point représentera un défi croissant. Cela pourrait en effet accentuer la fracture numérique.

5. Quelques nouvelles rapides d'OCLC

6. Départs possibles de délégués

  • Mme Lefebvre (conseil d'administration d'OCLC) et Mme Beattie (Conseil mondial/CRA) terminent toutes deux leur mandat respectif et, par conséquent, leur mandat au sein du CCOC. Mme Lefebvre a effectué deux mandats et quittera le CCOC après huit années au service d'OCLC. Mme Beattie n'étant pas présente, on ne sait pas pour l'instant si elle acceptera de donner suite à la proposition de prolongation de son mandat au sein du CRA/Conseil mondial et, par conséquent, au sein du CCOC, en raison de l'annulation des élections qui devaient se tenir au printemps (à cause de la COVID-19).
  • Mme Lefebvre a vraiment apprécié le soutien de ses collègues du CCOC, et tous les membres du CCOC la remercient chaleureusement de son implication et de sa contribution à tous les conseils d'administration d'OCLC et réunions du conseil d'administration.

7. Discussion sur la prochaine réunion d'automne en présentiel (date et lieu)

  • Le CRA ne se réunira pas à l'automne 2020. La réunion a été repoussée à 2021. D'autres informations suivront. Le CRA essaiera néanmoins d'organiser une réunion à l'automne (en septembre ou en octobre).
  • Pour le CCOC, une réunion devrait être prévue en octobre. Le mois d'octobre semble préférable pour éviter la possible ruée de la rentrée universitaire. Bien entendu, il s'agira d'une réunion virtuelle (en ligne ou par téléphone), et non d'une réunion en présentiel.

8. Autres sujets

  • Aucun autre sujet n'a été évoqué.

9. Levée de la réunion

  • À 14 h 50
Actions requises avant la prochaine réunion Responsables
  1. Envoyer un sondage en ligne via Doodle pour fixer la date de la réunion à l'automne
  1. Daniel Boivin (fait)
  1. Canadiana et RVM sont-ils également disponibles sur Connexion et Z39.50?
  1. Non, ils sont uniquement disponibles sous Gestion des notices WorldShare.
  1. Envisager d'inviter John Chapman chez OCLC pour discuter plus en détail de BIBFRAME et du lien entre ce modèle et les données liées
  1. CCOC