Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal du 15 mars 2021

Présents

Debbie Schachter, bibliothécaire universitaire, Université Capilano
Pilar Martinez, PDG, Bibliothèque publique d'Edmonton
May Chan, directrice des services de métadonnées, Université de Toronto
Mélanie Dumas, directrice de la collection universelle, BAnQ
Caitlin Horrall, directrice, division de la description, direction générale du patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada
Renee Reaume, directrice, services de métadonnées, Université de Calgary
Joseph Hafner, vice-doyen, services de collections, Université McGill
Bruce Crocco, vice-président, services de bibliothèque pour les Amériques, OCLC
Daniel Boivin, directeur général, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Alexandra Freeland, directrice, services de gestion de l'information et de bibliothèque, Conseil national de recherches

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour.
2. Présentation d'un nouveau membre et d'une récente démission au sein du CCOC
3. Examen du procès-verbal de la réunion de l'automne 2020
4. Vérification que tous les membres se portent bien
5. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada
   • Priorités nouvelles/révisées à la lumière de la COVID-19
   • Domaines faisant l'objet d'investissements ou de réductions
   • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
   • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
   • Projets intéressants en cours
6. Discussion sur la prochaine réunion du Conseil mondial
7. Autres affaires (un sondage en ligne sera publié via Doodle pour la réunion d'automne)
8. Levée de la réunion (téléconférence).

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

• L'ordre du jour a été approuvé sans modification.

2. Présentation d'un nouveau membre et d'une récente démission au sein du CCOC

• M. Boivin a présenté Joseph Hafner comme nouveau membre. M. Hafner a rejoint le CCOC après la démission de Diane Beattie en 2020 (Diane a pris sa retraite de BAC).
• M. Boivin a également signalé que Brenda Mathenia avait démissionné du CCOC (et du Conseil mondial) pour des raisons professionnelles. Elle ne sera pas remplacée avant la fin des prochaines élections du Conseil mondial.

3. Examen du procès-verbal de la réunion de l'automne 2020 :

• D'autres modifications en plus de celles déjà signalées par courriel ont été identifiées et sont soumises par courriel à M. Boivin. M. Boivin effectuera ces modifications et fera publier le procès-verbal.
• Le procès-verbal a été approuvé avec ces modifications.

4. Vérification que tous les membres se portent bien

• Mme Dumas indique que la Grande Bibliothèque (GB) a rouvert ses portes il y a quelques semaines. Le retour à la normale n'est pas total, mais il se fait progressivement. Budget : les heures réduites ont aidé la bibliothèque à faire face aux défis, mais quelques employés ont été licenciés il y a quelques mois. L'équipe espère les faire revenir dans les semaines à venir.
• M. Hafner, de McGill University, indique que les étudiants s'inscrivent en masse aux espaces d'étude en ce moment et qu'il s'attend à ce qu'ils reviennent physiquement à l'automne, pas dans de grandes salles de plus de 200 personnes, mais plus probablement dans des salles plus petites, mais que cela reste à voir. De nombreux employés de la bibliothèque travaillent encore à domicile. Budget : il y a un gel des embauches et un seul recrutement a été autorisé l'année dernière. Il semble que cela pourrait bientôt être assoupli mais c'est encore incertain. L'université a perdu beaucoup d'argent avec la fermeture du parking, l'absence d'événements sportifs sur place, etc. Globalement, tout le monde sur le campus a fait très attention à son budget.
• Mme Schachter a déclaré que la bibliothèque de la Capilano University est ouverte depuis août 2020. Les étudiants sont plus nombreux à revenir et il y en a eu davantage au cours du semestre du printemps. L'université prévoit une fréquentation complète pour l'automne et cela est vrai pour toute la province de Colombie-Britannique. Bien sûr, cela dépendra de l'évolution de la situation. Budget : le prochain exercice financier devrait être similaire à celui en cours.
• Mme Réaume travaille à domicile et a déclaré que le campus fonctionne à 30 % de sa capacité, mais que tout se passe bien dans l'ensemble. Ils ont également ouvert des espaces d'étude et disposent de 41 ordinateurs pouvant être prêtés pour des périodes de 4 heures. Ils ont également augmenté le nombre de prêts de matériel technologique (matériel audio/microphone, trépieds, etc.) et une fois rendus, ils les mettent en quarantaine pendant 5 jours. Les budgets en Alberta sont toujours problématiques et cette situation était vraie avant que la COVID-19 ne frappe le monde. Donc la situation est pire dans la province que dans le reste du Canada. Ils ont encore besoin d'un peu de temps pour voir comment les choses se présenteront en termes de budget pour leur prochaine année fiscale à l'Université de Calgary. Les licenciements effectués à l'université étaient tous liés aux défis de la province et constituaient des coupes planifiées. Une autre série de coupes a eu lieu récemment. Cependant, il y avait des postes vacants à la bibliothèque qu'ils ont pu pourvoir. Ils attendent le mois d'avril pour avoir une meilleure idée de ce que pourrait être l'automne sur le campus. En même temps, ils sont en train de planifier le camp d'été de tous les enfants à la bibliothèque.
• M. Crocco a commencé par dire que ses voyages lui manquent. Le bureau OCLC est encore assez vide avec environ 20 à 30 employés à la fois, même si OCLC permet à 15 % d'entre eux d'être présents si nécessaire. Sur 800 employés, cela reste un petit nombre. La réouverture des écoles dans l'Ohio a soulagé de nombreux parents travaillant à domicile. Le personnel continue d'être productif, et OCLC progresse et avance.
• Mme Horrall, de BAC, a déclaré que la bibliothèque rouvrait ses portes, mais sur rendez-vous, et que les points de service public étaient donc ouverts. La plupart des employés travaillent toujours à domicile. 25 % d'entre eux sont retournés dans les bureaux pendant l'été, mais le fait de travailler dans deux provinces différentes complique la tâche de la direction qui doit jongler avec les différentes règles qui s'appliquent en Ontario et au Québec. La planification du budget de BAC est en cours. En avril et mai, ils en sauront plus sur le sujet, mais ils ne s'attendent pas à une augmentation. Eux aussi ont actuellement un gel de l'embauche et cela devrait continuer encore un peu. S'ils peuvent reprendre le travail progressivement, il faut s'attendre à ce que certains employés veuillent rester chez eux tandis que d'autres voudront revenir en personne.
• Pour Mme Martinez de la Bibliothèque publique d'Edmonton, aujourd'hui était le premier jour d'ouverture au public depuis la dernière fermeture. Mais le niveau de fréquentation n'est pas le même, puisque seulement 15 % de la capacité normale est autorisée. Il n'y a pas de grandes files d'attente, donc c'est très gérable pour le moment. La durée de la quarantaine a été ramenée à 24 heures dans la province, au lieu des 72 heures initialement prévues. Ils continuent à proposer leurs programmes en ligne et virtuels, qui fonctionnent bien : 1 200 personnes ont participé à l'un d'entre eux. Coupes budgétaires : ils en ont subi une, mais la bibliothèque a pu l'absorber avec les licenciements. Une grande partie du personnel a besoin de faire son travail en personne et c'est pourquoi certains ont été temporairement licenciés pendant la fermeture de la bibliothèque. Ils pensent que plus tard dans l'année, ou l'année prochaine peut-être, ils seront en mesure de les faire revenir tous. L'évolution de la situation locale et le budget seront examinés avant que cela ne se produise.

5. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada

• M. Crocco a commencé la discussion en demandant : quelles actions menées par les bibliothèques pour s'adapter à la pandémie pourraient être conservées comme mesure ou programme permanent, comme la session virtuelle à la Bibliothèque publique d'Edmonton ?
• M. Hafner a déclaré qu'avant la pandémie, la librairie imprimait des dossiers de cours pour certains articles et chapitres, et que certains professeurs les appréciaient. Cependant, les étudiants se plaignaient de ces dossiers de cours : ils ne voulaient pas les payer, cela n'était pas bon pour l'environnement, etc. Avec la pandémie, la bibliothèque a relevé le défi d'aider à la fourniture de dossiers de cours par voie électronique. Un professeur n'a pas du tout aimé l'idée et a réalisé lui-même 5 dossiers de cours imprimés. En automne, la bibliothèque a réalisé 30 de ces dossiers de cours électroniques au total, mais M. Hafner pense que ces dossiers vont être conservés car les étudiants les adorent. Leur préparation peut toutefois s'avérer délicate, car l'obtention des droits d'auteur est toujours nécessaire. De plus, la bibliothèque avait l'habitude d'acheter beaucoup de manuels avant la pandémie et ceux-ci ont été prêtés pour aider les étudiants qui ne pouvaient pas les acheter. En ce qui concerne l'accès électronique, les professeurs ne semblent pas réaliser qu'il y a encore une limite à ce que la bibliothèque peut faire, même avec les documents électroniques, car beaucoup d'entre eux doivent être acquis sur un modèle de location. Les sessions en ligne sont également plus populaires à McGill (1 000 participants au lieu de 100 en personne pour la session sur les livres rares, par exemple). Il y a également eu une session sur le tricot à laquelle 650 personnes ont participé virtuellement. Ces sessions s'adressent bien sûr aux personnes qui ne vivent pas en ville ou même dans la grande région de Montréal. La bibliothèque a également dû acheter des clés pour certains employés qui n'avaient pas d'accès Wi-Fi à domicile lorsque la pandémie a commencé. Actuellement, la direction discute de la question de savoir qui devrait être de retour au travail, qui devrait être autorisé à travailler à domicile, partiellement ou en totalité, etc. Pendant la pandémie, les exigences ergonomiques sont devenues un défi pour les employés travaillant à domicile, car beaucoup d'entre eux n'étaient pas « préparés » à effectuer une semaine complète de travail à domicile.
• Mme Réaume a signalé que le service de dialogue en ligne a beaucoup augmenté à la bibliothèque. À tel point que tous les bibliothécaires ont dû s'engager à faire deux sessions de dialogue en ligne par jour. La bonne nouvelle est que les étudiants adorent ce service. Par conséquent, la bibliothèque a décidé que certains membres du personnel travailleraient davantage en ligne que dans la bibliothèque. On estime que cela est positif pour les personnes concernées. Le service de dialogue en ligne est proposé jusqu'à 22 heures. De ce fait, la bibliothèque analyse davantage les dialogues en ligne et propose des formations plus ciblées à ses employés. La bibliothèque a également tiré parti de l'accès au contenu de ses ressources électroniques. Par exemple, ils ont pu obtenir des fonds supplémentaires pour ajouter Leganto (liste de lecture) et D2L (système de gestion de l'apprentissage) à la bibliothèque.
• Mme Schachter a ajouté qu'en mars dernier, la Capilano University a essayé d'obtenir plus de livres numériques et qu'il était difficile de les obtenir sur un modèle temporaire. Ils n'ont pas d'outil de réservation électronique à la bibliothèque, et ils ont besoin d'un outil pour gérer les droits d'auteur. Ils sont en train d'examiner Talis Aspire et ils voient cela comme une opportunité d'apporter de nouvelles initiatives à la bibliothèque pour mieux servir leurs utilisateurs virtuellement. Les possibilités d'améliorer l'offre en ligne étaient limitées auparavant et cette situation donne à la bibliothèque une chance d'améliorer son positionnement en ligne avec sa communauté locale. Ils utilisent le service AskAway de Colombie-Britannique et ont lancé un service de soutien universitaire local à la Capilano University. Ils espèrent que ce service se poursuivra au niveau de leur comptoir de référence, c'est-à-dire qu'il sera local et virtuel. Ils sont également en train d'élaborer une politique de « travail à distance » pour les employés qui souhaitent continuer à travailler à domicile, car rien de tel n'est actuellement en place. Habituellement, les professeurs sont flexibles dans leur emploi du temps, mais pas les employés de la bibliothèque. Mme Schachter pense que cette politique est nécessaire car les salles de classe se déroulent désormais davantage en ligne qu'en personne. Pour elle, la pandémie a prouvé que les employés peuvent faire la plupart de leur travail à distance avec les outils appropriés. Elle a maintenant l'occasion de faire valoir ce point au corps enseignant, car certains vice-présidents ont posé des questions à ce sujet, et elle estime que c'est une évidence pour elle et le personnel de la bibliothèque. Elle a ajouté qu'à l'avenir, l'intelligence artificielle (IA) pourrait aider à répondre aux demandes des usagers lorsque la bibliothèque est fermée, car cela serait plus interactif que de simplement afficher une FAQ.
• Mme Dumas a indiqué que sa bibliothèque était en train d'élaborer une politique de « travail à distance » pour le personnel de la bibliothèque, car elle n'était pas en place. La Grande Bibliothèque est une bibliothèque pour tous les Québécois. Il est donc nécessaire de recourir au virtuel car de nombreuses personnes ne viennent pas sur place pour être servies. Ils ont mis en place une « série » virtuelle de sessions appelées « 10 minutes pour », 10 minutes pour savoir comment... utiliser OverDrive par exemple. Ces sessions ont apparemment eu beaucoup de succès et ils continueront à en produire pour leurs utilisateurs.
• Mme Martinez considère que la bibliothèque est un « espace » qui doit rester essentiel, un service clé après la pandémie, même si l'utilisation de ses services en ligne a augmenté de 34 %. Le ramassage devrait également continuer à être proposé, tout comme la programmation virtuelle en ligne, mais les parents ont déjà indiqué que les enfants ont besoin de moins de temps devant l'écran et de plus d'interactions en personne de nos jours. Les employés de la Bibliothèque publique d'Edmonton susceptibles de travailler à domicile seront les informaticiens et les personnes travaillant dans d'autres domaines où il est plus facile de le faire. On s'attend à ce que certains d'entre eux adoptent un « modèle hybride », c'est-à-dire qu'ils travailleront et resteront à la maison en cas de besoin (par exemple, en cas de problèmes de plomberie, ils devront rester à la maison et bénéficieront d'une flexibilité qu'ils n'avaient pas auparavant). La Bibliothèque publique d'Edmonton est en train de réviser son plan quinquennal et la situation économique actuelle de l'Alberta rend ce processus plus difficile. Il est prévu qu'ils examinent de nombreux services et il est possible qu'ils cessent d'en fournir certains au cours du processus.
• Mme Horrall de BAC a indiqué que certaines de ces nouvelles initiatives devraient se poursuivre. Par exemple, de nombreux événements publics virtuels ont été couronnés de succès, et ils se poursuivront même après la pandémie. La « portée » est meilleure en temps réel et à distance, car ces événements sont toujours affichés pour être consultés ultérieurement. Certains de leurs programmes de financement fonctionnent bien, car beaucoup sont répartis dans tout le pays et le recours au virtuel facilite la programmation et la tenue de ces réunions. Actuellement, la division du patrimoine public se concentre davantage sur l'acquisition de matériel numérique et elle s'attend à ce que cela continue. Un nouveau DAM est maintenant en place et une expansion est prévue. D'un autre côté, faire du catalogage à partir de chez soi est une tâche qui présente des inconvénients. Une grande partie du matériel à cataloguer est destiné à la division du dépôt légal et ces documents sont toujours livrés à la bibliothèque en premier. Les employés doivent alors emprunter ces documents, c'est-à-dire les ramener chez eux, puis les restituer une fois leur travail terminé. Ils cherchent à trouver un équilibre entre le transport des documents et le catalogage sur place, une fois que les employés auront retrouvé une vie plus normale.
• M. Crocco a indiqué qu'OCLC réfléchit également à ses espaces de travail et que l'idée de ne pas attribuer de bureaux aux employés est envisagée. Avec cette idée, les employés auraient alors des espaces de bureau « flottants » mis à leur disposition lorsqu'ils viendraient travailler sur place pour s'adapter à un tel modèle hybride. Il a également indiqué que la direction a dû décréter que personne ne pouvait emporter sa chaise chez lui. Cependant, certains ont estimé que ce n'était pas totalement une bonne décision, car il s'agit d'un avantage à faible coût pour tout le dévouement dont la plupart des employés ont fait preuve en travaillant à domicile dans des environnements parfois peu « stables » (présence d'enfants, petits espaces, etc.). Pour beaucoup, la question reste et restera la même : comment faire pour que les gens travaillent à deux endroits si une partie ou la totalité du mobilier a disparu ?
• Mme Chan a pu participer à certains changements et initiatives de l'Université de Toronto. Elle a indiqué que la charge de travail que représente la recherche d'autorisations de licence pour ses cours de réserve a augmenté de 60 % pendant la pandémie et qu'elle a dû allouer davantage de ressources à ce secteur. Elle a également dû s'assurer qu'une formation ciblée était dispensée afin que chacun puisse apporter de la valeur à ses nouvelles responsabilités professionnelles alors qu'il se trouvait à domicile, veillant ainsi à ce qu'une charge de travail flexible puisse également être envisagée et appliquée au besoin. Elle pense que, suite à leur accroissement, l'enseignement et les formations en ligne sont voués à perdurer pour les étudiants friands de ce type d'approche. Son département a également participé à un projet pilote dans le cadre du PCC (Program for Cooperative Cataloguing), ayant plus de temps à y consacrer en télétravail. L'Université de Toronto vient d'achever sa migration vers ALMA, une adaptation rendue difficile par le travail à distance.

6. Discussion sur la prochaine réunion du Conseil mondial – Un point de vue canadien est-il nécessaire?

• Les participants au Conseil mondial ont reçu toutes les informations du kit fourni mais il ne restait plus de temps pour aborder l'ordre du jour suggéré pour cette réunion virtuelle des 23 et 24 mars avec l'ensemble des délégués du CCOC.

7. Autres sujets

• Aucun autre sujet n'a été évoqué.

8. Fin de la réunion

• À 15 h, heure de l'Est.