"Alles was Zeit spart, ist ein Gewinn"

Herr Geißler, Anfang 2013 ist Ihre Bibliothek Testkunde von BibReport geworden. Was ist bis zur Implementierung im Sommer 2013 passiert?

Die Idee und Aufgabe war, BibReport in einer standardisierten Version in das Hosting von OCLC einzubinden. Andere Bibliotheken haben das Programm lokal installiert. Deswegen war das für uns und OCLC spannend: Welche Abfragen sind wichtig? Wie werden die Daten reingeladen? Sind die Zahlen stimmig? In der Testphase haben wir eng mit Triangle Solutions und OCLC zusammengearbeitet: Es wurde schnell deutlich, dass die Daten durch automatisierte Prozesse möglichst aktuell ins System geladen werden müssen und es an manchen Stellen noch Optimierungsbedarf oder Fehlerquellen gab, die wir gemeinsam bearbeitet haben. Im Sommer letzten Jahres haben wir uns dann entschieden, die Testphase zu verlassen und BibReport einzuführen.

Wie kommen Sie seitdem mit BibReport zurecht?

Wir haben zur Einführung ein Webinar bekommen und das Handling selbst ausprobiert, um damit vertraut zu werden: Wie komme ich zu den Werten, die ich für eine aktuelle Frage benötige? Wie gehe ich in der Analyse in die Tiefe? Wie exportiere ich Daten? Wie komme ich zur grafischen Darstellung von Zahlen? All das erschließt sich einem schnell. Es ist sehr transparent, wie das Programm arbeitet. Wenn man das verstanden hat, kann man relativ „schnell laufen“ - auch, wenn man längere Zeit nicht mehr im System war. Man braucht keine drei Tage Schulung wie bei anderen Programmen.

Wofür nutzen Sie das Controlling-Tool am meisten?

Es geht uns darum, Zeiträume untersuchen und vergleichen zu können. Zum Beispiel für das Thema Auslastung: Sie beschäftigt uns im Moment im Zusammenhang mit den Jahresgebühren, die wir erhöhen müssen. Die Träger erwarten, dass wir schnell Controlling-Zahlen liefern. Daneben kann ich auch Auswertungen über die Bestandsentwicklung fahren, den Zugang einzelner Bestandsgruppen und ihre Auslastung über die Jahre beobachten. Das alles mit wenigen Mausklicks, das macht den Charme aus.

Bleiben wir beim Beispiel Auslastung: Welche konkreten Ergebnisse liefert Ihnen BibReport, wofür nutzen Sie die Auswertungen?

Wenn die Politik – wie jetzt vor der Gebührenerhöhung – nach betriebswirtschaftlichen Kennzahlen wie nach der Auslastung fragt, kann ich einfach sehr viel schneller antworten. Ich kann Auslastung und Einnahmen runterbrechen auf Monate, auf Wochentage, auf Stunden – also sehr fein arbeiten. Das Schöne dabei ist, dass die Abfragen vorformuliert sind und ich unterselektieren kann. Wenn wir die Auslastung der Stadtbibliothek anhand der Öffnungszeiten diskutieren möchten, dann sehe ich auf Knopfdruck: Die Stunden zwischen 10 und 12 Uhr, ab 13 Uhr und zwischen 15 und 16 Uhr sind richtig gut ausgelastet. Fragt die Politik nach zum Beispiel nach dem Donnerstag oder nach dem Monat Juni, bekomme ich mit einem Mausklick die Auswertung dafür. Die Ergebnisse kann ich dann schnell in Excel exportieren und aussagekräftige Grafiken anlegen. Ich kann der Politik sehr schnell sagen, ob es Sinn macht, an wenig ausgelasteten Tagen oder Stunden zu schließen oder zu bisherigen Schließzeiten zu öffnen. Die Vergleichszahlen sind die Grundlage dafür, Folgen von Entscheidungen abzuschätzen und auch den Personaleinsatz zu steuern. Damit können zum Beispiel darauf aufmerksam machen, wenn wir zu manchen Zeiten zu wenig Personal haben.

Bedeutet das, dass BibReport Ihnen etwas Freiheit und auch Sicherheit gibt?

Wir können mit Hilfe von BibReport sehr schnell belastbare Fakten zu gestellten Fragen aufstellen, damit eine gute Entscheidungsgrundlage geben und über diese fundierte Stellungnahme versuchen, Einfluss auf die möglichen Entscheidungsoptionen zu nehmen.

Sie haben schon das einfache Handling und die schnellen Ergebnisse des Tools erwähnt. Was bedeuten diese Vorteile für Ihre tägliche Arbeit?

Auch BIBLIOTHECAplus liefert durchaus eine Menge Statistiken, aber man braucht immer etwas Zeit für die Abfragen. In BibReport kann ich sehr schnell große Zahlenmengen in den Fokus nehmen, im Ausschlussverfahren kleiner machen, auf Zeiträume herunterbrechen und damit eine Aussage treffen. Das alles mit wenigen Klicks, ohne SQL, ohne eine Abfrage zu erstellen. Bei vorigen Bibliotheksfachverfahren musste ich die Datenbanksprache zumindest im Ansatz kennen, um zu wissen, wie man Auswertungen vornimmt. Mit BibReport kann ich mich wesentlich besser und in kürzerer Zeit auf die Fragen der Politik oder Ausschusssitzungen vorbereiten: Die Politik ist es gewohnt, auf ihre Fragen in angemessener Zeit Antworten zu erhalten - und wir sind eine kleine Bibliothek und haben mindestens eine halbe bibliothekarische Stelle zu wenig. Alles, was uns Zeit spart, ist immer ein Gewinn.

Die Bibliothek

• Standort: Bad Oldesloe, Königstraße 32
• Träger: Stadt Bad Oldesloe
• Bibliotheksmitarbeiter: 3 Bibliothekare, 4 Fachangestellte (auf 5,25 Stellen)
• Nutzerpublikum: knapp 4000 Leser und Leserinnen (davon fast ein Drittel Kinder bis 12 Jahre)
• Bibliotheksbesucher pro Tag: 300
• Medien (2013): 41019 Medien (ohne Onleihe)
• Ausleihe/Entleihungen (2013): 311266 pro Jahr
• Computerarbeitsplätze: 6
• Website und Online-Katalog: http://stadtbibliothek-od.de/