De eigen collectie als service aanbieden

De bibliotheek van de Erasmus Universiteit Rotterdam was er klaar voor om over de eigen vooroordelen heen te stappen. "We besloten dat we de focus van onze collectie wilden verleggen naar onze diensten en dan met name onze onderzoeksdiensten", licht Matthijs van Otegem, de voormalig Managing Director van de universiteitsbibliotheek toe. "We hadden een systeem nodig waarmee we onze collecties konden beheren en automatisch verwerken, zodat wij ons konden richten op onze nieuwe kerntaken: online leren, onderzoeksondersteuning en ondersteuning bij studiebeurzen." Dankzij WorldShare^® e-Services was het voor onze bibliotheek mogelijk om de ontwikkeling en het onderhoud van de collectie te vereenvoudigen, waardoor wij deze nieuwe prioriteiten konden oppakken.

De bibliotheekmedewerkers wisten al dat onze e-resources 100x meer werden gebruikt dan gedrukt bronnenmateriaal. "De traditionele diensten worden steeds minder vaak gebruikt en daar maken we geen geheim van," aldus Matthijs. Dankzij WorldShare e-Services kan de bibliotheek beginnen om gedrukt bronnenmateriaal langzaam maar zeker te verwijderen, terwijl we een bestelsysteem invoeren voor onze onderzoeksmedewerkers, waardoor de collectie optimaal voorziet in de materialen die de docenten en studenten het hardst nodig hebben. "Ze krijgen nu makkelijk toegang tot WorldCat^®," vertelt Matthijs, "zodat ze kunnen zien of ze een boek willen bestellen, of de bibliotheek het al besteld heeft... of ze kunnen simpelweg een verzoek aanmaken of het op ons budget bestellen, waarna zij het eerst zelf gebruiken en het daarna aan ons doorgeven. Dat is slechts één van de nieuwe diensten die we nu kunnen bieden, nu we WorldShare e-Services gebruiken."

"Wij zien een trend dat de informatie uit alle mogelijke hoeken komt en dat die informatie overal beschikbaar moet zijn", gaat Matthijs verder. Zoals Eugenie van den Hoven, projectmanager bibliotheekinnovatie, uitlegde: "We hebben EZproxy^® geïmplementeerd om het makkelijker te maken toegang te krijgen tot de collectie van buiten de universiteit. Dit helpt mensen ook beter om waar en wanneer zij dat willen, te studeren." Matthijs voegt toe dat het beheren van licenties voor e-resources weliswaar belangrijk is, "toch is het veel belangrijker om deze licentievoorwaarden te exporteren binnen de context van de gekozen leermaterialen." En WorldShare License Manager helpt de bibliotheek bij de automatisering daarvan.

Al deze efficiency heeft ertoe bijgedragen dat het bibliotheekpersoneel van de Erasmus Universiteit nu op een andere manier aankijkt tegen bibliotheekdiensten. “Eerst hadden we een gebouw en informatie, en werden mensen geacht naar ons gebouw te komen. Vervolgens gingen we digitaliseren en werden mensen geacht naar onze website te komen," aldus Matthijs. Maar nu "is er geen vast ingangspunt meer... Aan ons de taak om ons aan te passen.” Hij vervolgt: "We namen het initiatief om teams te vormen met mensen uit verschillende [universiteits]afdelingen om andere ervaringen op te doen en om samen tot verbetering te komen." Het bibliotheekpersoneel werkt ook nauw samen met de coördinatoren van het studieprogramma en zoekt manieren om nieuwe en bestaande programma's te ondersteunen met informatie, online modules, video's en ander bronnenmateriaal. WorldShare e-Services heeft de bibliotheek in staat gesteld om "de collectie als service" aan te bieden," gaat Matthijs verder. "Dat is iets nieuws. Dat vonden we geweldig. En wij zijn enorm enthousiast over de nieuwe mogelijkheden die nu binnen ons bereik komen."

Overzicht van deze bibliotheek

• Bestaat uit een hoofdbibliotheek op de Woudestein-campus en drie faculteitsbibliotheken op twee andere locaties
• Uitleningsstatistieken voor 2014: o.a. 3,4 miljoen downloads van volledige tijdschriftartikelen en 36.000 uitleningen
• Heeft een renovatieproject aangenomen waarmee de bibliotheek een nieuwe invulling kan geven aan de ruimte en technologie