Nederlands

Resource sharing tijdens COVID-19 lockdown

Crisis of niet — we doen wat we kunnen

Begin 2020 sloten bibliotheken over de hele wereld hun deuren bijna van de ene op de andere dag om bibliotheekgebruikers en
-medewerkers te beschermen tegen COVID-19.

Dit tot dan toe ongekende besluit zorgde ervoor dat sommige bibliotheken probeerden te bedenken hoe zij hun dienstverlening konden voortzetten, terwijl hun personeel vanuit huis werkte. Medewerkers van bibliotheken die al met systemen in de cloud werkten, konden het makkelijkst overschakelen naar thuiswerken. Verschillende IBL-medewerkers deelden hun ervaringen met Tipasa om aanvragen te blijven beantwoorden tijdens deze periode. Hierdoor bleven hun gebruikers toegang hebben tot de informatie die zij nodig hebben.

covid-tipasa_feature


Amherst, New York, VS

Kara McGuire zit op haar veranda IBL-aanvragen te beantwoorden met Tipasa.
Kara McGuire zit op haar veranda IBL-aanvragen te beantwoorden met Tipasa.

Kara McGuire, adjunct-directeur van de bibliotheek van Daemen College, weet hoezeer de studenten de bibliotheek waarderen. "Ze komen er graag om te studeren," vertelt ze. "Zelfs als het sneeuwt!" Het was voor studenten en docenten echt lastig dat de bibliotheek dicht moest vanwege de coronacrisis. Maar Kara zorgde via Tipasa dat de studenten nog steeds het bronnenmateriaal in handen kregen dat zij nodig hadden. Het tempo waarin zij IBL-aanvragen honoreerde door elektronisch bronnenmateriaal en scans te leveren, bleef onveranderd. Dankzij Tipasa kan ze het meeste werk vanuit huis doen, dus hoefde ze maar een paar uurtjes per week naar de bibliotheek te gaan. "Met ons vorige systeem zou dit onmogelijk zijn geweest," vervolgt ze.

"Tipasa maakte het mogelijk om even veel aanvragen te honoreren en items aan onze studenten te leveren als voorheen. Dat werkte allemaal uitstekend."

Kara McGuire, adjunct-direteur, Daemen College

"Tipasa is echt geweldig, omdat ik aanvragen vanuit huis, vanaf de bank of de veranda, kan honoreren. Ik verwerkte de ene aanvraag na de andere en werkte aan de statistieken. En onze IT-afdeling hoefde niet eens een speciale VPN-connectie te regelen."

 

Kara McGuire
Adjunct-directeur, Daemen College


Gloucestershire, Engeland

Op het moment van de lockdown door COVID-19, besloten de medewerkers van de bibliotheek van de University of Gloucestershire dat zij geen fysieke items zouden leveren. In plaats daarvan besloten ze om alleen het aanvraagformulier voor elektronisch bronnenmateriaal beschikbaar te stellen via Tipasa. Heel af en toe kregen ze nog wel een aanvraag voor een fysiek item, maar in die gevallen werkten ze met de gebruikers om specifieke stukken alsnog elektronisch aan te leveren. Meldingen voor te laat inleveren werden uitgezet, zodat de gebruikers niet onnodig werden opgejaagd met aanvragen om items te retourneren. "Het uitschakelen van te-laat-meldingen in Tipasa was zo makkelijk," vertelt IBL-medewerker Debs Jones-Davis. "Die meldingen uitschakelen en overstappen naar 'e-only' was de beste aanpak voor ons."

"Ik denk dat Tipasa ons het leven een stuk eenvoudiger heeft gemaakt."

Debs Jones-Davis, IBL-medewerker, University of Gloucestershire

University of Gloucestershire
De University of Gloucestershire kan ook bij een volgende crisis weer rekenen op het cloudsysteem Tipasa.

"Tipasa heeft heel goed uitgepakt. Ik denk dat we Tipasa opnemen in ons plan van aanpak bij volgende rampen."

 

Debs Jones-Davis
IBL-medewerker, University of Gloucestershire
Lees meer over wat Deb van Tipasa vindt


Broken Arrow, Oklahoma, VS

Bibliotheek van de Northeastern State University
De bibliotheek van Northeastern State University zette hun IBL-diensten voort via Tipasa zonder dat er personeel in de bibliotheek aanwezig was.

De bibliotheek van Northeastern State University moest vlak na de voorjaarsvakantie sluiten. Brandon Martin, IBL-coördinator, schakelde alle ophaalmeldingen voor geleend materiaal uit, evenals het aanvraagformulier voor fysieke items. Dit was zo simpel als de vinkjes bij bepaalde velden in de Tipasa-configuratie weghalen. Afgezien van de verschuiving naar uitsluitend digitale uitleningen, veranderde er weinig aan de werkprocessen op zijn afdeling. Nu gebruiken ze speciale COVID-19 annulerings- en quarantainetags, zodat Brandon met een snelle lijstweergave kan zien waar items in het proces zijn. Alle medewerkers leverden fantastisch werk vanuit huis. Zelfs als hun laptop niet werkte of internetconnectie wegviel, gingen ze door. Ze beantwoordden de leenaanvragen in Tipasa gewoon vanaf hun telefoon. "Het was zo'n naadloze en flexibele werkervaring. Ik weet echt niet wat we hadden moeten doen zonder Tipasa."

"Ik gebruik Tipasa nu ongeveer een jaar vanuit huis en de werkprocessen zijn precies dezelfde. In plaats van in te loggen op kantoor, log ik nu thuis in. We hebben amper iets gewijzigd aan onze werkprocessen voor digitaal uitlenen."

Brandon Martin, instructeur bibliotheekdiensten, systeembeheerder en IBL-coördinator, Northeastern State University

"Tipasa is vooral geweldig voor onze medewerkers in de risicogroep, die aanvragen vanuit huis kunnen verwerken, buiten openingstijden naar de bibliotheek komen om pagina's in te scannen en de aanvraag dan verder vanaf huis weer voltooien. Dankzij Tipasa hoeven ze amper op de campus te zijn."

 

Brandon Martin
Instructeur bibliotheekdiensten, systeembeheerder en IBL-coördinator, Northeastern State University


Norwich, Engeland

Ondanks het feit dat de bibliotheek vanwege de coronacrisis moest sluiten, bleef het aantal IBL-aanvragen bij de bibliotheek van de University of East Anglia onveranderd. De bibliotheek besloot alleen nog aanvragen voor elektronisch bronnenmateriaal toe te staan. Tegelijkertijd wilden ze pas e-books aanschaffen ter vervanging van fysieke items als dat nodig zou zijn. Voordat ze overstapten naar het online cloudsysteem Tipasa, hadden de medewerkers nooit hetzelfde honorerings- en serviceniveau kunnen bieden voor zoveel aanvragen. En dankzij Tipasa is het ook makkelijk om items op te vragen in het buitenland. Toen vrijwel alle bibliotheken in eigen land hun IBL-activiteiten volledig moesten staken, was dat van grote waarde.

"Wij waarderen vooral het internationale aspect van Tipasa. We kunnen items uit de hele wereld aanvragen."

Alison Dyer, bibliotheekmedewerker digitale services, University of East Anglia

Zoë White kon vanuit huis e-resources blijven leveren
Zoë White kon vanuit huis e-resources blijven leveren, dankzij Tipasa.

"Een jaar geleden hadden we niet vanuit huis kunnen werken en dan ook nog aanvragen kunnen beantwoorden. Onze systemen werkten toen niet in de cloud. Tipasa heeft zich de afgelopen tijd echt bewezen, omdat we echt alleen nog maar met digitale bronnen wilden werken."

 

Zoë White
Senior assistent collecties, University of East Anglia


Dubuque, Iowa, VS

Bibliotheek van Loras College
IBL-medewerkers van Loras College konden hun dienstverlening voorzetten dankzij Tipasa, terwijl ze amper op de universiteit hoefden te zijn.

De bibliotheek van Loras College moest dan wel worden gesloten door de coronacrisis, maar de IBL-diensten gingen onverminderd door. De IBL-medewerkers pasten zich makkelijk aan de nieuwe situatie aan en konden voornamelijk vanuit huis werken. "Tipasa is een clouddienst, dus hebben we geen VPN-connectie nodig. Bovendien is Tipasa zo makkelijk te gebruiken," vertelt Heidi Pettitt, bibliotheekmedewerker toegangsdiensten en speciale collecties. IBL-coördinator Lisa Finnegan licht toe: "We hebben moeten instellen dat items langer uitgeleend konden worden, maar dat was het dan ook wel." Eens per week gaat zij naar de bibliotheek om fysieke items te verwerken en hoofdstukken uit boeken te scannen, omdat daar veel IBL-aanvragen voor zijn. Toen Lisa kortdurend met verlof was, kon Heidi haar collega's snel trainen in het gebruik van Tipasa via videobellen. "IBL was waarschijnlijk wel het makkelijkste onderdeel om te beheren bij de overstap naar thuiswerken."

"Tipasa is heel simpel te gebruiken. En dat het in de cloud werkt, maakt het helemaal geweldig. Ik heb elke binnengekomen aanvraag kunnen honoreren."

Lisa Finnegan, IBL-coördinator, Loras College

"Wij waren zo geholpen met Tipasa tijdens de coronacrisis. Zonder Tipasa was het een stuk lastiger geweest om IBL-diensten aan onze gebruikers te blijven aanbieden."

 

Heidi Pettitt
Bibliotheekmedewerker toegangsdiensten en speciale collecties, Loras College


Wageningen, Nederland

De bibliotheek van Wageningen University & Research was een aantal maanden gesloten vanwege de coronacrisis. In deze periode was er een kleine afname in het aantal IBL-aanvragen van studenten, docenten en onderzoekers. Met behulp van Tipasa konden de IBL-medewerkers voldoende opties bieden om vrijwel alle IBL-aanvragen die zij ontvingen, te honoreren. "Aan het begin van de crisis deelde OCLC veel informatie over hoe je het systeem kon aanpassen aan de situatie. Dat was echt heel nuttig", aldus Petra Otten, projectleider en teamcoördinator metadata, documentatie en acquisitie. "Omdat we geen boeken uitleenden, konden we daar zonder grote problemen een afwijzingsbeleid voor opstellen." De bibliotheek is recent weer geopend als studieplek voor een beperkt aantal studenten.

"Tijdens de coronacrisis bood Tipasa voldoende mogelijkheden voor onze bibliotheek om alle IBL-aanvragen te honoreren."

Petra Otten, projectleider en teamcoördinator metadata, documentatie en acquisitie, Wageningen University & Research

Petra Otten past de instellingen van Tipasa aan vanuit haar werkplek thuis ter ondersteuning van de collega's van de IBL-afdeling.
Petra Otten past de instellingen van Tipasa aan vanuit haar werkplek thuis ter ondersteuning van de collega's van de IBL-afdeling.

"Aan het begin van de coronalockdown verschafte OCLC uiterst handige informatie om te stoppen met alle aanvragen voor boeken en een afwijzingsbeleid op te stellen. Dankzij die informatie konden we dat allemaal vrijwel probleemloos doen."

 

Petra Otten, projectleider en teamcoördinator metadata, documentatie en acquisitie, Wageningen University & Research


Vergelijkbare ervaringen

Studentwerker in de bibliotheek van Kutztown University

Optimaliseer uw diensten voor interbibliothecair lenen met nieuwe technologie

Hoe Kutztown University hun processen voor interbibliothecair lenen efficiënter heeft gemaakt.

Ervaringen van de University of Saint Francis

In een paar klikken informatiebronnen delen

Hoe de University of Saint Francis interbibliothecair lenen makkelijker maakte voor medewerkers, studenten die in de bibliotheek werken en gebruikers.