Début 2020, les bibliothèques du monde entier ont commencé à fermer leurs portes pratiquement du jour au lendemain afin de protéger les utilisateurs et le personnel contre la COVID-19.

Face à cette décision sans précédent, certains établissements ont dû tant bien que mal assurer la continuité de leurs services alors que leurs employés étaient passés en télétravail. L'adoption de ce nouveau mode de travail a été plus facile pour les collaborateurs des bibliothèques qui avaient déjà opté pour un système en nuage. Plusieurs bibliothécaires spécialisés dans le partage des ressources nous ont expliqué comment Tipasa les avait aidés à maintenir les services de PEB pendant cette période, tout en garantissant aux utilisateurs un accès ininterrompu aux informations dont ils avaient besoin.

Kara McGuire, directrice adjointe de la bibliothèque de Daemen College, sait à quel point les étudiants apprécient la bibliothèque. « C'est l'endroit où ils préfèrent étudier », explique-t-elle. « Même lorsqu'il neige! » La fermeture de la bibliothèque en raison de la pandémie a été difficile pour la communauté du campus. Mais, avec Tipasa, les étudiants ont pu continuer à accéder aux ressources dont ils avaient besoin. Grâce aux ressources électroniques et à la numérisation des documents, le taux et le temps de traitement des demandes de PEB prises en charge par Kara McGuire sont restés stables. Ce système lui permettant d'effectuer la majeure partie de son travail depuis chez elle, elle ne se rend à la bibliothèque que quelques jours par semaine. « Cela aurait été impossible avec notre ancien système », déclare-t-elle.

Lorsque la bibliothèque de Northeastern State University a fermé au tout début du printemps, Brandon Martin, coordinateur du partage des ressources, a désactivé les notifications de récupération des PEB et le formulaire de demande d'ouvrage physique en décochant simplement les cases correspondantes dans le modèle de configuration de Tipasa. Au-delà du passage aux seuls prêts numériques, les chaînes de travail ont à peine été modifiées. Les collaborateurs de la bibliothèque utilisent désormais de nouveaux marqueurs d'annulation et de quarantaine pour cause de COVID-19, qui facilitent le suivi des documents, rapidement affichés sous forme de liste, tout au long du processus. Tous ont pu travailler sans encombre depuis chez eux, assurant même le traitement des demandes en se connectant à Tipasa depuis leur téléphone lorsque leur ordinateur portable ou leur connexion Internet ne répondaient plus. « Tout s'est fait très simplement, avec une grande flexibilité, et je ne sais pas comment nous aurions procédé sans Tipasa. »

En dépit de la fermeture de la bibliothèque pour cause de COVID-19, le nombre de demandes de PEB au sein de la bibliothèque de l'Université d'Est-Anglie ne diminuait pas notablement. Les responsables ont décidé d'autoriser uniquement les demandes de ressources électroniques, et de n'acheter toutefois des ouvrages électroniques que pour remplacer des documents physiques, si nécessaire. Avant l'adoption du système Web Tipasa, le personnel de la bibliothèque n'aurait pas pu proposer ce niveau de service et de traitement pour un nombre de demandes aussi élevé. Tipasa facilite également la recherche des documents à l'extérieur du Royaume-Uni, une possibilité très appréciable dans une période où de nombreuses bibliothèques ont dû complètement fermer leur services de PEB.

La bibliothèque de Loras College aurait pu fermer en raison de la COVID-19, mais les services de PEB n'ont connu qu'une courte interruption. Le personnel s'est facilement habitué à télétravailler la plupart du temps. « Tipasa est un système Web, nous n'avons donc pas besoin d'un réseau privé virtuel. De plus, il est très facile à utiliser », déclare Heidi Pettitt, bibliothécaire chargée du service d'accès et des collections spéciales. « Nous avons dû allonger la durée des prêts, mais c'est le seul changement véritable », explique Lisa Finnegan, coordinatrice des PEB. Elle continue de se rendre à la bibliothèque une fois par semaine pour traiter les documents physiques et numériser des chapitres de livres, ce qui correspond à une grande partie des demandes de PEB. Lorsque Lisa est passée brièvement en chômage partiel, Heidi a rapidement organisé un appel vidéo pour former le reste du personnel sur Tipasa. « Du point de vue de la direction, le PEB a probablement été l'activité la plus facile à basculer en télétravail. »

La Bibliothèque de l'Université de Wageningue, Wageningen University & Research, a été fermée pendant quelques mois en raison de la crise de COVID-19. Pendant cette période, il y a eu une légère diminution des demandes de PEB de la part des étudiants, du personnel et des chercheurs. Toutefois, grâce à Tipasa, le personnel du PEB a pu offrir suffisamment de possibilités pour répondre à la plupart des demandes de PEB qu'il a reçues. « Au début de la crise, OCLC a transmis beaucoup d'informations sur la manière d'ajuster le système en fonction de la situation, et cela a été très utile, a déclaré Petra Otten, gestionnaire du système WorldShare. Comme nous ne prêtions pas de livres, nous avons pu mettre en place une règle de déviation pour ces documents sans problème majeur. » La bibliothèque a récemment rouvert pour offrir un lieu d'étude à un nombre limité d'étudiants.

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