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Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal — 17octobre 2023

Présents

Debbie Schachter, vice-présidente adjointe, Étudiants et directrice intérimaire, Library Services & Learning Commons
May Chan, directrice des Services de métadonnées, Université de Toronto
Joseph Hafner, doyen adjoint, Services de collections, Université McGill Mélanie Dumas, Directrice de la collection de la Grande Bibliothèque, BAnQ
Sandy Ramos, directrice générale intérimaire, Archives privées et patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada
Michael Vandenberg, doyen des bibliothèques, Dalhousie University
Eric van Lubeek, vice-président, Services de bibliothèques mondiaux, OCLC
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Renée Venne, directrice intérimaire, Services de gestion de la bibliothèque et de l’information, Conseil national de recherches du Canada
Renee Reaume, directrice, Services de métadonnées, Université de Calgary
Gabrielle Prefontaine, doyenne de la Bibliothèque, Université de Winnipeg

Ordre du jour

  1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
  2. Bienvenue au nouveau délégué Michael Vandenburg, doyen des bibliothèques, Dalhousie University
  3. Présentation d’Eric van Lubeek, vice-président des services de bibliothèque mondiaux, OCLC
  4. Révision du procès-verbal de la réunion du printemps 2023
  5. Réunion à venir du Conseil mondial (15 novembre) – Examen de l'étude de gouvernance
  6. Réflexion sur le paysage des bibliothèques canadiennes :
    • Priorités nouvelles/révisées
    • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
    • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
    • Projets intéressants en cours
  7. Présentation de Research Library Partnership
  8. Autres sujets (la date de la réunion du printemps sera déterminée par un sondage Doodle)
  9. Levée de la réunion (téléconférence)
  1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
    • L'ordre du jour a été approuvé tel quel.
    • M. Hafner a demandé à chacun de se présenter dû à l'arrivée d'un nouveau délégué au Conseil consultatif d'OCLC Canada (CCOC), Michael Vandenberg, doyen des bibliothèques, Dalhousie University.
  2. Bienvenue au nouveau délégué – Michael Vandenburg, doyen des bibliothèques, Dalhousie University
    • M. Vandenburg s’est présenté et a dit qu’il avait l’habitude d’assister à la réunion de l’Infor à laquelle M. van Lubeek travaillait auparavant.
  3. Présentation d’Eric van Lubeek, vice-président des services de bibliothèque mondiaux
    • M. van Lubeek a dit quelques mots sur lui-même, ses expériences passées et son expérience dans les bibliothèques, y compris le fait qu’il est bibliothécaire.
  4. Révision du procès-verbal de la réunion du printemps 2023
    • Le procès-verbal a été approuvé avec d’autres modifications soumises par Mme Chan.
  5. Réunion à venir du Conseil mondial (CM) (15 novembre) – Révision rapide
    • M. Boivin a fait un historique et expliqué la structure des réunions en personne antérieures du CM lors desquelles les membres discutaient des questions locales, régionales et nationales liées aux bibliothèques.  Aujourd’hui, le CM a beaucoup changé et concentre davantage ses efforts à la gouvernance d’OCLC.  La prochaine réunion du CM portera entièrement sur l’étude de sa gouvernance.
    • M. Hafner a indiqué que certains directeurs siégeant au CM avaient recommandé une révision étant donné que la structure n'avait pas été revue depuis longtemps.
    • M. Boivin a félicité M. Hafner d’avoir récemment été élu vice-président du Conseil mondial et vice-président du Conseil de région des Amériques (CRA).
  6. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada
    • Mme Chan a mentionné qu’il y a eu de nombreux changements au sein du personnel de l’Université de Toronto : la directrice du Service des technologies de l’information, Sian Meikle, prend sa retraite.  Marcel Fortin est nouveau pour ce portefeuille qui s’est élargi car il comprend maintenant aussi le portail des chercheurs.  M. Fortin dirigeait auparavant de Map et a commencé à assumer ses nouvelles fonctions le 1er septembre.   L'équipe de Mme Chan est toujours en transition vers Alma, et elle dit qu’il leur faudra encore de nombreux mois pour s’adapter aux nouvelles chaînes de travail.  Mais, ils peuvent maintenant déployer et utiliser le personnel de différentes manières, et mieux collaborer avec d’autres départements.   Ils ont plus une approche basée sur l’équipe dans son département et ils assument plus de responsabilités telles que le catalogage des ressources électroniques.  Elle a conclu en disant que les technologies, les chaînes de travail et les compétences évoluent toutes pour le mieux.
    • M. Hafner a ajouté qu’à l’Université McGill, ils ont ouvert leur entrepôt hors site de bibliothèque à Valleyfield. Le transfert a commencé il y a un peu plus de 2 semaines et ils déplacent des livres et des publications en série vers cette installation de stockage robotisée. Actuellement, il y a un personnel de trois personnes et vingt déménageurs qui travaillent sur le site, et une vingtaine d’autres déménageurs qui travaillent sur le campus du centre-ville. Ils préparent et ingèrent environ 20 mille documents par jour et espèrent ingérer plus de 1 million de documents avant la fin de l’année. Ils continueront à déplacer des documents jusqu’en mai prochain. Cela nécessite beaucoup de logistique. C’est un entrepôt semblable à Amazon utilisant des robots de Dematic. M. Hafner a même appris à réparer des robots et des pièces dans le processus. Et ils utilisent l’API de WorldCat pour mettre à jour l’état des documents lorsque les documents sont déplacés de la bibliothèque vers l’installation de stockage. Cela se passe très bien jusqu’à présent.
    • Mme Ramos, de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), a indiqué qu’ils ont ajouté à leur équipe un nouveau bibliothécaire pour thèses électroniques.  Cela a coïncidé avec le lancement de leur programme « Thèse Canada ».  Un autre projet de BAC vise à chercher des moyens de masquer les vedettes-matière offensantes, en particulier celles de LC : masquer les vedettes LC et les superposer avec des vedettes plus respectueuses sans changer les notices.  Ce projet est dirigé par Mme Fletcher.  BAC a également acquis 140,000 bobines de microfilms de journaux de Dominion Microfilm, l’une des deux dernières entreprises en possédant au Canada.  Ils ont approché l’initiative North/Nord pour obtenir du financement pour numériser certaines d’entre elles, ainsi que le RCDR.  Beaucoup sont des journaux disparus et du contenu original.  À BAC, ils essaient de trouver des moyens de mettre ce contenu à la disposition de la communauté canadienne.
    • Mme Dumas a mentionné que BAnQ passe à la « gestion matricielle » (une forme de structure organisationnelle dans laquelle les employés relèvent de plusieurs gestionnaires plutôt qu’un seul), ce qui constitue également un changement pour les gestionnaires.  C’est dans le but d’aider les employés à être plus mobiles, mais ils ont jusqu’à quatre cents personnes à « réorganiser » dans le processus et cela prendra du temps.  Elle a également mentionné que BAnQ a récemment remporté un prix pour avoir rendu disponible une partie de son contenu numérique (le titre du projet est Découvrabilité des contenus culturels francophones).
    • M. Vandenburg a indiqué que des initiatives terminologiques respectueuses sont également en cours à Dalhousie, mais de façon « hésitante ».  Ils sont conscients de la quantité de travail requise et au sein de Novanet, ils appliquent une approche terminologique de masquage qui est conforme à ce qui se fait à l’Université de Toronto.   Ils suivent également NIKLA.  En fait, M. Vandenburg a indiqué que Stacy Allison-Cassin s’est jointe à l’École de gestion de Dalhousie University.  Elle participe à une subvention de la FCI, liée aux collections canadiennes, qui bâtit une structure novatrice quant à la façon dont les chercheurs utilisent ces infrastructures.  La bibliothèque soutient les travaux sur l’identité autochtone, en élaborant une recommandation pour éviter la fraude d’identification (le rapport « Comprendre nos racines » a été produit).  Dalhousie University a des relations étroites avec les communautés locales.  Par exemple, de nombreux administrateurs ont récemment assisté à une cérémonie de la Première Nation de Milbrook.   La bibliothèque envisage également d’afficher un nouveau poste modélisant la description et les exigences du poste autochtone.  Ce sera pour un poste de Noir et d’Afrique de la Nouvelle-Écosse.   Ils sont également dans la planification budgétaire où ils « déballent » les budgets anciens / actuels pour les amener dans ce nouveau modèle.  M. Boivin a ensuite demandé si l’on s’attendait à ce que leur budget soit augmenté ou diminué au cours du processus et M. Vadenburg a répondu que c’était un peu des deux : certains diminueront d’autres augmenteront.  Cependant, le scénario qu’on leur demande de planifier est une réduction d'environ 4 à 5 %.
    • Mme Schachter a rapporté que Langara compte jusqu’à 37 % d’étudiants étrangers et que ça permet un budget sain.  Au cours des dernières années, la bibliothèque a bénéficié de la Covid en étant en mesure d’ajouter financièrement des abonnements à la base de données.  La Covid a apporté des avantages positifs à la bibliothèque.  Le Collège a également constaté une augmentation du budget de recherche : il appuie la GDR et peut élargir son dépôt.  La bibliothèque envisage d’accroître le financement dans ce domaine.   La bibliothèque envisage également d’ajouter un poste de bibliothécaire autochtone.  Le nouveau « Centre de réussite académique » est maintenant géré par la bibliothèque.  Le Centre aide les étudiants en probation académique.  La Colombie-Britannique a une nouvelle loi sur « l’accessibilité », et Langara devra apporter quelques ajustements pour est conforme aux nouvelles normes.  Par exemple, le SIGB actuel pourrait devoir être examiné.  WorkDay Student est également mis en œuvre, remplaçant le système d’information actuel des étudiants (M. Boivin a demandé ce que c’était et Mme Schachter a indiqué qu’il s’agit d’un nouveau secteur d’activité pour WorkDay, une nouvelle plate-forme de système de registraire qui a besoin d’ajustements pour le marché canadien - son introduction permettra plus de libre-service qu’auparavant lors de l’utilisation de Banner).   De plus, la bibliothèque envisage d’agrandir l’espace réservé aux étudiants dans le Centre de réussite académique.   La bibliothèque rénovera également d’autres locaux de la bibliothèque et recueillera des fonds pour y parvenir.
    • Mme Schachter a demandé à M. Hafner comment leurs rénovations avançaient et il a répondu qu’ils se concentraient sur la bibliothèque principale de 1969 et l’édifice Redpath de 1950.  Le plan pour l'édifice Redpath est de déplacer tous les livres et toutes les collections pour commencer la rénovation.  Bien sûr, le projet de stockage robotisé est synchronisé avec ces rénovations, donc une fois que tout aura été déplacé, la rénovation pourra commencer en 2025.  L’ensemble du projet est évalué à 275 millions de dollars, et ils attendent d’annoncer le nom d'un grand donateur une fois que tout sera en branle.
  7. Présentation de Research Library Partnership (RPL)
    • La présentation du RLP de Mme Bryant et Mme Proffitt sera affichée sur le site Web du CCOC.   
    • Mme Chan les a remerciés d’avoir offert le programme et a déclaré qu’elle appréciait de faire partie du groupe de métadonnées.  Elle a dit que c’est formidable d’avoir ce service car cela l’aide à savoir ce qui est en tête de liste. Et, il apporte plus de voix pour certaines questions précises.
    • Mme Proffitt a ajouté que les rapports ont une valeur à long terme et peuvent être utilisés et cités après la publication.
    • M. Vandenburg a demandé ce qui est en préparation pour les projets à venir et quel est le processus d’identification de certains d’entre eux. Il a dit être curieux de savoir parce que faire de la recherche dans les bibliothèques est un défi car on demande au personnel de faire plus que ce qu’il peut offrir et l’ajout de sujets de recherche est un défi :  
      • Mme Bryant a dit entendre régulièrement ce genre de commentaires.  Les gens sont épuisés.  Le récent rapport qui a été publié le reconnaît un peu.  Elle convient que les bibliothèques doivent trouver un moyen d’opérationnaliser le tout.
      • Mme Proffitt a déclaré qu’à OCLC Research, ils essaient d’examiner quelles sont leurs capacités uniques et ce que d’autres organisations sont mieux à même de faire pour certaines recherches.  Ils trouvent des occasions de s’associer aux bibliothèques pour tirer parti de la capacité de chacun.  De cette façon, ils peuvent tous deux combiner les énergies et équilibrer leurs portefeuilles respectifs.
      • Mme Bryant a ajouté qu’elle était à l'Université de Waterloo, à l’atelier GDR, et à une récente table ronde du CNI, et elle est repartie avec l’idée que les bibliothécaires canadiens sont plus exploités qu’aux États-Unis, ou du moins en ce qui concerne ceux qui s’occupent de l’espace GDR.  Il y a encore quelques capacités, mais c’est peut-être simplement parce que le sujet n’a pas été entièrement couvert.   
      • Les autres projets d'OCLC Research sont les suivants : 
        • Libre accès et découverte
        • Certain projets avec les bibliothèques publiques. 
        • Le coût total de la gestion sera « actualisé » et d’autres « conversations » dans ce domaine sont à prévoir.
  8. Autres sujets
    • Aucun autre point à discuter.
  9. Fin de la réunion
    • À 14 h 35, heure de l'Est.
Actions requises avant la prochaine réunion Responsables
  1. Mettre la présentation RLP sur le site du CCOC.
Daniel Boivin (terminé).
  1. Envoyer un sondage en ligne via Doodle pour la téléconférence du printemps 2024.
Daniel Boivin, en cours.