Comité consultatif d'OCLC Canada

Procès-verbal du 24 mars 2022

Présents

Debbie Schachter, directrice de Library and Learning Commons
Pilar Martinez, chef de la direction, Bibliothèque publique d'Edmonton
May Chan, directrice des Services de métadonnées, Université de Toronto
Mélanie Dumas, directrice, Direction de l'accès à la Collection universelle, BAnQ (remplace Danielle Chagnon, directrice générale de la Grande Bibliothèque, BAnQ)
Alexandra Freeland, directrice, Bibliothèque et services de gestion de l'information, Conseil national de recherches Canada
Joseph Hafner, vice-doyen, Services de collections, Université McGill
Daniel Boivin, directeur général, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Renee Reaume, directrice, Services de métadonnées, Université de Calgary
Caitlin Horrall, directrice intérimaire, Direction de la description du patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada
Bruce Crocco, vice-président, Services aux bibliothèques pour les Amériques, OCLC

Ordre du jour

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
2. Examen du procès-verbal de la réunion de l'automne 2021
3. Changements apportés par la COVID et réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada
   • Priorités nouvelles/révisées à la lumière de la COVID-19
   • Tendances budgétaires, initiatives nouvelles/révisées
   • Création de postes/rôles dans les bibliothèques
   • Projets intéressants en cours
4. Discussion sur la prochaine réunion du Conseil mondial
5. Discussion sur les élections du Conseil mondial/Conseil régional des Amériques en avril
6. Dates de la prochaine réunion d'automne (Y aura-t-il une réunion du CRA?)
7. Autres sujets
8. Levée de la réunion (téléconférence)

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

• L'ordre du jour a été approuvé sans modification.

2. Examen du procès-verbal de la réunion de l'automne 2021

• Le procès-verbal sera approuvé « virtuellement » lorsque les modifications apportées par Mme Horrall quelques minutes avant la réunion auront été appliquées.  M. Boivin apportera les changements et partagera le procès-verbal révisé avec le Conseil pour approbation virtuelle (par courriel).

Changements apportés par la COVID et réflexion sur le paysage des bibliothèques du Canada

• M. Hafner a mentionné que son groupe à la bibliothèque fait partie d'un nouveau modèle, un « projet de travail » où 50 % d'entre eux reprendront le travail la semaine prochaine en travaillant une semaine, trois jours au bureau et deux jours à la maison.  La semaine suivante, ils inverseront les chiffres, c'est-à-dire deux jours au bureau et trois jours à la maison.  Ils partageront les espaces de travail entre les groupes afin de libérer certains espaces et de s'assurer que certains secteurs ont du personnel en permanence.  En fait, ils partagent des espaces de bureau depuis les six derniers mois.  Pour faciliter la transition, il a ajouté qu'ils ont reçu de tout nouveaux bureaux ergonomiques et un environnement plus agréable pour travailler.  Le contrepartie à cela est que partager leur bureau n'est pas aussi facile qu'ils le pensaient d'abord.   Ils ont interrogé le personnel et se sont rendu compte que les gens s'assoyaient dans des endroits où ils connaissaient d'autres personnes.  Ils ont donc décidé de concevoir des « zones de départements » pour faciliter le regroupement des collègues dans les mêmes zones.   Actuellement, toutes les bibliothèques sont ouvertes, et ils ont continué à exiger que les étudiants soient entièrement vaccinés pour entrer mais cela prendra fin demain.   M. Hafner a indiqué que la Bibliothèque avait acquis des terrains l'année dernière à Valleyfield pour son stockage hors site avec la robotique.  Ce stockage commencera dans environ un an et il prévoit qu'il y aura environ 2 millions de documents à l'ouverture.   Il s'agit d'un projet de 3 millions de dollars.  Il s'agit d'un projet important pour la bibliothèque qui sera nommé en l'honneur du donateur principal, car il s'agit du don le plus substantiel à la bibliothèque jusqu'à présent.  Ce projet permettra à la bibliothèque de réaffecter de l'espace et de gagner des espaces pour les étudiants, les réunions, etc.  Ils ont également un projet de rénovation pour leur bâtiment qui date de 1969.  Il a été construit avec moins d'étudiants en tête qu'il y a actuellement: ils doivent donc réorganiser cette zone en même temps.  Ce sont d'importantes rénovations qui obligeront le personnel à se déplacer temporairement et qui dureront entre deux et trois ans. 
• Mme Freeland a poursuivi le même sujet pour indiquer qu'à la bibliothèque du CNR Canada, elle a créé un « quartier » pour que les collègues des mêmes zones travaillent ensemble lorsqu'ils prennent un « espace de travail libre » lorsqu'ils sont au bureau.   En général, tous les employés du CNR Canada, continuent, pour la plupart, de travailler à distance.  La bibliothèque n'est pas incitée à rouvrir au public comme ça pourrait être le cas des bibliothèques publiques.  Actuellement, ils restent concentrés sur la prestation de services, la recherche et d'autres services de base. 

• Mme Dumas a indiqué que BAnQ est ouverte et que 50 % de son personnel est sur place tandis que l'autre moitié travaille à domicile.   Elle ne pense pas que BAnQ exigera que tout le monde soit de retour avant mai, voire plus tard.  Ils ont travaillé à l'élaboration de politiques de travail à distance à la lumière de tous les changements et ils sont sur le point de les revoir pour être plus flexibles.   Mme Dumas travaille également dans la division des collections et a mentionné que la situation reste un peu difficile pour elle, car il est difficile de mettre les documents rapidement à la disposition des usagers.   Depuis l'automne, la Grande bibliothèque a mené diverses consultations dans le but d'adapter ses services à la demande actuelle.  Ces consultations devraient se terminées et la rédaction des conclusions se fera au début de l'été. 

• À la Bibliothèque publique d'Edmonton, Mme Martinez dit voir plus d'usagers à la bibliothèque que par les semaines passées. Ils ont leur programmation en personne à partir de la semaine prochaine, à temps pour les vacances de printemps en Alberta.   Ils ont récemment ouvert « The Kitchen », qui est une formation culinaire proposée aux personnes ayant un accès limité à Internet.  Il s'agit d'une initiative populaire.  À la Bibliothèque publique d'Edmonton, un petit nombre d'employés travaillent à distance.   Cependant, ils vont essayer un modèle hybride, un peu comme celui de l'Université McGill avec des horaires alternatifs, à partir du 4 avril.   Bien entendu, ils envisagent de réattribuer des espaces au public si certains bureaux deviennent vacants.  Ils songent également à essayer une application (App) pour réserver des espaces de travail à distance.  D'autre part, ils rencontrent des problèmes accrus en matière de sécurité (opioïdes, biens endommagés, etc.).   La ville ferme les abris temporaires et la demande de logement a augmenté de 2000 personnes.  La situation pourrait devenir difficile dans la ville et éventuellement à la bibliothèque.   Mme Martinez a indiqué que le comportement général des visiteurs de la bibliothèque a évolué et devient préoccupant.

• Mme Schachter a mentionné avoir récemment été nommée à un autre poste, en plus de son poste actuel.  Les cours à Langara College était entièrement de retour sur le campus à l'automne et la bibliothèque était ouverte depuis.  Soixante pourcent personnel est sur place et l'autre quarante pourcent en ligne.  Ils sont toujours sur ce modèle hybride.   Elle a indiqué que le collège n'a pas de résidences et que cela pourrait avoir facilité le retour plus rapide sur le campus.  Les établissements d'enseignement supérieur de la Colombie-Britannique ont reçu plus de fonds au cours du dernier exercice financier de la part du ministère pour aider le marché de l'enseignement supérieur et les bibliothèques ont également reçu une partie de ce soutien qui a été utilisé, en grande partie, pour les ressources/services en ligne.  La bibliothèque de Langara College essaie maintenant de maintenir ces ressources en ligne et a besoin de l'approbation du financement pour le faire.  Ils devraient bientôt en être informés. Mme Schachter a indiqué que la province a constaté une baisse des inscriptions d'étudiants, mais que cette baisse n'est pas trop critique.

• Mme Chan a déclaré que la COVID et le personnel travaillant à domicile pendant la pandémie ont généré un énorme retard pour la bibliothèque.  Ils embauchent du personnel supplémentaire pour aider, mais cela reste un défi pour eux.   Avant la COVID, ils comptaient sur des étudiants pour aider, mais ce n'est pas suffisant pour le moment et ce n'est pas le modèle idéal.  Elle ne sait pas si le nouvel exercice financier comportera le budget pour maintenir ces aides temporaires en place afin de continuer à gérer le retard de catalogage.   L'externalisation peut être une option, mais cela nécessite également du temps et du personnel à gérer.  Ils travaillent également à l'optimisation de la plate-forme ALMA et ils utilisent des codes-barres pour tout, ce qui constitue un changement majeur à l'Université de Toronto. Cette étape est maintenant nécessaire pour l'inventaire plus que pour les documents en circulation, et cela doit être expliqué car tous ne semblent pas comprendre le besoin et la raison de cette étape.  Mme Chan a travaillé très fort ces dernières semaines, et une partie de ce travail supplémentaire est dû également à la fin de l'exercice financier.   Ils ont également récemment terminé leur groupe de discussion sur « l'expérience des étudiants autochtones à la bibliothèque » (espace, services, collections, signalisation, etc.).  Sept étudiants se sont inscrits pour ce sondage et ils les ont rencontrés durant deux heures.  Elle prévoit de publier un article basé sur cette étude locale.   Ils travaillent également à une « initiative d'imprimés partagés », et la rénovation de la Robarts Common sera bientôt terminée.   Le ralentissement dû à la COVID a aidé à terminer ce projet. 

• M. Hafner a ajouté quelques informations supplémentaires concernant l'initiative canadienne pour les imprimés partagés qui se concentre sur 3 domaines clés.  Mme Chan a partagé le lien où sont affichés les détails de cette initiative canadienne :
  • Nord: https://northnordsharedprint.ca/
  • ABRC – Recommandations de l'ABRC pour le programme national de collections collectives d’imprimés : https://www.carl-abrc.ca/fr/nouvelles/labrc-et-bac-proposent-de-former-un-reseau-national-des-collections-collectives-dimprimes/

• M. Hafner a terminé en indiquant qu'en même temps, le BCI a son propre projet pour les 18 universités qui est aussi centré sur le Canadiana.   

4. Discussion sur la prochaine réunion du Conseil mondial

• L'ordre du jour comportait principalement des points relatifs à la gestion du Conseil mondial uniquement, de sorte que la discussion est rapidement passée au point suivant.

5. Discussion sur les élections du Conseil mondial/Conseil régional des Amériques en avril

• M. Boivin a indiqué que Mme Martinez terminait ses deux mandats au Conseil mondial le 30 octobre prochain et que Mme Chan terminait son premier mandat.  Mme Chan devra se représenter aux élections si elle a l'intention de rester et il semble qu'elle le fera.  Ceci étant dit, M. Boivin a indiqué que si les délégués pouvaient faire la promotion des prochaines élections et en parler aux gens qui, selon eux, pourraient être de bons candidats, cela aiderai à garantir une représentation canadienne suffisante au sein du Conseil mondial et du Conseil régional des Amériques.  Mme Chan a proposé de parler à Mme Trish Mau, directrice adjointe de la Bibliothèque publique de Burnaby.  Elle pense qu'elle serait une excellente candidate.  Mme Dumas a proposé d'aborder Mme Asa Kachan, directrice de la Bibliothèque publique d'Halifax.

6. Dates de la prochaine réunion d'automne

• Un Doodle sera envoyé par M. Boivin pour établir la date de la prochaine réunion.

7. Autres sujets

• Mot de la fin :
  • Mme Schachter a indiqué que le conseil d'administration d'OCLC devrait se réunir en personne en juin prochain à Montréal.  Cette réunion en personne pour le conseil d'administration a été reportée au cours des deux dernières années en raison de la COVID.
  • Le Comité consultatif d'OCLC Canada a célébré ses 20 ans d'existence en janvier 2022.
  • Aucun autre sujet n'a été évoqué.

8. Fin de la réunion

• À 14 h, heure de l'Est.