中文简体

克莱蒙特学院

增强系统性能的自动图书馆工作流程

克莱蒙特学院图书馆内的学生

“通过使用 OCLC 开发的多个 API,目前,我们校园的财务门户可以直接从 WorldShare 采购获得发票数据,省去了很多手动输入,确保准确性的同时还简化了帐目核对过程。”

Candace Lebel
克莱蒙特学院系统协调员

每学期,克莱蒙特学院图书馆都要保证图书馆存有至少一份七个校区所有课堂上使用的每个标题的副本。“我们有些学生无法负担所有课程资料的费用,”系统协调员 Candace Lebel 解释道。“我们努力保证存有所有所需阅读资料的副本,电子副本优先于纸质副本。”由于调整课程的要求,想要在学期开始前确认所有资料的可用性是一项不小的挑战。

当教师向校园书店提交本学期的阅读资料后,会将其汇编成一份 ISBN 电子表格交给图书馆,以便在本地馆藏中确认这些资料。由于 ISBN 可存在于多个书目记录中或与不同格式的有效标题不同,Candace 和前战略计划和信息技术部主任 Sam Kome 使用 WorldCat 搜索 API 共同开发了一个名为 Cabbie 的本地程序,该程序包含在图书馆 WorldShare® 管理服务 (WMS) 订购中,可在 OCLC 开发人员网络中获取。这是通过编程获取 OCLC API 数据的初次尝试,它使用 ISBN 寻找并输出相应的 OCLC 编号、受限的书目数据以及某条目是否存在于本地馆藏的指示。“我们想要进一步扩展程序,使其能够检索所有相关格式的工作 ID 和 OCLC 编号,以便用于寻找本地馆藏。”Candace 说到,消除手动查找的工作能够大幅度节省工作人员的时间。

编写 Cabbie 程序的经验使得 Candace 开始利用其他 OCLC API 简化工作人员的额外工作流程。“我们在 WMS 中设定临时书架位置时,只能同时设定 100 个条形码。”他说到。“但是如果使用 WMS 馆藏管理 API,我们则可以在学期开始将几千条资源‘添加’到专有课程阅读资料位置中,然后在学期末进行‘删除’,这样能够极大地简化工作流程。”她和一名学生助理合作,成功开发出了这一流程的概念性程序,Candace 十分期待其投入使用。“由于对学习编写代码感兴趣的员工不多,”她说道,“而且我们也没有专门的编程人员,只能依靠学生员工利用 OCLC 各种 API 产品探索出更多的可能性。”

“能够使用 API 浏览器在产品中查询自己的数据,这让我很高兴。”

凭借编写课程阅读资料工作流程改进程序的经验,Candace 还曾使用 OCLC API 从 WorldShare 采购中获得发票和预算信息,将其输入学院的校园财务系统 Workday 中。在此之前,所有输入 WMS 的发票数据均需手动再次输入 Workday。“我们以能够按照主题、采购模式(审批自动发货购买、需求驱动购买或图书馆员选择)和格式查看预算花费的方式构建预算。”她说。预算结构、供应商和发票编号匹配、每个订单上两种不同的销售税以及财务年度内连续出版物的自动支付都使得这一工作流程极为复杂,需要在两个系统之间进行协调。

为了自动化这一流程,Candace 与采购工作人员以及 Workday 实施承包人员合作使用 WMS 采购 APIWMS 供应商信息中心 API 将 WMS 上的发票数据映射至 Workday。

Candace 表示整个过程中采购工作人员的协助极为必要。“我想让他们投入到我们所做的事情上来,由此了解我们为什么要这么做。”随着新工作流程的实施,工作人员很高兴再也无需在两个不同系统中输入发票和支付数据了。她说,“现在,工作人员在 WMS 中完成工作后,Workday 将获取整个 100 行的发票,并且能够正确映射所有资金数据。”“正因为如此,图书馆工作人员节省了大量时间。”

克莱蒙特学院在地图上的位置

图书馆一览

  • 图书馆位于克莱蒙特学院中心位置,为学院 7700 名学生和 3600 名教职员工提供支持,该学院由五个本科文理学院和两个研究生院构成
  • 努力向 2000 多名本科学生提供所有课程的阅读材料以及提供克莱蒙特学院开设的额外研究生课程资料
  • 馆藏包括近 200 万册艺术、人文学科、科学和社会科学领域的藏书,以及 70000 册期刊和上百个数据库、电子书和电子期刊。

相关新闻

照片:SCELC 视频中涉及的图书馆

更好地了解您的馆藏以及如何扩充您的馆藏

了解 SCELC 比较馆藏如何促进资源共享和馆藏开发,以及遵守馆藏保留承诺。

npr-books_thumb

帮助扩大图书馆的影响

了解图书馆员、网络开发人员、社交媒体和合适的 IT 工具如何帮助 NPR 为推荐的图书提供图书馆链接。