Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal — 5 avril 2024

Présents

Debbie Schachter, vice-présidente adjointe, Étudiants, Langara College
May Chan, directrice des Services de métadonnées, Université de Toronto
Joseph Hafner, doyen adjoint, Services de collections, Université McGill Mélanie Dumas, Directrice de la collection de la Grande Bibliothèque, BAnQ
Sandy Ramos, directrice générale intérimaire, Archives privées et patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada
Michael Vandenberg, doyen des bibliothèques, Dalhousie University
Allison Kelley, directrice principale des partenariats stratégiques, chef du Réseau des bibliothèques scientifiques fédérales, Conseil national de recherches Canada
Renee Reaume, directrice, Services de métadonnées, Université de Calgary
Gabrielle Prefontaine, doyenne la bibliothèque, Université de Winnipeg
Jeff Mixter, gestionnaire de produit principal, Services de métadonnées et numériques, OCLC
Anne Washington, analyste, Services de métadonnées et numériques – Données liées, OCLC
Eric van Lubeek, vice-président, Services mondiaux de bibliothèques, OCLC
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
2. Révision du procès-verbal de la réunion de l'automne 2023
3. Présentation et discussion sur les plus récentes initiatives d'OCLC concernant les données liées et BIBFRAME (Jeff Mixter et Anne Washington)
4. Bref rapport sur la récente rencontre du Conseil mondial
5. Réflexion sur le paysage des bibliothèques canadiennes
   • Priorités nouvelles/révisées
   • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
   • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
   • Projets intéressants en cours
6. Autres sujets (un sondage en ligne sera publié via Doodle pour la réunion d'automne)
7. Levée de la réunion (téléconférence)

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
   • M. Hafner a demandé à tout le monde de se présenter pour le bénéfice d'une nouvelle déléguée provenant du Conseil national de recherches Canada, Allison Kelley.
   • L'ordre du jour est approuvé avec l'ajout d'un point à la section Autres sujets :
   • Discutez des courriels et questions soulevées par certains bibliothécaires universitaires concernant la mise en œuvre de la nouvelle norme ISO 18626 avec Relais ILL.
2. Révision du procès-verbal de la réunion de l'automne 2023 :
   • Le procès-verbal a été approuvé.
3. Présentation et discussion sur les plus récentes initiatives d'OCLC concernant les données liées et BIBFRAME
   • Jeff Mixter et Anne Washington, tous deux d'OCLC, ont été invités à présenter les avancées dans ces domaines et le nouvel outil de gestion des entités d'OCLC, Meridian.
   • M. Mixter a fait une présentation sur les données liées et BIBFRAME (partagées sur le portail du Conseil consultatif d'OCLC Canada (CCOC).
   • Mme Washington a brièvement présenté Meridian, l'outil d'OCLC qui permettra aux bibliothécaires de créer et de gérer des entités qui pourront ensuite être ajoutées à toutes notices WorldCat et aux futures notices BIBFRAME. Elle a également proposé de faire une présentation plus approfondie dans les bibliothèques des délégués si ceux-ci le souhaitaient.
   • Questions :
   • Mme Chan a demandé comment l'ontologie a été construite et M. Mixter a indiqué que de nombreux experts ont été consultés dans les bibliothèques et notre bureau de recherche. Il s'agit d'une ontologie en évolution qui s'appuie sur les utilisateurs et participants pour son maintien et sa mise à jour.
   • Meridian étant l'outil promu par OCLC, il aura sa propre section dans le Community Center afin que les participants puissent échanger sur les meilleures pratiques, les normes, les ontologies, etc. Il est même prévu d'avoir une option d'édition pour élargir l'ontologie. Bien entendu, OCLC continuera d'améliorer l'outil, sa chaîne de travail, etc., au fil du temps.
   • Mme Préfontaine a ensuite demandé si un « endroit » pour les collections spéciales, le matériel unique à certaines institutions est prévu, c'est-à-dire s'il y aura un endroit pour les données couplées et un cas d'utilisation spécifique pour ce type de matériel. M. Mixter a répondu qu'il aurait lui-même besoin d'y réfléchir un peu plus, mais a ensuite ajouté que l'Université de l'Utah avait commencé à réfléchir à la manière d'aborder les collections spéciales. Ils utilisent/stockent les noms des architectes locaux dans une feuille de calcul et prévoient de créer des entités et des descriptions pour ceux qui seront ajoutés à l'ontologie. Mme Washington a indiqué qu'elle voyait la possibilité de relier un tel contenu à l'aide de ces nouvelles entités, ce qui permettrait de tirer parti du contexte créé (pour les expositions, etc.). M. Mixter a ajouté que plusieurs de ces liens se trouvent déjà sur WorldCat.org, et le Web, et contribue à accroître la visibilité des bibliothèques en tirant parti de « l'effet de réseau » pour les bibliothèques. De grands ensembles d'identifiants sont encore nécessaires pour développer tout le potentiel des entités.
   • M. Vandenberg a demandé si nous avions déjà réfléchi au niveau possible de création entre les personnes et les machines (IA), et à la répartition de ce qui pourrait être créé manuellement à l'aide de Meridian par rapport à l'IA. M. Mixter pense qu'il s'agira d'un équilibre entre la création et le recours à des experts du domaine, mais que les humains, y compris les employés d'OCLC, constitueront le lien permettant de valider les données. Il est prévu que les bibliothèques continueront à saisir de nouvelles entités, car cela fera partie de leur futur chaînes de travail normal. On s'attend toujours à ce qu'un humain juge si certaines entrées sont des doublons ou non, c'est-à-dire que, pour l'instant, on s'attend toujours à ce que les capacités humaines prennent ces décisions.
   • Mme Ramos a mentionné qu’à BAC, ils disposent à la fois de données de bibliothèque organisées et de données d’archives moins organisées et granulaires. Ils sont en train d'examiner leurs données d'archives et elle se demandait si OCLC et ses collègues avaient des normes minimales pour les documents communs/documents d'archives et, si c'est le cas, elle a demandé à recevoir toute information susceptible de les aider dans leur planification. Elle pense que des entités pourraient aider le secteur des archives à cet égard.
   • M. Mixter a ajouté que CONTENTdm utilisera l'ontologie WorldCat et disposera des meilleures pratiques pour décrire les collections d'archives au niveau des collections.
   • M. Mixter a indiqué qu'OCLC travaille sur un éditeur BIBFRAME et aura des partenaires de développement (bibliothèques) identifiés au cours de l'été. OCLC est ouvert à recevoir des noms de bibliothèques prêtes à se porter volontaires et Mme Chan semblait très intéressée à contribuer à l'initiative.
     
4. Bref rapport sur la récente rencontre du Conseil mondial (CM)
   • Mme Chan a mentionné que les délégués du CM se sont concentrés sur deux points principaux au cours des deux jours et demi :
   • Vote pour les nouveaux membres du conseil d'administration (2). Les deux ont fait des présentations et les délégués ont voté. Apparemment, les délégués leur posaient beaucoup de questions. Les deux nouveaux membres du conseil d'administration entreront en fonction en novembre.
   • Le deuxième sujet portait sur les changements possibles à venir dans la gouvernance du CM. Des changements de nom et de structure étaient au programme. Le nouveau nom proposé et accepté est Conseil des leaders. Les discussions ont été si intenses qu'il a fallu ajuster l'ordre du jour pour permettre davantage de discussions entre les délégués. Au bout du compte, la majorité a voté en faveur des changement de nom et structurels. Ainsi, le Conseil passera de 48 à un maximum de 24 délégués (20 à 24). La responsabilité d'élire les membres du conseil d'administration demeure, mais on estime qu'une structure « plus légère » facilitera et favorisera davantage d'engagements de la part des délégués.
   • M. Hafner a ajouté que c'est s'adapter à l'époque. C'est difficile de réunir 48 personnes et de faire ces réunions en ligne et/ou en personne. Nous croyons aussi que cela donnera l'occasion de contribuer davantage à OCLC. Le modèle d'avoir des « groupes affiliés », comme le CCOC, a également été discuté pour permettre d'atteindre un peu plus les membres, surtout si le Conseil devient plus petit et que les conseils régionaux ne se réunissent plus.
   • M. Van Lubeek a ajouté que le Conseil disposera également d'une période prévue pour revoir la structure du CM/Conseil des leaders et son rôle, c'est-à-dire probablement tous les 18 mois. Il n'y aura pas d'élections tant que la nouvelle structure du Conseil ne sera pas complètement en place, c'est-à-dire au cours de 2025. Cela signifie que les délégués qui font partie du Conseil resteront jusqu'à la fin de leur mandat. Ensuite, de nouveaux dirigeants seront nécessaires/ajoutés. La manière dont sera constituée la répartition entre régions n'est pas encore décidée, mais elle est en cours d'élaboration.
     
5. Réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada
   • M. Van Lubeek a profité de l'occasion pour parler brièvement de l'acquisition de cloudLibrary. cloudLibrary compte actuellement plus de 500 utilisateurs à travers le monde, dont la plupart se trouvent aux États-Unis et au Canada. Il a dit que l'annonce a été bien reçue au PLA.
   • Les délégués du CCOC ont ensuite convenu de discuter d'abord des « autres sujets », car il s'agir d'une question canadienne et il a été estimé qu'il fallait du temps pour en discuter.
   • Mme Chan était contente de mettre ce sujet de l'avant. Elle a indiqué qu'elle serait heureuse de partager ses idées par écrit sur la liste de diffusion et tous étaient d'accord.
     
6. Autres sujets
   • Relais ILL au Canada.
   • Certains délégués du CCOC avaient partagé des courriels reçus par des bibliothécaires universitaires de l'Ontario et de l'Ouest canadien, soulevant des inquiétudes quant à l'interopérabilité limitée de Relais ILL et demandant à OCLC de s'engager à activer la norme ISO 18626 pour tous les utilisateurs de Relais ILL dans un délai raisonnable.
   • M. Boivin a indiqué que Relais ILL soutenait la norme ISO 18626 et a expliqué où en était OCLC dans sa mise en œuvre. Voici un résumé de la situation de Relais ILL et VDX :
   • VDX est toujours pris en charge et le sera jusqu'à la fin de 2025.
   • OCLC a mise en œuvre la nouvelle norme ISO 18626 dans Relais ILL, mais comme cette mise en œuvre n'est pas « universelle », il a fallut prioriser le déploiement et la mise en œuvre.  Cela signifie qu'actuellement et en plus de prendre en charge l'ancienne norme ISO ILL, OCLC utilise la norme ISO 18626 pour connecter les bibliothèques Relais ILL aux bibliothèques qui utilisent le PEB WorldShare et Tipasa au Canada. Cela garantit qu'aucune bibliothèque n'est complètement laissée pour compte. Cela aide également les bibliothèques à continuer de tirer le meilleur parti de Voilà, le catalogue collectif national, car il utilise le PEB WorldShare comme mécanisme pour offrir des services de PEB. Donc, les bibliothèques qui utilisent le PEB Relais peuvent communiquer avec la grande majorité des bibliothèques du Canada et ne sont pas isolées. 
   • Quelques bibliothèques utilisent le PEB WorldShare au Canada pour faire du PEB à l'échelle internationale uniquement. Pour certaines, faire du PEB aussi à l'échelle provinciale et/ou nationale n'est pas quelque chose qu'elles veulent envisager, même s'il est facile de le faire. Cela a été jugé inopportun, et OCLC le comprend. OCLC continuera de travailler avec les bibliothèques pour étendre les options de configuration afin d'utiliser les systèmes préférés.
   • De plus, un nouveau défi a été récemment signalé à l'équipe de PEB d'OCLC. Il s'agit de la connexion entre le PEB Relais et le PEB Alma et/ou les services Rapido. Le PEB Relais et ALMA/Rapido utilisent l'ancienne norme ISO, mais la manière dont elle a été développée pour Alma/Rapido ne fonctionne pas avec l'ancienne norme ISO du PEB Relais. Depuis qu'OCLC a adopté la nouvelle norme ISO, développer quelque chose de spécifique pour l'ancienne norme ne semble pas être un bon investissement commercial pour OCLC. Cette lacune fonctionnelle touche un nombre limité de bibliothèques, dont la plupart disposent d'un abonnement au PEB WorldShare. Encore une fois, une configuration flexible est l'objectif à long terme, mais l'impact actuel, tel que compris, est limité. 
   • Comme plusieurs le savent, Tipasa est ce que les bibliothèques du PBUQ utilisent, et c'est le chemin de migration proposé aux bibliothèques OCUL pour migrer hors de VDX en raison de l'intégration améliorée avec ALMA. Une démonstration sur la façon dont cela fonctionnera est prévue avec le comité de PEB d'OCUL en avril. 
   • Grâce à la combinaison de l'ancienne norme ISO et des développements d'OCLC pour connecter les systèmes selon la norme ISO 18626, les bibliothèques abonnées au Relais ILL ne seront pas isolées. Cette couverture englobe la grande majorité des bibliothèques universitaires et publiques au Canada, y compris les groupes migrant de VDX vers la nouvelle plateforme Partage de ressources pour groupes d'OCLC au cours de la prochaine année.
   • Après les échanges, les délégués ont demandé qu'une réponse soit publiée sur la liste de diffusion du CCOC afin que chaque délégué puisse l'utiliser pour répondre aux collègues qui les avaient contactés par courriel.
   • M. Hafner a demandé aux délégués s'ils savaient pourquoi eux-mêmes, ou d'autres bibliothèques, n'utilisaient pas Tipasa plutôt que le PEB Relais, et pourquoi davantage n'envisageaient pas un changement. Le consensus semble être qu'il s'agit en réalité d'une décision locale, et la plupart sont satisfaits de leur outil actuel.
   • M. Van Lubeek a ajouté que certains de ces outils vieillissent et qu'il est difficile pour OCLC de conserver du personnel sachant comment « réparer » ces vieilles technologies. Le marché est familier avec les nouvelles technologies et bien sûr, OCLC continue de progresser (base infonuagique, etc.). Donc, certains de ces changements deviennent obligatoires au fil du temps parce qu"OCLC ne parvient pas à trouver la main-d'œuvre pour aider à soutenir les technologies plus anciennes.
   • M. Vandenberg a dit que de nombreuses personnes dans les provinces de l'Atlantique travaillent dans un environnement multi-groupes. Un groupe pourrait être dans les Maritimes tandis qu'un autre pourrait être constitué de toutes les provinces de l'Atlantique, et certains maintiennent même une affiliation à l'extérieur de leur région. De plus, le groupe Atlantic doit gérer différents SIGB au sein de son groupe et le sentiment est qu'il a maintenant besoin d'un outil, d'une couche, pour relier tout cela.
   • Mme Reaume a estimé qu'OCLC devrait essayer de contacter COPPUL pour avoir une telle discussion concernant les produits PEB d'OCLC. Toutefois, Mme Préfontaine n'est pas certaine que cela soit approprié puisque COPPUL est majoritairement composé de directeurs de bibliothèques et qu'une telle discussion serait préférable avec un comité de PEB, mais COPPUL n'en a pas. M. Boivin a rappelé que la plupart des bibliothèques de COPPUL sont des utilisateurs du PEB Relais et que ces personnes ont participé à la récente réunion du groupe d'utilisateurs. OCLC avait entendu certaines informations à ce sujet et devrait fournir des mises à jour supplémentaires lors de la prochaine réunion du groupe d'utilisateurs du PEB Relais.
     
   • Mme Préfontaine s'est dite très heureuse d'avoir été contactée à ce sujet. Elle a insisté sur le fait que c'est la raison pour laquelle le CCOC est là, et qu'elle aimerait en savoir plus sur les membres et serait heureuse de communiquer davantage avec les membres pour avoir ces discussions.
     
   • Aucun autre point à discuter.
7. Fin de la réunion
   • À 15 h 10, heure de l'Est.