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Comité consultatif OCLC Canada

Procès verbal — 24 octobre 2018

 

Présents

Brenda Mathenia, bibliothécaire universitaire, Thompson Rivers University
Debbie Schachter, directrice, Ressources d'apprentissage, Douglas College
Pilar Martinez, CEO, Bibliothèque publique d'Edmonton
Suzanne Payette, directrice, Bibliothèque publique de Brossard 
Madeleine Lefebvre, ancienne bibliothécaire en chef, Ryerson University, et membre du conseil d'administration d'OCLC
Monica Fuijkschot, directrice générale, Patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada
Mélanie Dumas, Directrice, Direction de l'accès à la Collection universelle, BAnQ (remplace Danielle Chagnon, Directrice générale de la Grande Bibliothèque, BAnQ)
Diane Beattie, directrice de la Division de la description, Bibliothèque et Archives Canada
Alexandra Freeland, directrice, Direction des services de gestion de l’information, Gestion du savoir, Conseil national de recherches Canada
Bruce Crocco, vice-président, Services aux bibliothèques pour les Amériques, OCLC
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes

Absents

Renee Reaume, directrice, Services de métadonnées, Université de Calgary

Ordre du jour

  1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour.
  2. Révision du procès-verbal de la réunion du 20 mars 2018.
  3. Révision de l'année de la division canadienne d'OCLC et mise à jour.
  4. Remue-méninges sur l'avenir des bibliothèques canadiennes, nouveaux programmes de bibliothèques, recherches, nouveaux secteurs d'investissements en tehcnologie, services, programmes, nouvelles façons pour les bibliothèques de rejoindre leurs communautés, rôles et implcations possibles pour OCLC.
  5. Révision de la Charte du Comité consultatif OCLC Canada (clauses, nombre de délégués, mandats, etc.).
  6. Mise à jour sur les relations avec les membres.
  7. Autres sujets.
  8. Photo de groupe.
  9. Levée de la réunion.

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

  • Les participants se sont présentés et l'ordre du jour a été accepté tel quel.

2. Révision du procès-verbal de la réunion du 20 mars 2018

  • Ajout de « membre du conseil d'administration d'OCLC » au titre de Madeleine Lefebvre. 
  • Aucun autre changement demandé. Le procès-verbal a été approuvé. 

3. Révision de l'année de la division canadienne d'OCLC et mise à jour

  • MM. Crocco et Boivin ont fait une mise à jour. La présentation sera disponible sur le portail du CCOC. Voici un résumé des échanges durant cette présentation :
    • OCLC a maintenant ajouté le poste « Responsable de la protection des données ».
    • En présentant certaines données sur la recherche et l’analyse du marché effectuées par OCLC au cours de l'année financière 2018, Mme Schachter a suggéré à OCLC de mener avec et pour les bibliothèques publiques canadiennes, une étude comme celle qui a été menée aux États-Unis « US Public Libraries: Marketing and Communications Landscape » (https://www.oclc.org/research/publications/all/pl-marketing-communications-landscape.html).  M. Boivin consultera des collègues pour savoir si c'est possible et informera le CCOC de la réponse lors de la prochaine réunion.
    • M. Boivin a indiqué qu'OCLC Research menait actuellement un sondage auprès de CARL sur les tendances en matière d'innovations et sur les priorités des bibliothèques de recherche. Ce sondage est envoyé aux directeurs de bibliothèques de 31 établissements du Canada (https://www.oclc.org/en/news/releases/2018/20180913-oclc-research-carl-partner-gauge-trends-priorities.html).
    • Il y a eu une discussion sur la communauté autochtone. Comment se comparent la situation aux États-Unis et celle du Canada? Quelles activités de catalogage, de création de métadonnées ont été effectuées? La perception générale est qu'au Canada, ce sujet suscite plus d'intérêt comme ne témoigne l'initiative « Truth and Reconciliation Commission of Canada » (http://www.trc.ca).  Plusieurs initiatives sont en cours dans chaque province et le Comité sur la vérité et réconciliation a préparer ce rapport: http://cfla-fcab.ca/fr/ressources-autochtones/rapport_verite_reconciliation/.  Mme Fuijkschot a demandé si OCLC pouvait identifier dans WorldCat le matériel autochtone : il semble que la seule façon d’identifier le matériel est d'utiliser des vedettes-matières. Les initiatives (outils pour les noms et lieux, séances d'information lors des congrès professionnels, etc) sont encore considérées assez nouvelles et d’ores initiatives seront créées. Mme Schachter a suggéré de regarder aussi ce qui se fait en Australie et en Nouvelle-Zélande (comme le thésaurus TePuna) pour comparer l'état des choses.
    • OCLC a invité Kimberly Christen, dans le cadre des « Distinguished Seminar Series », qui a parlé de certains des défis lors de sa présentation qui est disponible auhttps://www.oclc.org/research/events/2017/07-13.html.
    • Lorsque la croissance du nombre de membres et les diverses initiatives au Canada a été abordées dans la présentation, dont le transfert d'AMICUS, plusieurs points ont été abordés par les deux déléguées de BAC-LAC qui participaient à la réunion:
      • Mme Beattie a mentionné qu'un deuxième processus de financement pour les petites bibliothèques commencera le 31 octobre. 
      • Discussion sur des groupes et des types de bibliothèques précis qui désirent également obtenir de l'aide financière pour migrer à Voilà. BAC-LAC évalue la possibilité d'offrir de l'aide pour la transition à certaines de ces bibliothèques publiques, scolaires et dans les hôpitaux. Le but de BAC-LAC est de maximiser les contributions à Voilà et d'assurer la couverture la plus complète afin que le catalogue collectif offre un portrait le plus complet possible des collections des bibliothèques canadiennes. Toutefois, l'accent est mis sur le catalogage et l,enregistrement des fonds dans le catalogue.
      • Mme Martinez, qui est actuellement présidente du CBUC a mentionné que les membres disent qu'ils ne sont pas bien informés de ce changement et qu'ils vont tenter d'inviter BAC-LAC à leur prochaine réunion.
      • BAC-LAC ont encore la table ronde du NUC comme comité consultatif actif et sont en relation avec le Provincial and Territorial Public Library Council (PTPLC) et l'Association des bibliothèques parlementaires au Canada.
      • Un autre projet actuellement évalué est l'initiative pour les « imprimés partagés nationaux et les derniers exemplaires ». Ce projet est co-présidé par Simon Fraser University. À cet effet, M. Crocco a mentionné qu'OCLC a reçu une subvention de la Mellon Foundation et du CRL pour améliorer le service en permettant aux bibliothèques d'enregistrer des engagements de rétention dans WorldCat pour les publications en série imprimées. Plus de détails sont disponibles au  https://www.oclc.org/en/news/releases/2018/20180624-oclc-awarded-mellon-foundation-grant.html.
      • BAC-LAC donné un nom à son système de Services de gestion WorldShare: Aurora.
    • Lors de la présentation, on a annoncé que l'Université McGill s'apprêtait à signer un accord avec OCLC pour l'implantation de l'ensemble des Services de gestion WorldShare après avoir utilisé plusieurs de ces services au cours des années. Il s'agit de la première bibliothèque du Canada membre de l'ARL à implanté ce système et l'implantation est commencée et la bibliothèque compte passer en mode production en mai 2019.
    • Suite à cette annonce, Mme Lefebvre a mentionné que cette annonce constitue une bonne nouvelle pour OCLC car elle croit qu'encore beaucoup de bibliothécaires n'ont pas une opinion favorable d'OCLC (un autre fournisseur, les prix, etc.). Mme Martinez a demandé si les membres du CCOC pouvaient obtenir des informations, des lignes directrices pour les aider à discuter de ces questions avec les bibliothécaires canadiens au besoin. On a suggéré à OCLC de mettre plus d'emphase sur les membres dans son matériel publicitaire et d'expliquer les avantages de travailler ensemble avec OCLC comme facilitateur plutôt que de mettre l'emphase sur l'entreprise et les produits.
    • On a également suggérer à OCLC que l'ajout d'une phrase comme « OCLC est une coopérative de bibliothèques internationale » aiderait l'organisation.

4. Remue-méninges sur l'avenir des bibliothèques canadiennes

  • Mme Freeland a demandé quels sont les plans d'OCLC et des bibliothèques en ce qui concerne l'intelligence artificielle. Beaucoup de discussions sur ce sujet sont en cours au niveau fédéral et des exigences fédérales sont même en élaboration. Un gouvernement ouvert et une science ouverte sont actuellement au cœur de ses discussions. Et, souvent, ces discussions tournent autour de la gestion des données. Le Conseil national de recherches Canada discute également quand et comment utiliser une machine pour la prise de décisions.
  • M. Crocco a dit que l'étude de cette question en est à ses débuts chez OCLC mais que des initiatives comme proposer l'achat de documents qui ont été demandés plus de 3 fois par le biais du PEB et l'utilisation de technologies comme Alexa (discussions en cours avec IBM et Watson) sont des exemples de fonctionnalités qui sont testées. L'utilisation de l'intelligence artificielle en est a ses débuts chez OCLC mais il y a des initiatives en cours qui ne sont pas considérées comme découlant de l'intelligence artificielle mais qui s’en rapprochent beaucoup. Par exemple, la suggestion d'achat de documents via le PEB est une forme d'intelligence artificielle et un projet auquel ont travaillé Kathy King, directrice générale des services de livraison d'OCLC, et son équipe en faisant beaucoup d'analyses reliées à la recherche. OCLC a commencé à mettre au point son algorithme de recherche en se basant sur plusieurs de ces analyses. Ce n'est pas ce qu'on peut appelé de l'intelligence artificielle pure, mais c'est une forme d'intelligence artificielle. De plus, l'utilisation des données liées est une base solide pour utiliser ultérieurement l'intelligence artificielle pour dériver des liens, de l'information, etc. La création de connexions aidera à utiliser les données pour accomplir ces tâches.
  • Quelqu'un a mentionné que si OCLC travaille à toutes ces tâches, OCLC devrait faire une promotion plus proactive de ce travail pour en informer les bibliothèques. Les bibliothèques s'intéressent à ces sujets.
  • On a également mentionné que la reconnaissance de la langue pour les langues autochtones en utilisant l'intelligence artificielle a également été suggérée comme projet de recherche auprès des départements fédéraux.
  • Quelqu'un a indiqué que l'intelligence artificielle serait aussi un bon outil pour la référence en ligne, du moins au début du processus. Certaines bibliothèques publiques utilisent cette façon de faire, mais le processus est limité. Il semble que cette façon de faire est plus courante dans le bibliothèques publiques que dans les bibliothèques universitaires. Toutefois, des questions de confidentialité sont liées à ces procédés d'envoi d'informations aux usagers et ils doivent être examinés afin que des limites soient définies pour les bibliothèques. Toutefois, les attentes en matière de confidentialité sont différentes pour les générations plus jeunes. Les plus jeunes semblent plus enclins à partager des informations personnelles, du moins, jusqu'à ce qu'ils en savent davantage sur le sujet.
  • Mme Schachter a demandé s'il y avait de la vraie intelligence artificielle utilisée par les bibliothèques actuellement? M. Crocco a offert de soumettre cette question à Lorcan Dempsey, stratège en chef chez OCLC. L'utilisation de données pour communiquer avec les usagers est également un concept intéressant qu'OCLC pourrait considérer.
  • Mme Lefebvre a demandé s'il y avait des opportunités d'utiliser l'intelligence artificielle avec SCS et GreenGlass. Non, mais des idées ont été lancées, comme l'application de l'intelligence artificielle à la collection collective.
  • Mme Schacter a avancé l'idée d'utiliser la réalité virtuelle dans les bibliothèques car, il y a un certain temps, Stephen Abrams a lancé l'idée d'utiliser la visualisation de données pour « entrer » dans la base de données et « voir » les données sous des aspects différents. D'autres idées sur la réalité virtuelle ont été partagées : utiliser les outils de recherche pour l'apprentissage à distance, combiner les jeux, la réalité virtuelle et l'alphabétisation, la réalité virtuelle et les données de recherche et/ou les dépôts, etc. Certaines bibliothèques étudient actuellement la possibilité de fournir des casques de réalité virtuelle (Ryerson University et la Bibliothèque publique d'Edmonton ont des casques mais ne les prêtent pas encore). 
  • Mme Payette a mentionné qu'une organisation basée à Montréal nommée la Société des arts technologiques (http://sat.qc.ca/fr) a récemment implanté des dispositifs dans plusieurs villes qui permettent aux personnes d'échanger comme si elles étaient côte-à-côte et ensemble. Un article dans un journal francophone de Montréal a récemment été publié à ce sujet :  https://www.ledevoir.com/culture/539824/mot-cle-bibliolab-en-co-presence-de-l-artiste
  • Le libre accès est un autre secteur d'intérêt au niveau fédéral a souligné Mme Freeland.  OneScience possède la technologie pour aider à créer l'accès à ces ressources et le Conseil national de recherches est un utilisateur et un partenaire. Cela dit, un participant a rappelé que le système de titularisation place pose des défis au libre accès puisque les recherches des professeurs doivent être publiés dans des revues reconnues pour que ceux-ci deviennent titulaires et obtiennent la reconnaissance de leurs pairs. Le libre accès n'est donc pas souhaité. Les classements établis actuellement utilisés sont biaisés et ne représentent par toutes les mesures, incluant le libre accès. L'impact du libre accès semble être sous-évalué. Plus de données liées au libre accès sont nécessaires pour dresser un portrait plus complet. La bonne nouvelle est que les générations plus jeunes semblent plus ouvertes, mais le système en place doit évoluer afin de favoriser davantage la reconnaissance des travaux publiés en libre accès. 
  • Mme. Lefebvre a dit qu'à Ryerson University, ils facilitent l'abonnement à ORCID mais que le taux de conformité de Canadian Science Publisher est très bas. rendre les données de recherche disponibles librement reste un défi pour les universités.
  • M. Crocco a demandé comment le libre accès pour une collection en développement est considéré par les bibliothèques. Mme Mathenia a mentionné que c'était très important d'avoir du contenu en libre accès facilement trouvable.
  • Pour les bibliothèques publiques, l'accès aux contenus électroniques pose encore des problèmes :
    • Les prix.
    • L'accès au contenu spécial (le contenu autochtone est sous-représenté) et l'accès au matériel auto-publié est très limité.
    • Les statistiques à cause de l'utilisation et des formats différents.
  • Mme Dumas a partagé également ces inquiétudes. La prolifération des plates-formes et le peu de liens aux systèmes/environnements locaux existants rendent très difficile la compilation de statistiques d'utilisation. De plus, les ressources augmentent d'année en année ce qui pose un défi croissant pour l'achat de ressources électroniques. L'accès illimité demeure également un défi, a ajouté Mme Dumas, et n'offrir que des ressources électroniques ne desservirait pas tous les usagers des bibliothèques publiques. Il semble que Hachette offre un accès à vie. 
  • Un autre défi potentiel pour les bibliothèques est la nouvelle entente USMCA avec un droit d'auteur de 70 ans. Cela signifie que 20 ans seront peut-être ajoutés à la durée du droit d'auteur et que, par conséquent, aucun ouvrage ne deviendra librement accessible avant 20 ans si cette loi est adoptée.

5. Révision de la Charte du Comité consultatif OCLC Canada

  • Rien à souligner sauf peut-être quelques problèmes de formatage rapportés par Mme Mathenia.
  • Mme Martinez a demandé à quelle fréquence était effectué le sondage sur la satisfaction des membres par OCLC, et quand les résultats étaient partagés. M. Crocco s'informera de ces questions.

6. Mise à jour sur les relations avec les membres

  • Mme Cinnamon a indiqué que, pour la réunion du CRA, les 293 participants provenaient principalement des bibliothèques universitaires, mais qu'il y avait plus de participants provenant des bibliothèques publiques que par les années passées.
  • Les participants étaient des doyens ou des directeurs pour la plupart, ce qui est le public visé. La plupart des participants provenaient des États-Unis, mais quelques-uns provenaient du Canada ou de la région des Caraïbes.
  • Les deux autres réunions de conseils régionaux auront le même thème que celle du CRA : Game changers.
  • Le programme préliminaire du RLP était, pour la première fois, ouvert à tous, et non pour les membres du RLP uniquement, et une liste d'attente a dû être créée à cause du nombre élevé d'inscriptions.
  • Les élections au Conseil mondial et CRA étaient en cours durant la réunion. Il y a 16 postes à pourvoir. Trois délégués qui ont commencé leur mandat récemment resteront en poste une autre année en remplacement de délégués qui sont partis. Mme Beattie est l'une de ces délégués. Par conséquent, le nombre de postes vacants est donc 13 et non 16. Étant donné qu'au moins deux candidats sont requis par poste ouvert, nous devrions avoir 26 candidats. Le vote se tiendra du 15 février au 15 mars. Les résultats seront annoncés lors de la réunion du Conseil mondial le 25 mars 2019.
  • Les membres du Comité des candidatures du CRA sont listés sur le site Web d'OCLC. Mme Beattie représente la Canada à ce comité.
  • Mme Schachter est vice-présidente - présidente élue du CRA. Elle est également membre du Comité exécutif du Conseil mondial, elle est présidente du Program Committee et faisait partie du comité qui a organisé la réunion du CRA. Mme Martinez est membre du Comité des candidatures du Conseil mondial, et Mme Beattie est membre du Comité des candidatures du Conseil mondial et au Comité sur les règlements du Conseil mondial. Finalement, Mme Mathenia est membre du Comité exécutif du CRA. Mme Reuame, qui a commencé son mandat en juillet 2018, se joindra également au CCOC.
  • Quelqu'un a noté que les règlements du Conseil mondial et du CRA ont été modifiés et n'indiquent plus un minimum de délégués par région devant siéger au CRA (auparavant, un minimum de 3 délégués du Canada était requis en tout temps). Il n'y a plus de minimum.

7. Autres sujets

  • À mettre à l'ordre du jour de la prochaine réunion : est-ce toujours pertinent pour les membres du CCOC de se réunir durant la réunion du CRA? Une invitation « Doodle » pour la prochaine réunion par téléconférence sera envoyée avant la fin de 2018.

8. 9. Levée de la réunion

  • À midi.
Actions requises avant la prochaine réunion Responsables
1. S'informer si OCLC peut mener avec et pour les bibliothèques publiques canadiennes, une étude comme celle qui a été menée aux États-Unis « US Public Libraries: Marketing and Communications Landscape ». Daniel Boivin

2.Conseils d'OCLC aux délégués du CCOC pour aider à dissiper les perceptions négatives sur OCLC (fournisseur, prix, etc.). Daniel Boivin

3. L'intelligence artificielle pure est-elle actuellement utilisée dans les bibliothèques? M. Crocco s'informera auprès de Lorcan Demsey.

Bruce Crocco

4. Problèmes de formatage de la Charte du Comité consultatif OCLC Canada.

Daniel Boivin

5. À quelle fréquence se tient le sondage sur la satisfaction des membres d'OCLC, et quand et comment les résultats sont-ils partagés?

Bruce Crocco

6. À mettre à l'ordre du jour de la prochaine réunion : est-ce toujours pertinent pour les membres du CCOC de se réunir durant la réunion du CRA? Envoyer un invitation « Doodle » pour la prochaine réunion par téléconférence avant la fin de 2018.

Daniel Boivin