Toegang tot bibliotheekbronnen tijdens een overgangsperiode

De bibliotheekmedewerkers van Missio Seminary wisten vooraf wel dat het verhuizen van de bibliotheek naar een andere stad een enorme klus zou zijn. Omdat het nieuwe bibliotheekgebouw veel kleiner was, moesten ze eerst hun fysieke collectie drastisch verkleinen, zonder de toegang van studenten en docenten tot bronnenmateriaal te beperken. Bovendien zou er zeker één semester zijn waarin het grootste deel van de campus al naar Philadelphia was verhuisd, terwijl de bibliotheek nog op de oude campus, 50 kilometer verderop, was. "Ik denk eerlijk gezegd niet dat het mogelijk was geweest zonder de rapporten in WMS [WorldShare^® Management Services] en de mogelijkheden voor externe toegang in WorldCat^® Discovery," vertelt Lydia Putnam, Webmaster en Technical Services Coördinator.

Het personeel had al enige ervaring met het ondersteunen van externe gebruikers. "Onze lessen zijn allemaal hybride met een online component, en we hebben voor elke klas koppelingen naar cursusmateriaal in WorldCat Discovery opgezet", zei Lydia. “Wat ons ook echt heeft geholpen om onze dienstverlening zelfs vanuit een andere stad voort te kunnen zetten, was onze deelname aan de Digital Theological Library, de organisatie achter de Open Access Digital Theological Library. We konden onze studenten binnen een paar uur toegang geven tot letterlijk miljoenen bronnen door simpelweg collecties te activeren in WorldShare Collection Manager."

Lydia en de Director of Library Services, Rachel McConnell, hadden er alle vertrouwen in dat elektronisch bronnenmateriaal een antwoord kon zijn op het grootste deel van de onderzoeksbehoefte. Dus begonnen ze de fysieke collectie kleiner te maken. "Ons doel was om boeken te behouden die ingingen op de belangrijkste onderwerpen van onze gebruikers," aldus Rachel. Dankzij de uitgebreide inventarisrapporten in WMS kon Lydia nauw samenwerken met medewerkers van de verschillende faculteiten om boeken voor hun vakgebied te evalueren. "Vaak vroegen ze dan: 'Uit welk jaar komt dit boek?' 'Hoe vaak wordt dit boek gebruikt?' 'Heeft iemand anders het boek ook?' En ik kon deze vragen heel eenvoudig beantwoorden."

In slechts negen maanden tijd hebben Rachel en Lydia de fysieke collectie met meer dan 78% teruggebracht tot ongeveer 12.000 boeken. "Als je nu naar de bibliotheek gaat, vind je meteen wat je zoekt. De kasten zijn beter en op onderwerp ingedeeld," zei Rachel. "Missio biedt veel lessen in de avonduren voor mensen met een baan en er zijn hybride lessen. De meerderheid van de studenten geeft echt de voorkeur aan het elektronische platform omdat ze op elk gewenst moment toegang hebben tot het lesmateriaal." Lydia bevestigt: "We kunnen onze studenten in Afrika of Australië bijna hetzelfde ondersteuningsniveau bieden als onze lokale studenten."

Rachel en Lydia hebben de verhuizing van de bibliotheek in januari 2020 afgerond. 'We hebben de boeken op maandag verhuisd en ik had ze meteen kunnen uitchecken toen ze woensdag van de karren kwamen", zei Rachel. Om er zeker van te zijn dat alle 12.000 boeken waren verhuisd, maakte ze een inventaris op met behulp van de Digby-app van WMS. "In plaats van een karretje door deze veel kleinere ruimte te duwen, hoef ik alleen maar op mijn telefoon te klikken", zei ze.

Rachel en Lydia hebben WorldCat Discovery ook gebruiksvriendelijker gemaakt door bijvoorbeeld de knoppen voor het aanvragen van een item en een interbibliothecair leenitem op dezelfde locatie te plaatsen, afhankelijk van het feit of Missio eigenaar is van het item. Rachel waardeert dat “studenten zich dankzij WorldCat Discovery erg onafhankelijk voelen, zelfs wanneer ze uitgebreid onderzoek doen. Ze kunnen op elk moment van de dag of nacht vinden wat ze nodig hebben".

Locatie

• Philadelphia, Pennsylvania, Verenigde Staten

Bibliotheek in een oogopslag

• Ondersteunt een christelijk seminarie met minder dan 200 studenten, voornamelijk werkende professionals die een theologische opleiding op universitair niveau willen afronden
• Biedt LIB101, een online inleiding tot bibliotheekservices
• Werkt samen met meer dan 100 bibliotheken via de ATLA-, SEPTLA- en TCLC-consortia