Bibliotheekprocessen automatiseren door verbetering van de systemen

Ieder semester controleren de medewerkers van The Claremont Colleges Library dat de bibliotheek ten minste één exemplaar bezit van elke titel die in de lessen op de zeven campussen worden gebruikt. "Een deel van onze studenten kan het niet betalen om al het cursusmateriaal aan te schaffen," licht Candace Lebel, systeemcoördinator, toe. "We proberen te zorgen dat we een exemplaar van alle verplichte leesstof in bezit hebben. En onze voorkeur gaat daarbij uit naar elektronische exemplaren en niet naar print." Maar doordat de inhoud van de lessen nog wel eens wijzigt, is het soms een uitdaging om de beschikbaarheid van al dit bronnenmateriaal bij de start van het semester te kunnen garanderen.

De docenten leveren hun leesstof voor het semester aan bij de boekenwinkel op de campus. Daarna wordt er een spreadsheet gemaakt met de ISBN's die aan de bibliotheek worden aangeleverd, zodat deze kan controleren welke titels al in bezit zijn. Een ISBN kan in meerdere bibliografische records voorkomen of kan voor een andere materiaalsoort van dezelfde titel anders zijn. Daarom ontwikkelde Candace samen met Sam Kome, voormalig directeur strategische initiatieven en informatietechnologie, een eigen programma met de naam Cabbie, dat gebruikmaakt van de WorldCat Search API (dat onderdeel is van WorldShare^® Management Services (WMS) en te vinden is op het OCLC Developer Network). Deze eerste verkenning om op softwareniveau toegang te krijgen tot de gegevens van de API, maakt gebruik van het ISBN om het bijbehorende OCLC-nummer, beperkte bibliografische gegevens en holdinggegevens te traceren en op te halen. "We wilden het programma zo uitbreiden dat we de werk-ID en OCLC-nummers van alle bijbehorende materiaalsoorten konden ophalen, zodat we dat dan weer konden gebruiken om te zien welke items we al in bezit hebben," vertelt Candace, die daarmee heel veel manuren bespaarde, omdat ze het nu niet meer handmatig hoeven op te zoeken.

Dankzij de ervaring die Candace opdeed met het schrijven van het Cabbie-programma, ontdekte ze de andere API's van OCLC om nog meer back-officeprocessen te stroomlijnen. "Als we een tijdelijke kastlocatie in WMS instellen, dan zijn we nu nog beperkt tot batches van 100 barcodes per keer," vertelt ze. "Maar door de WMS Collection Management API te gebruiken, kunnen we aan het begin van het semester enkele duizenden bronnen 'toevoegen' aan de locatie die wij hebben toegewezen voor gereserveerd cursusmateriaal, en die aan het eind weer verwijderen. Daarmee kan het proces nog beter gestroomlijnd worden." En met de hulp van een student-assistent hebben ze een een werkende 'proof of concept' ontwikkeld voor dit proces. Candace kan niet wachten tot de implementatie ervan. "Een aantal van onze medewerkers willen leren coderen, maar daar bestaat binnen onze bibliotheek nog geen functie voor. Voor nu zijn we dus nog afhankelijk van onze student-assistenten om de mogelijkheden te verkennen die de verschillende API's van OCLC ons bieden."

Candace heeft de ervaring die ze heeft opgedaan met het coderen ter verbetering van de lesstofprocessen, ook gebruikt om OCLC API's in te zetten om factuur- en budgetinformatie uit WorldShare Acquisitions te verzamelen en te uploaden naar het financiële systeem van de Colleges, Workday. Voorafgaand aan deze verbetering, werden alle factuurgegevens ingevoerd in WMS en daarna nogmaals handmatig ingevoerd in Workday. "We hebben ons budget zodanig gestructureerd dat we onze uitgaven per onderwerp, aanschafmethode (goedkeuring auteurschap, vraaggestuurde aanschaf, of selectie van de bibliothecaris) en materiaalsoort kunnen inzien," vertelt ze. De budgetstructuur, het matchen van leveranciers en factuurnummers, twee verschillende soorten belastingen op een bestelling van elkaar onderscheiden en automatische betaling van seriële uitgaven uitgespreid over meerdere fiscale jaren, zorgden dat dit een ingewikkeld proces was en dat het moeilijk was om de twee systemen volledig op elkaar af te stemmen.

Om het proces te helpen automatiseren, werkte Candace met haar acquisitiemedewerkers en freelancers van Workday om de factuurgegevens van WMS in kaart te brengen voor Workday met behulp van de WMS Acquisitions API en de WMS Vendor Information Center API.

Candace vertelt dat ze het niet had kunnen doen zonder haar acquisitiemedewerkers. "Ik wilde dat ze zich betrokken zouden voelen bij wat we deden en ook begrepen waarom we het deden." Nu het nieuwe werkproces er is, zijn de medewerkers blij met de tijdsbesparing die het oplevert dat ze nu geen factuur- en betalingsgegevens meer hoeven in te voeren in twee verschillende systemen. "Ze zorgen dat alles goed is ingevoerd in WMS, waarna Workday de hele factuur van 100 regels verwerkt en alle financieringsgegevens correct koppelt," vertelt ze. "Dus dat bespaart een hoop tijd."

Bibliotheek in een oogopslag

• Ondersteunt vanaf een centrale locatie 7.700 studenten en 3.600 docenten en personeel van The Claremont Colleges, een consortium van vijf bacheloropleidingen in de vrije kunsten en twee masteropleidingen
• Heeft het streven alle leesstof voor de cursussen voor meer dan 2.000 bachelor- en een aantal master-opleidingen beschikbaar te stellen via The Claremont Colleges Library
• De collecties omvatten bijna 2 miljoen volumes over de kunsten, geesteswetenschappen en sociale wetenschappen, evenals meer dan 70.000 tijdschriften en honderden databases, e-books en e-journals