Bibliotheekmateriaal uit de hele wereld leveren alsof het niets is

Seaside, Oregon is maar een klein stadje, waarvan de meeste bewoners vakantiegangers zijn. Het is dus niet echt een plek waar mensen zouden zoeken naar moeilijk te vinden bibliotheekbronnen. Maar Seaside Public Library beschikt over een uitstekend programma voor interbibliothecair lenen (IBL) doordat ze WorldShare^® Interlibrary Loan gebruiken. De bibliotheek honoreert gemiddeld 68% van de leenaanvragen en binnen 20 uur. Ter vergelijking: de meeste openbare bibliotheken honoreren gemiddeld 25-30% van de leenaanvragen en binnen 3 dagen, volgens de gegevens van OCLC.

Circulatie-assistente Connie Word is het enige personeelslid die interbibliothecaire leenaanvragen afhandelt binnen deze kleine bibliotheek. En het is niet haar enige taak. "Ik ben verantwoordelijk voor de leenaanvragen en voor te late items," legt ze uit. "En ik zit uiteraard een paar uur per dag aan de balie." Wat haar geheim is? Ze vindt haar werk gewoon leuk. "Gebruikers vullen niet altijd alles goed in" bij hun aanvraag, vervolgt Connie. "Soms klopt de titel niet, of de auteur. Het is soms net detectivewerk. En dat vind ik het leuke eraan." En het doet haar ook genoegen als ze aanvragen van andere bibliotheken kan honoreren met items uit de collectie van Seaside.

Connie gebruikt WorldShare ILL zo vaak dat de tool voor haar essentieel is voor haar werk. "Het doet wat het doet, en het werkt goed," zegt ze simpelweg. "Als ik 's morgens binnenkom en de website open om te kijken of er aanvragen zijn binnengekomen, dan kan ik die vanaf daar verder verwerken." Seaside heeft een speciale collectie jazz-cd's, die Connie zo vaak uitleent dat ze een aantal van de bibliotheekmedewerkers die deze regelmatig aanvragen bij hun voornaam noemt, zoals medewerkers van Loudoun County, Virigina; Bellingham, Washington; Buffalo, New York en St. Louis, Missouri. "We proberen op een gezellige manier met bibliotheken in contact te blijven," legt ze uit.

Connie volgt een aantal specifieke stappen om de aanvragen efficienter te verwerken. Zo doen de gebruikers van Seaside zelf hun IBL-aanvragen vaak via een papieren formulier in de bibliotheek en niet via de website. Connie houdt deze formulieren bij in mappen—in wachtrij, ontvangen, teruggebracht—met een afdruk van de WorldShare ILL-aanvraag. Daarnaast houdt ze bij welk boek dat uitmaakt van een serie een gebruiker aanvraagt. Vervolgens vraagt zij proactief de volgende aan, zodat het er ongeveer is wanneer de gebruiker die ervoor uit heeft. En om geld te besparen hergebruikt ze voor verzending dozen van dvd's en ander materiaal.

Dankzij interbibliothecair lenen hebben de gebruikers van Seaside gratis toegang tot informatiebronnen waar de bibliotheek geen ruimte voor heeft, zoals speciale kunstboeken en oudere monografieën. "Ik denk niet dat onze gebruikers begrijpen hoeveel tijd en kosten er gemoeid zijn met IBL. Ze willen gewoon wat ze willen," aldus Connie. Maar ik vind het leuk werk. En ik weet dat zowel de gebruikers van Seaside als andere bibliotheken blij zijn met haar inspanningen. "Veel mensen beseffen wel dat het een uitzonderlijke service is en zeggen dat ook," vertelt ze.

Bibliotheek in een oogopslag

• Steunt een gebruikersgemeenschap van circa 6.000 bewoners en vakantiegangers met gemiddeld vier gemeenschappelijke projecten per week
• Gemiddeld bijna 38 bezoeken per jaar per biebkaarthouder
• Collectie bevat ruim 50.000 items, waarvan 23% dvd's