University of Saint Francis
In een paar klikken informatiebronnen delen
"Omdat Tipasa online is, kan ik er vanuit huis in werken, of wanneer ik weg ben naar een congres. Ik kan dus altijd inchecken om te zien of alles goed gaat. En als er iemand hulp nodig heeft, dan kan ik snel even in Tipasa kijken om het op te lossen of het item op te halen. Het is zo fijn dat ik er op elk moment bij kan."
Barbara Chen, specialist informatiedeling
De University of Saint Francis werkte al jaren met een client-based systeem voor interbibliothecair lenen. Dat systeem bood weliswaar goede ondersteuning voor de studenten, maar de medewerkers konden geen technische ondersteuning krijgen. "Het systeem werd door onszelf gehost en er waren veel personeelswisselingen geweest op onze IT-afdeling," licht specialist informatiedeling Barbara Chen toe. "Er waren dus nog maar weinig mensen die het systeem kenden."
Barbara greep haar kans om early adopter te worden van Tipasa®, deels omdat het in de cloud werkt en de bibliotheek dan niet langer afhankelijk is van de IT-afdeling van de universiteit. Toen Tipasa eenmaal was geïmplementeerd en ze het een tijdje had kunnen ervaren, zei ze: "De workflow is eenvoudiger dan voorheen. We hoeven veel minder stappen te doorlopen. Omdat je minder hoeft te klikken, voelt het alsof je overal veel sneller komt." De studenten die in de bibliotheek helpen, zeiden haar hetzelfde. "Het maakt alles zoveel makkelijker voor ze. En het kost minder tijd om ze bekend te maken met het systeem."
"De studenten geven aan dat ze erg blij zijn met het systeem omdat ze minder hoeven te klikken. Ze kunnen de aanvragen nu makkelijker verwerken."
Een van de aspecten die Barbara Chen het meest waardeert, zijn de leningen waarvoor geen bemiddeling nodig is, met name voor bibliotheken uit haar consortium. "Ik heb mijn instellingen zo geconfigureerd dat als we een item bezitten in onze collectie, dat het dan automatisch naar documentlevering gaat," geeft ze aan. "Ik hoef het dus zelf niet te verplaatsen. Het gaat gewoon automatisch." Verder is ze zeer te spreken over de 50 aanpasbare opmerkingen die OCLC heeft toegevoegd om vragen van gebruikers snel te kunnen antwoorden. Deze helpen haar uit te leggen waarom een aanvraag is afgewezen. "Daar word ik zo blij van. Het was namelijk nooit leuk om ook maar één afwijzingsmelding te hebben."
Zelfs met minimale ondersteuning van de IT-afdeling van de universiteit geeft Barbara aan dat "de implementatie heel goed ging". Nu worden de regelmatige updates voor Tipasa automatisch via de cloud verzorgd. "Nu is onze grootste uitdaging om op de hoogte te blijven van alle updates en te zorgen dat ik op de hoogte blijf." Voor andere bibliotheken die overwegen om over te stappen op de cloudservice, zegt ze: "Bibliotheken die de hosting in eigen beheer hebben, kan ik absoluut aanraden om over te stappen. Dan werk je met de experts van OCLC die het programma beter kennen dan de IT'ers van je eigen instelling."
Services die de University of Saint Francis afneemt
WorldShare Management Services
- Bedient een particuliere katholieke universiteit met circa 2.300 studenten (op de campus en online)
- De collectie bestaat uit ruim 68.000 printvolumes, inclusief abonnementen voor ruim 450 tijdschriften en toegang tot 200.000 e-books
- De speciale collecties bevatten veldonderzoeken van onderzoek in de Bahama's, evenals historische bronnen over de universiteit en de voormalige landeigenaars van de grond waarop de universiteit nu staat
Gerelateerde verhalen
Makkelijker informatiebronnen delen door in de cloud te werken
Hoe Ohio Wesleyan University de dienstverlening verbeterde door hun IBL-processen te verplaatsen naar de cloud.