Nieuwe voorzitter voor het Wise Gebruikersoverleg
Anne Klop (Huis73) geeft het stokje over aan Siska Peeks (Biblionet Drenthe)
Donderdag 23 maart vond weer het halfjaarlijkse Wise Gebruikersoverleg (WGO) plaats. Deze keer bij Biblionet Drenthe in Assen. Het overleg had als doel om de bevindingen van verschillende werkgroepen, lopende projecten en nieuwe ontwikkelingen voor Wise te bespreken. Dit keer was het een bijzondere vergadering, waarin Anne Klop, de scheidende voorzitter en systeembeheerder bij Huis73 (Den Bosch), het voorzittersstokje overdroeg aan Siska Peeks, applicatiebeheerder bij Biblionet Drenthe. Na afloop van de vergadering spraken we met beide voorzitters over hun ervaringen en visies op het belang van kennisdeling en community-building.
Kennis is er om gedeeld te worden.
Anne is ruim 40 jaar geleden begonnen bij de openbare bibliotheek van Den Bosch. Sinds 10 jaar was hij vanuit die rol ook voorzitter bij het WGO. “In eerste instantie zag ik dat puur als een praktische rol,” vertelt hij. “Zorgen dat alles bij elkaar komt en dat alles geregeld is. Er moet een zaaltje zijn, een uitnodiging verstuurd en een agenda opgesteld.” De rol van voorzitter is echter ook belangrijk om het contact tussen de verschillende partijen te bevorderen. “Een gebruikersoverleg is altijd van belang. Het is een stukje kennisuitwisseling met elkaar en met OCLC. Verhalen delen, kennis uitwisselen, netwerken en mopperen als dat nodig is. Allemaal een heel belangrijk onderdeel van het WGO.”
Afscheid van de bibliotheekwereld
Anne gaat binnenkort met pensioen en hij merkt op dat steeds meer oudgedienden ook stoppen met werken. Dit zijn medewerkers die de ontwikkeling van bibliotheeksoftware vanaf het begin hebben meegemaakt. “Dat is aan de ene kant jammer om te zien, omdat daarmee ook een stukje kennis verdwijnt: waarom zijn de dingen zoals ze zijn? En waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt? Tegelijkertijd zorgt het ook weer voor nieuw bloed en nieuwe ideeën.”
Doorgaan met het leggen van goede contacten
Siska neemt Anne’s rol als voorzitter over. Ze werkt nu ruim een jaar als applicatiebeheerder bij Biblionet Drenthe. “Ik vind het heel belangrijk dat de continuïteit van dit overleg behouden blijft, want als je geen voorzitter hebt, dan valt de gemeenschap uit elkaar,” zegt ze. “Je ziet een groep uitstromen en je krijgt een groep die nieuw binnenkomt. Hoe blijf je ervoor zorgen dat de kennis wordt overgedragen aan de nieuwe groep? Mensen die al langer als applicatiebeheerder van Wise werken, weten dat een bepaalde verandering soms grote gevolgen kan hebben op een andere plek in het systeem. Dus we moeten ervoor zorgen dat die kennis behouden blijft.”
Samenvoegingen van systemen en organisaties
Het aantal vertegenwoordigers binnen het WGO is de afgelopen jaren afgenomen, doordat steeds meer bibliotheken het beheer van Wise uit handen geven aan een provinciale ondersteuningsinstelling (POI). Het aantal individuele afnemers van Wise wordt daarmee lager, maar de systemen zelf een stuk groter. “Als bibliotheek sta je direct in contact met de eindgebruiker. Als POI sta je daar iets verder vanaf,” vindt Anne. “Het is daarom extra belangrijk dat bibliotheken in contact blijven met hun POI om ervoor te zorgen dat de wensen van de gebruiker aan de orde worden gebracht in het overleg.”
De rol van de POI bij het in kaart brengen van wensen
POI’s borgen het perspectief van de eindgebruiker door goede samenwerking met de bibliotheken uit het netwerk om zo input op te halen en mee te nemen naar het WGO. Siska noemt als voorbeeld de POI waar zij voor werkt. “Biblionet Drenthe is een POI en heeft ook eigen bibliotheken. Dat is een beetje een andere situatie dan bij de meeste andere POI’s. Met ons eigen netwerk van bibliotheken hebben we elk kwartaal een overleg. Daar komen punten naar voren die we vervolgens inbrengen binnen het WGO. Je moet goed in verbinding staan met je netwerk.”
De komst van het WDO
Tijdens het voorzitterschap van Anne hebben directies van verschillende openbare bibliotheken, POI’s en OCLC het Wise Directeurenoverleg (WDO) opgericht. “Dat vind ik een prima ontwikkeling,” vertelt Anne. Het WDO stimuleert volgens hem het contact tussen de functioneel beheerder(s) en de directie. “Zo kun je vanuit de applicatiebeheerders verslag uitbrengen aan de directie en vice versa. Je luistert als voorzitter ook mee, licht dingen toe en stelt vragen als dat nodig is. Ik droeg er dan ook altijd zorg voor dat de presentaties en verslagen van het WDO ook weer met het WGO worden gedeeld. Het is belangrijk dat functioneel beheerders de stukken en agenda van het WDO krijgen, zodat ze zelf naar hun eigen directie kunnen gaan als bepaalde thema’s extra aandacht vragen.”
Wise werkt
Als directeur van een organisatie heb je veel onderwerpen om aan te denken. Wise is daar een onderdeel van. Deelname aan het WDO en WGO is daarom belangrijk. Net als onderlinge afstemming. "Wise werkt gewoon goed. Het werkt bijna altijd en als directeur merk je er dus eigenlijk niet zoveel van,” vult Siska aan. Tegelijkertijd kan het zijn dat sommige dingen zo vanzelfsprekend zijn, dat je er helemaal niet bij stilstaat dat je daarvoor Wise gebruikt. “Daarom is het als applicatiebeheerder goed om dat soort dingen onder de aandacht te brengen en intern te bespreken.”
Samenwerking tussen WGO, WDO en OCLC
Siska en Anne zijn tevreden over de samenwerking tussen het WGO, WDO en OCLC. “Als voorzitter moet je het natuurlijk ook wel een beetje aantrekkelijk maken. Ervoor zorgen dat er dingen op de agenda staan waarvan mensen denken: hé, dat is toch wel nuttig om te komen. Door een goed WGO en het delen van informatie zorg je er ook weer voor dat functionele beheerders en directie elkaar weer voeden met informatie,” aldus Anne.
Kennis opdoen van de stand van zaken en achtergronden
Goede communicatie tussen de verschillende groepen en OCLC is daarom belangrijk. “Ik vind de wensenwerkgroep heel goed werken. Er zijn korte lijntjes, we hebben inspraak in wat de ontwikkelingen en prioriteiten zijn en krijgen goed uitgelegd waarom bepaalde keuzes worden gemaakt,” zegt Siska. “We worden meegenomen in de ontwikkelingen van Wise. Je weet wat er gebeurt, hoever iets is en wat er moet worden gedaan om bijvoorbeeld Single Identity te bouwen. Ik denk dat dat heel waardevol is voor het begrip, te weten wanneer iets komt en wat dat voor je eigen organisatie gaat betekenen.”
En wat vonden ze van het vorige WGO?
Anne kijkt uit naar de vernieuwde schoolWise-portal en de koppeling met ParnasSys. "Die koppeling kan onze bibliotheek veel tijd besparen, omdat heel veel scholen binnen ons werkgebied met dat systeem werken." Siska is blij met de opkomst van het overleg en vindt dat er veel interessante informatie is gedeeld.
Namens het hele team van OCLC willen we Anne bedanken voor zijn werk en onmisbare inzet voor het WGO. Hij heeft het WGO met passie geleid. We wensen hem het allerbeste toe. Tegelijkertijd willen we Siska heel veel succes wensen als nieuwe voorzitter van het WGO. We kijken er naar uit gezamenlijk verder te blijven werken aan de toekomst.
Hoe zat het ook alweer: WDO, WGO en Wensenwerkgroep
Het Wise Directeurenoverleg (WDO) fungeert als samenwerkend platform voor Nederlandse Wise-bibliotheken. Directeuren van POI’s en individuele bibliotheken die Wise afnemen via OCLC hebben zitting in het halfjaarlijkse overleg. Het WDO is in belangrijke mate richtinggevend voor de prioriteitstelling van de strategische ontwikkelingen van Wise in Nederland. Zo kan Wise de openbare bibliotheken in het snel veranderende landschap zo goed mogelijk ondersteunen met ontwikkelingen en innovaties.
Het Wise Gebruikersoverleg (WGO) bevordert samenwerking en kennisuitwisseling tussen functioneel beheerders van bibliotheken en POI’s. De gebruikersgroep organiseert zelf het overleg. OCLC is erbij aanwezig om vragen te beantwoorden en ontwikkelingen te presenteren. Binnen het WGO zijn daarnaast diverse werkgroepen om bepaalde onderwerpen gedetailleerd te bespreken. Denk aan de werkgroepen voor de catalogus/bestel, schoolWise/mediatheekWise en privacy/security.
POI’s hebben daarnaast intensief contact met de directies en medewerkers van bibliotheken die Wise afnemen via hun organisatie. Zij brengen de wensen namens de bibliotheken uit hun netwerk in.De Wensenwerkgroep speelt bij zowel het WDO en WGO een belangrijke rol. Hierin worden ingediende ideeën besproken en getoetst:
- Bibliotheken die Wise afnemen via een POI delen hun wensen en vragen met de eigen POI. De POI organiseert bijvoorbeeld een eigen overleg of inventariseert wensen via andere kanalen.
- Applicatiebeheerders en directie van POI’s en bibliotheken die Wise afnemen via OCLC bespreken intern hun wensen voor Wise.
- Elke organisatie die Wise afneemt bij OCLC, dient wensen in bij de Wensenwerkgroep. In de Wensenwerkgroep zitten medewerkers van bibliotheken en POI’s. Ook medewerkers van OCLC schuiven bij de overleggen aan.
- De werkgroep bespreekt de ingediende wensen en kijkt naar het gemeenschappelijk belang, prioriteiten en haalbaarheid. Ook kijken we naar de beschikbare ontwikkelcapaciteit en functionaliteiten.
- De wensenwerkgroep brengt verslag uit op het WGO, het centrale overleg van de gebruikersgroep.
- De voorzitter van het WGO deelt de bevindingen op het WDO. Indien nodig worden wensen, strategische en beleidsmatige keuzes voorgelegd.