Préparez-vous aux Avis de nouvelle génération

Développés en réponse directe à vos précieux commentaires, les Avis de nouvelle génération vous aident à communiquer avec vos usagers en leur transmettant le bon message, dans le bon format et au bon moment. Ce système hautement configurable permet des communications personnalisées qui reflètent l'identité et le modèle de service uniques de votre bibliothèque, et il vous est offert sans frais supplémentaires.

• Mise en page prenant en charge les images et les liens.
• Flexibilité pour l'envoi des avis.
• Champs personnalisables à inclure dans les messages.
• Divers types de livraison des avis (courriel, texto, message multimédia).
• Prise en charge de l'impression et du renvoi des avis.
• Historique des avis.
• Copie de bordereaux pour créer facilement et rapidement de nouveaux avis.

Ces nouveaux avis permettent d’inclure des logos, des liens Web et des messages personnalisés. Vous pouvez également personnaliser les éléments de données que vous souhaitez inclure dans un bordereau. De plus, vous déterminez avez la fréquence et le moment de l'envoi des avis.

Le système d'Avis de nouvelle génération est conçu dans un souci de flexibilité axée sur le client. Les avis traditionnels resteront en vigueur jusqu'au lundi 28 juin 2027, ce qui laisse aux bibliothèques plus d'un an pour décider comment et quand effectuer la transition au nouveau système.

• Essayez-les dès que possible - Commencez à créer et à activer de nouveaux avis au fur et à mesure qu’ils seront disponibles (en petits groupes) au cours des prochains mois.
• Configurez-les à votre rythme, activez-les plus tard - Configurez les nouveaux avis au fur et à mesure de leur mise à disposition, mais attendez que tous les avis soient disponibles et configurés avant de les activer pour les usagers.
• Attendez et activez-les tous en même temps - Attendez que tous les avis soient disponibles, puis configurez-les et activez-les tous en même temps.

Lorsque votre bibliothèque aura activé les nouveaux avis, les anciens avis correspondants seront automatiquement désactivés. La même procédure générale de configuration est utilisée pour tous les Avis de nouvelle génération; ainsi, après en avoir configuré quelques-uns, le processus devient plus rapide et plus simple pour les avis supplémentaires.

Si aucune mesure n'est prise pour mettre en place les Avis de nouvelle génération, les usagers cesseront de recevoir des avis de votre bibliothèque le 28 juin 2027, date à laquelle les avis traditionnels seront désactivés.

• Consultez les notes d'installation - Soyez informé des Avis de nouvelle génération disponibles et des fonctionnalités à venir en consultant les notes d'installation à chaque nouvelle installation de produit.
• Élaborez un plan de mise en œuvre - Discutez, avec le personnel, des modèles de bordereaux, des types d'avis , des politiques et du calendrier de mise en œuvre des nouveaux avis. La plupart des types d'avis (comme les avis liés aux prêts, aux réservations et aux comptes usagers) sont déjà prêts à l'emploi, et tous les autres nouveaux avis seront disponibles d'ici la fin de l'été 2026. Les vacances semestrielles peuvent offrir une période propice pour la configuration et la mise en œuvre.
• Planifiez le temps du personnel - Envisagez de confier la transition vers les Avis de nouvelle génération à un ou plusieurs membres du personnel qui pourront devenir des experts et partager leurs connaissances avec le reste de l'équipe. Veuillez noter que l'exécution de toutes les tâches nécessaires à la transition vers les Avis de nouvelle génération peut prendre jusqu'à 40 heures.
• Commencez lorsque vous serez prêt - Configurez les avis à votre convenance, vous n’avez pas besoin de commencer immédiatement.

• Nommez clairement les bordereaux - Donnez des noms clairs et cohérents à vos bordereaux d'avis afin de pouvoir facilement les sélectionner pour les associer à vos politiques. Par exemple, vous pourriez nommer les bordereaux de Rappel de date d'échéance du prêt « RDÉP – Premier cycle », « RDÉP – Cycles supérieurs », « RDÉP – Professeurs » et « RDÉP – Employés ». Ces bordereaux seront classés ensemble, alphabétiquement, dans la liste de bordereaux, ce qui facilitera leur sélection quand viendra le temps de les associer à des politiques.
• Filtrez les bordereaux - La liste de bordereaux peut être filtrée par type d'avis, ce qui facilite la recherche :

 

• Utilisez la fonction Copier le bordereau - Lorsqu'un bordereau d'Avis de nouvelle génération est configuré, vous pouvez en faire une copie pour accélérer la création de bordereaux supplémentaires du même type.

Lorsque vous serez prêt à passer d'un type d'avis traditionnel à un type d'Avis de nouvelle génération, vous pourrez l'activer dans l'écran « Activer les types d'avis ».

 

Assurez-vous que tous les bordereaux pour le type d'avis que vous activez sont complets. Les avis ne seront pas envoyés si des bordereaux sont incomplets. Pour être complet, toutes les sections obligatoires du bordereau doivent être remplies. Par exemple, pour les avis de prêt, les champs Nom et Sujet, et la section Détails sur le prêt doivent être remplis. Si un bordereau est incomplet, un indicateur sera affiché à gauche de son nom dans la liste de bordereau.

Lorsque vous activez un nouveau type d'avis, les anciens avis existants pour ce type d'avis sont automatiquement désactivés.

Les nouveaux avis seront programmés pour être envoyés au fur et à mesure. Si la date d'envoi programmée d'un nouvel avis est antérieure à la date d'activation de l'avis, cet avis ne sera pas envoyé. Tous les avis programmés avec des dates futures seront envoyés lorsqu'ils auront été activés. En d'autres mots, les nouveaux avis commenceront à être envoyés à partir du jour du changement. Exemple - Pour les avis traditionnels et les Avis de nouvelle génération, une bibliothèque a trois avis de retard programmés : 1) immédiatement, 2) trois jours de retard, 3) une semaine de retard. La bibliothèque passe aux Avis de nouvelle génération pour les avis de retard alors qu'un usager à un document en retard depuis deux jours. L'usager recevra uniquement les Avis de nouvelle génération n° 2 et n° 3.

Vous pouvez modifier les paramètres d'un type d'avis en tout temps dans l'écran des politiques. N'oubliez pas d'enregistrer l'écran des politiques après avoir effectué vos modifications, puis, dans la liste l'écran des politiques, cliquez sur le bouton Reprogrammer les avis pour que toutes les modifications apportées à ce type d'avis soient prises en compte à partir de maintenant.

 

Après avoir cliqué sur le bouton Reprogrammer les avis, choisissez le type d'avis dans la liste déroulante :

 

Vous devez ensuite Confirmer les modifications :

 

Suivez cette procédure après avoir apporté toute modification aux paramètres d'un avis.

Oui, l'intégration des avis par messagerie texte (texto) génère automatiquement des fichiers d'avis par texto dans votre compte d'échange de fichiers OCLC dans le format CSV. Pour éviter l'accumulation inutile de fichiers, nous vous recommandons de ne pas activer l'intégration de la messagerie texte tant que vous n'aurez pas mis en place une solution avec votre fournisseur de messagerie.

Les avis par messagerie texte peuvent être utilisés uniquement lorsque les avis par courriel et impression ont été configurés et activés pour un type d'avis. Étant donné que les textos sont souvent limités en nombre de caractères, les avis par courriel ou imprimés seront toujours ceux qui fournissent les informations les plus complètes et seront donc utilisés comme principale source de communication. L’envoi de textos permet de rappeler aux emprunteurs l’état de leurs prêts, mais son utilisation n'est pas obligatoire.

Vous devez organiser la récupération des messages avec votre fournisseur de messagerie. Des instructions sont disponibles ici.