De Keio Universiteit in Japan
Samenwerking van bibliotheken inspireert verandering
"Door de bijeenkomsten van de OCLC Research Library Partnership bij te wonen blijven wij het beste op de hoogte van de vooruitgang die in andere bibliotheken wordt geboekt. Wij horen daar zoveel dat wij na terugkeer kunnen gebruiken om verandering sneller door te voeren. We waren hogelijk verbaasd dat die drie dagen zo'n verschil maakten."
Hideyuki Seki
Manager van het Mita Media Center
De medewerkers van de bibliotheek van de Keio Universiteit in Tokio raakten geïnspireerd door wat zij hoorden tijdens een workshop georganiseerd door OCLC Research in 2013, Past Forward! Meeting Stakeholder Needs in 21st Century Special Collections. De manager van het Mita Media Center van de universiteit, Hideyuki Seki, de algemeen directeur, Shigehiko Kazama en de bibliothecaris van de universiteit, Shunsaku Tamura, namen deel aan de workshop waarin werd besproken hoe men wetenschappelijke onderzoekers toegang kan geven tot de speciale collecties.
"Wij waren altijd overbezorgd over onze zeldzame boeken," zei Hideyuki. "Het Mita Media Center heeft een grote collectie zeldzame uitgaven, maar onze medewerkers waren er zo op gespitst deze te bewaren voor toekomstige generaties, dat zij gebruikers maar mondjesmaat toestonden ze te bekijken. Maar tijdens de Past forward! bijeenkomst werd er natuurlijk gediscussieerd over hoe zeldzame boeken kunnen worden gebruikt voor onderwijs en andere geïnteresseerde gebruikers. Dat maakte grote indruk op ons", voegde Hideyuki er aan toe.
Toen zij zagen hoe bibliotheekgebruikers de speciale collecties bekeken in de Beinecke Rare Book and Manuscript Library van Yale University, waar de Past forward! workshop plaatsvond, zagen Hideyuki en zijn collega's in de praktijk, dat ook zij hun collecties vaker voor onderzoek open kunnen stellen. "Er vonden zoveel colleges plaats in de bibliotheek", zo noteerde hij. Ook had hij bewondering voor 'hun manier om hun zeldzame boeken aan hun gebruikers te tonen'. De medewerkers van de Keio Universiteit woonden een workshop bij over in hoeverre je speciale collecties open kunt stellen, waarbij ook het gebruik van dergelijke collecties voor onderwijs en fundraising aan de orde kwam en de nauwe band tussen de bibliotheek en de missie van een universiteit.
"Wij zijn er van overtuigd, dat als we onze studenten toestaan deze rijkdommen met hun ogen te bekijken en met hun handen aan te raken, zij een inspirerende en betekenisvolle ervaring rijker zijn in het beginstadium van hun wetenschappelijke interesse. Dat is een positieve ervaring die direct aansluit bij de wetenschappelijke opdracht van de universiteit."
De Past forward! workshop bracht de Keio medewerkers ertoe voortaan toegang tot hun zeldzame boeken en speciale collecties te stimuleren. "Toen we de workshop hadden bijgewoond," lichtte Hideyuki toe, "beseften we dat met 'speciaal' niet alleen wordt bedoeld dat de werken zeldzaam zijn. Het zijn speciale collecties omdat zij onderdeel zijn van de missie van de universiteit." De bibliotheek wijzigde de naam van haar Afdeling Zeldzame Werken in Afdeling Speciale Collecties en begon "talloze discussies over hoe deze afdeling toegankelijker te maken en meer bekendheid te geven", zei hij. Sindsdien worden de speciale collecties door de universiteitsbibliotheek actief gepromoot bij het wetenschappelijk personeel en worden groepen studenten uitgenodigd voor colleges in de bibliotheek.
Deze veranderingen hebben ervoor gezorgd dat de speciale collecties een duidelijker plaats hebben gekregen overeenkomstig de missie van de universiteit. Tevens zijn er meer middelen beschikbaar gekomen voor het (wetenschappelijk) personeel van de universiteit. Maar de bibliotheek heeft het oorspronkelijke doel, conservering, niet uit het oog verloren. Zoals Hideyuki uitlegt, "We denken evenwicht hier zeer belangrijk is - het evenwicht tussen openstelling en conservering."
Services die Keio University afneemt
Bibliotheekpartners van OCLC Research
FirstSearch/WorldCat Discovery
- De Keio Universiteit, die werd gesticht in 1858, is de oudste universiteit van Japan.
- Het Mita Media Center (de belangrijkste bibliotheek van Keio) vierde zijn 100-jarig bestaan in 2012
- De collecties van het Mita Media Center bevatten in totaal 2,8 miljoen items (de zes Keio bibliotheken gezamenlijk bevatten meer dan vijf miljoen items)
- De Keio universiteitsbibliotheek is een partner in het Google Books Library Project en heeft 80.000 boeken aan Hathi Trust bijgedragen