Begin 2020 sloten bibliotheken over de hele wereld hun deuren bijna van de ene op de andere dag om bibliotheekgebruikers en
-medewerkers te beschermen tegen COVID-19.

Dit tot dan toe ongekende besluit zorgde ervoor dat sommige bibliotheken probeerden te bedenken hoe zij hun dienstverlening konden voortzetten, terwijl hun personeel vanuit huis werkte. Medewerkers van bibliotheken die al met systemen in de cloud werkten, konden het makkelijkst overschakelen naar thuiswerken. Verschillende IBL-medewerkers deelden hun ervaringen met Tipasa om aanvragen te blijven beantwoorden tijdens deze periode. Hierdoor bleven hun gebruikers toegang hebben tot de informatie die zij nodig hebben.

Kara McGuire, adjunct-directeur van de bibliotheek van Daemen College, weet hoezeer de studenten de bibliotheek waarderen. "Ze komen er graag om te studeren," vertelt ze. "Zelfs als het sneeuwt!" Het was voor studenten en docenten echt lastig dat de bibliotheek dicht moest vanwege de coronacrisis. Maar Kara zorgde via Tipasa dat de studenten nog steeds het bronnenmateriaal in handen kregen dat zij nodig hadden. Het tempo waarin zij IBL-aanvragen honoreerde door elektronisch bronnenmateriaal en scans te leveren, bleef onveranderd. Dankzij Tipasa kan ze het meeste werk vanuit huis doen, dus hoefde ze maar een paar uurtjes per week naar de bibliotheek te gaan. "Met ons vorige systeem zou dit onmogelijk zijn geweest," vervolgt ze.

De bibliotheek van Northeastern State University moest vlak na de voorjaarsvakantie sluiten. Brandon Martin, IBL-coördinator, schakelde alle ophaalmeldingen voor geleend materiaal uit, evenals het aanvraagformulier voor fysieke items. Dit was zo simpel als de vinkjes bij bepaalde velden in de Tipasa-configuratie weghalen. Afgezien van de verschuiving naar uitsluitend digitale uitleningen, veranderde er weinig aan de werkprocessen op zijn afdeling. Nu gebruiken ze speciale COVID-19 annulerings- en quarantainetags, zodat Brandon met een snelle lijstweergave kan zien waar items in het proces zijn. Alle medewerkers leverden fantastisch werk vanuit huis. Zelfs als hun laptop niet werkte of internetconnectie wegviel, gingen ze door. Ze beantwoordden de leenaanvragen in Tipasa gewoon vanaf hun telefoon. "Het was zo'n naadloze en flexibele werkervaring. Ik weet echt niet wat we hadden moeten doen zonder Tipasa."

Ondanks het feit dat de bibliotheek vanwege de coronacrisis moest sluiten, bleef het aantal IBL-aanvragen bij de bibliotheek van de University of East Anglia onveranderd. De bibliotheek besloot alleen nog aanvragen voor elektronisch bronnenmateriaal toe te staan. Tegelijkertijd wilden ze pas e-books aanschaffen ter vervanging van fysieke items als dat nodig zou zijn. Voordat ze overstapten naar het online cloudsysteem Tipasa, hadden de medewerkers nooit hetzelfde honorerings- en serviceniveau kunnen bieden voor zoveel aanvragen. En dankzij Tipasa is het ook makkelijk om items op te vragen in het buitenland. Toen vrijwel alle bibliotheken in eigen land hun IBL-activiteiten volledig moesten staken, was dat van grote waarde.

De bibliotheek van Loras College moest dan wel worden gesloten door de coronacrisis, maar de IBL-diensten gingen onverminderd door. De IBL-medewerkers pasten zich makkelijk aan de nieuwe situatie aan en konden voornamelijk vanuit huis werken. "Tipasa is een clouddienst, dus hebben we geen VPN-connectie nodig. Bovendien is Tipasa zo makkelijk te gebruiken," vertelt Heidi Pettitt, bibliotheekmedewerker toegangsdiensten en speciale collecties. IBL-coördinator Lisa Finnegan licht toe: "We hebben moeten instellen dat items langer uitgeleend konden worden, maar dat was het dan ook wel." Eens per week gaat zij naar de bibliotheek om fysieke items te verwerken en hoofdstukken uit boeken te scannen, omdat daar veel IBL-aanvragen voor zijn. Toen Lisa kortdurend met verlof was, kon Heidi haar collega's snel trainen in het gebruik van Tipasa via videobellen. "IBL was waarschijnlijk wel het makkelijkste onderdeel om te beheren bij de overstap naar thuiswerken."

De bibliotheek van Wageningen University & Research was een aantal maanden gesloten vanwege de coronacrisis. In deze periode was er een kleine afname in het aantal IBL-aanvragen van studenten, docenten en onderzoekers. Met behulp van Tipasa konden de IBL-medewerkers voldoende opties bieden om vrijwel alle IBL-aanvragen die zij ontvingen, te honoreren. "Aan het begin van de crisis deelde OCLC veel informatie over hoe je het systeem kon aanpassen aan de situatie. Dat was echt heel nuttig", aldus Petra Otten, projectleider en teamcoördinator metadata, documentatie en acquisitie. "Omdat we geen boeken uitleenden, konden we daar zonder grote problemen een afwijzingsbeleid voor opstellen." De bibliotheek is recent weer geopend als studieplek voor een beperkt aantal studenten.

Vergelijkbare ervaringen

Meer informatie?