Université Keio
Collaborer et s'inspirer des autres
« En participant aux réunions du programme OCLC Research Library Partnership, nous nous tenons informés des avancées dans d'autres bibliothèques. Nous assimilons une multitude d'informations et nous nous en servons à notre tour pour accélérer le changement. Nous avons été étonnés de constater à quel point ces trois jours se sont avérés profitables. »
Hideyuki Seki
Responsable du centre multimédia Mita
Le personnel de la bibliothèque de l'Université Keio à Tokyo s'est inspiré des points abordés lors de l'atelier organisé en 2013 par OCLC Research Library Partnership, intitulé Past Forward! Meeting Stakeholder Needs in 21st Century Special Collections (Passé dévoilé! Répondre aux besoins de tous concernant les collections spéciales du 21e siècle). Hideyuki Seki, responsable du centre multimédia Mita de l'Université, Shigehiko Kazama, directeur, et Shunsaku Tamura, bibliothécaire en chef, ont participé à l'atelier qui portait sur les nouvelles solutions à déployer pour fournir aux chercheurs un accès aux collections spéciales.
« Nous avions l'habitude de conserver jalousement nos livres rares, explique Hideyuki Seki. Le centre multimédia Mita possède une importante collection d'ouvrages anciens, mais le personnel se souciait tant de les préserver en vue de les transmettre aux générations futures qu'il était peu enclin à laisser les utilisateurs y accéder. Toutefois, lors de l'évènement Past Forward! nous avons discuter de solutions à déployer pour favoriser l'accessibilité des livres rares pour les utilisateurs ou les classes de cours. Ce fut une expérience très enrichissante pour nous. »
En se rendant à la Beinecke Rare Book and Manuscript Library de l'Université Yale qui organisait l'évènement, Hideyuki Seki et ses collègues ont découvert comment les utilisateurs accédaient aux collections spéciales. Ils ont alors pris conscience qu'ils pouvaient aussi ouvrir l'accès à leurs collections. « De nombreux cours avaient lieu au sein même de la bibliothèque », a-t-il constaté. Il a également été impressionné par leur façon de mettre en avant les ouvrages rares auprès des utilisateurs. Le personnel de Keio a participé à un atelier dédié à la diffusion des collections spéciales, qui expliquait notamment comment les utiliser à des fins de formation, de financement et de mise en adéquation de la bibliothèque à la mission de l'Université.
« Nous pensons qu'en permettant aux étudiants de voir ces trésors et de les toucher, nous leur offrons une expérience particulièrement enrichissante et stimulante dès les prémices de leurs études supérieures, une expérience positive qui contribue directement à la mission pédagogique de l'Université. »
À l'issue de l'atelier Past Forward!, le personnel de Keio était déterminé à encourager l'accès aux livres rares et collections spéciales. « Après notre participation à l'atelier, explique Hideyuki Seki, nous avons commencé à prendre conscience que ces collections sont "spéciales" non seulement parce que les documents sont rares, mais surtout parce qu'elles s'inscrivent dans la lignée de la mission de l'Université. » La bibliothèque a renommé le Service des livres anciens en Service des collections spéciales et « a beaucoup échangé » sur les nouvelles missions de ce département. La bibliothèque promeut désormais activement ses collections spéciales auprès des professeurs et incite la tenue de cours au sein de la bibliothèque.
Grâce à ces changements, les collections spéciales de la bibliothèque sont désormais plus en adéquation avec la mission de l'Université et viennent compléter les ressources à la disposition des professeurs et du personnel. Toutefois, les bibliothécaires n'ont pas pour autant perdu de vue leur mission initiale de conservation. Hideyuki Seki explique : « l'équilibre entre la diffusion et la conservation est primordial ».
Services utilisés par l'Université Keio
OCLC Research Library Partnership
FirstSearch/WorldCat Discovery
- Fondée en 1858, l'Université Keio est le plus ancien établissement d'enseignement supérieur du Japon.
- Le centre multimédia Mita (principale bibliothèque de Keio) a fêté son centième anniversaire en 2012.
- Le centre multimédia Mita rassemble une collection de 2,8 millions de documents (les six bibliothèques de Keio en regroupent plus de cinq millions).
- La bibliothèque de l'Université Keio est partenaire du projet Bibliothèque de Google Livres et a ajouté 80 000 livres dans le fonds HathiTrust.