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Partage des ressources lors des fermetures d'établissements en raison de la COVID-19

Continuité des services en cas de crise

Début 2020, les bibliothèques du monde entier ont commencé à fermer leurs portes pratiquement du jour au lendemain afin de protéger les utilisateurs et le personnel contre la COVID-19.

Face à cette décision sans précédent, certains établissements ont dû tant bien que mal assurer la continuité de leurs services alors que leurs employés étaient passés en télétravail. L'adoption de ce nouveau mode de travail a été plus facile pour les collaborateurs des bibliothèques qui avaient déjà opté pour un système en nuage. Plusieurs bibliothécaires spécialisés dans le partage des ressources nous ont expliqué comment Tipasa les avait aidés à maintenir les services de PEB pendant cette période, tout en garantissant aux utilisateurs un accès ininterrompu aux informations dont ils avaient besoin.

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Amherst, New York, États-Unis

Kara McGuire traite des demandes de PEB avec Tipasa depuis sa véranda.
Kara McGuire traite des demandes de PEB avec Tipasa depuis sa véranda.

Kara McGuire, directrice adjointe de la bibliothèque de Daemen College, sait à quel point les étudiants apprécient la bibliothèque. « C'est l'endroit où ils préfèrent étudier », explique-t-elle. « Même lorsqu'il neige! » La fermeture de la bibliothèque en raison de la pandémie a été difficile pour la communauté du campus. Mais, avec Tipasa, les étudiants ont pu continuer à accéder aux ressources dont ils avaient besoin. Grâce aux ressources électroniques et à la numérisation des documents, le taux et le temps de traitement des demandes de PEB prises en charge par Kara McGuire sont restés stables. Ce système lui permettant d'effectuer la majeure partie de son travail depuis chez elle, elle ne se rend à la bibliothèque que quelques jours par semaine. « Cela aurait été impossible avec notre ancien système », déclare-t-elle.

« Avec Tipasa, notre taux de traitement est resté inchangé et nous avons pu continuer à fournir les documents demandés aux étudiants. Tout a parfaitement fonctionné. »

Kara McGuire, directrice adjointe au Daemen College

« Tipasa est un excellent outil, car il me permet de traiter les demandes depuis chez moi, installée dans un canapé confortable ou dans ma véranda. J'ai enchaîné les traitements de demandes et travaillé sur les statistiques sans que le service informatique n'ait à me fournir un réseau privé virtuel. »

 

Kara McGuire
Directrice adjointe au Daemen College


Gloucestershire, Angleterre

Lorsque la bibliothèque de l'Université du Gloucestershire a fermé en raison de la COVID-19, les membres du personnel ont décidé de cesser de traiter les demandes de documents physiques. Seul le formulaire de demande de ressource électronique serait mis à la disposition des utilisateurs via Tipasa. Lorsqu'ils recevaient encore ponctuellement des demandes de documents physiques, ils s'efforçaient de rechercher, avec l'utilisateur concerné, un chapitre existant au format électronique. Les notifications de retard ont été désactivées afin de ne pas générer un stress inutile chez les utilisateurs qui souhaitaient rendre les documents empruntés. « Désactiver les notifications dans Tipasa est très facile », déclare Debs Jones-Davis, responsable des PEB. « La suppression des notifications et le passage au « tout électronique » a été le meilleur moyen de gérer la situation. »

« Je pense que Tipasa nous a véritablement facilité la vie. »

Debs Jones-Davis, responsable des PEB, Université du Gloucestershire

Université du Gloucestershire
L'Université du Gloucestershire pourra également compter sur le système en nuage Tipasa lors de la prochaine crise.

« Tipasa a réellement été très efficace, et je suppose que nous pouvons l'inclure à nos futurs plans antisinistres. »

 

Debs Jones-Davis
Responsable des PEB, Université du Gloucestershire
En savoir plus sur l'expérience de Debs avec Tipasa


Broken Arrow, Oklahoma, États-Unis

Bibliothèque de Northeastern State University
La bibliothèque de Northeastern State University a continué à proposer des services de PEB via Tipasa alors que le personnel habituel n'était pas sur place.

Lorsque la bibliothèque de Northeastern State University a fermé au tout début du printemps, Brandon Martin, coordinateur du partage des ressources, a désactivé les notifications de récupération des PEB et le formulaire de demande d'ouvrage physique en décochant simplement les cases correspondantes dans le modèle de configuration de Tipasa. Au-delà du passage aux seuls prêts numériques, les chaînes de travail ont à peine été modifiées. Les collaborateurs de la bibliothèque utilisent désormais de nouveaux marqueurs d'annulation et de quarantaine pour cause de COVID-19, qui facilitent le suivi des documents, rapidement affichés sous forme de liste, tout au long du processus. Tous ont pu travailler sans encombre depuis chez eux, assurant même le traitement des demandes en se connectant à Tipasa depuis leur téléphone lorsque leur ordinateur portable ou leur connexion Internet ne répondaient plus. « Tout s'est fait très simplement, avec une grande flexibilité, et je ne sais pas comment nous aurions procédé sans Tipasa. »

« J'utilise ce système chez moi depuis maintenant un an, et je n'observe vraiment aucune différence dans la chaîne de travail. Au lieu de me connecter au bureau, je me connecte désormais depuis mon domicile. Nous n'avons pratiquement pas modifié nos chaînes de travail de prêt numérique. »

Brandon Martin, instructeur en services aux bibliothèques, bibliothécaire responsable des systèmes et coordinateur du partage des ressources, Northeastern State University

« Tipasa a particulièrement été utile pour les collaborateurs à risque, qui ont pu traiter les demandes depuis chez eux, venir sur place après les heures d'ouverture pour numériser des pages, puis clore la demande une fois de retour chez eux. Tipasa leur a permis de réduire le temps passé sur le campus. »

 

Brandon Martin
, instructeur en services aux bibliothèques, bibliothécaire responsable des systèmes et coordinateur du partage des ressources, Northeastern State University


Norwich, Angleterre

En dépit de la fermeture de la bibliothèque pour cause de COVID-19, le nombre de demandes de PEB au sein de la bibliothèque de l'Université d'Est-Anglie ne diminuait pas notablement. Les responsables ont décidé d'autoriser uniquement les demandes de ressources électroniques, et de n'acheter toutefois des ouvrages électroniques que pour remplacer des documents physiques, si nécessaire. Avant l'adoption du système Web Tipasa, le personnel de la bibliothèque n'aurait pas pu proposer ce niveau de service et de traitement pour un nombre de demandes aussi élevé. Tipasa facilite également la recherche des documents à l'extérieur du Royaume-Uni, une possibilité très appréciable dans une période où de nombreuses bibliothèques ont dû complètement fermer leur services de PEB.

« Le fait que Tipasa soit un système international est particulièrement intéressant, car cela nous permet de rechercher des documents dans le monde entier. »

Alison Dyer, bibliothécaire chargée des services numériques, Université d'Est-Anglie

Zoë White a continué à fournir des ressources électroniques depuis son bureau à domicile
Grâce à Tipasa, Zoë White a continué à fournir des ressources électroniques depuis son bureau à domicile.

« Il y a un an, nous n'aurions pu ni télétravailler, ni traiter les demandes, car nos systèmes n'étaient pas basés sur le Web. Tipasa s'est vraiment imposé car, pour le moment, nous ne nous intéressons qu'aux ressources numériques. »

 

Zoë White
Adjointe aux collections, Université d'Est-Anglie


Dubuque, Iowa, États-Unis

Bibliothèque de Loras College
À Loras College, le personnel chargé des PEB a pu assurer la continuité des services en un minimum de temps sur le campus grâce à Tipasa.

La bibliothèque de Loras College aurait pu fermer en raison de la COVID-19, mais les services de PEB n'ont connu qu'une courte interruption. Le personnel s'est facilement habitué à télétravailler la plupart du temps. « Tipasa est un système Web, nous n'avons donc pas besoin d'un réseau privé virtuel. De plus, il est très facile à utiliser », déclare Heidi Pettitt, bibliothécaire chargée du service d'accès et des collections spéciales. « Nous avons dû allonger la durée des prêts, mais c'est le seul changement véritable », explique Lisa Finnegan, coordinatrice des PEB. Elle continue de se rendre à la bibliothèque une fois par semaine pour traiter les documents physiques et numériser des chapitres de livres, ce qui correspond à une grande partie des demandes de PEB. Lorsque Lisa est passée brièvement en chômage partiel, Heidi a rapidement organisé un appel vidéo pour former le reste du personnel sur Tipasa. « Du point de vue de la direction, le PEB a probablement été l'activité la plus facile à basculer en télétravail. »

« Tipasa est très simple d'utilisation, et le fait qu'il s'agisse d'un système Web a été un atout supplémentaire. J'ai pu traiter toutes les demandes correspondant aux documents dont nous disposions. »

Lisa Finnegan, coordinatrice des PEB, Loras College

« Tipasa a été très utile lors de la crise de la COVID-19. Sans ce système, nous aurions eu beaucoup plus de mal à continuer à offrir des services de PEB à notre communauté. »

 

Heidi Pettitt
Bibliothécaire chargée du service d'accès et des collections spéciales, Loras College


Wageningen, Pays-Bas

La Bibliothèque de l'Université de Wageningue, Wageningen University & Research, a été fermée pendant quelques mois en raison de la crise de COVID-19. Pendant cette période, il y a eu une légère diminution des demandes de PEB de la part des étudiants, du personnel et des chercheurs. Toutefois, grâce à Tipasa, le personnel du PEB a pu offrir suffisamment de possibilités pour répondre à la plupart des demandes de PEB qu'il a reçues. « Au début de la crise, OCLC a transmis beaucoup d'informations sur la manière d'ajuster le système en fonction de la situation, et cela a été très utile, a déclaré Petra Otten, gestionnaire du système WMS. Comme nous ne prêtions pas de livres, nous avons pu mettre en place une règle de déviation pour ces documents sans problème majeur. » La bibliothèque a récemment rouvert pour offrir un lieu d'étude à un nombre limité d'étudiants.

« Pendant la crise COVID-19, Tipasa offre suffisamment d'options pour répondre à toutes les demandes de PEB pour notre institution. »

Petra Otten, gestionnaire du système WMS, Wageningen University & Research

Petra Otten configure Tipasa depuis son bureau à domicile pour aider les membres du personnel du PEB.
Petra Otten configure Tipasa depuis son bureau à domicile pour aider les membres du personnel du PEB.

« Les informations fournies par OCLC au début de notre fermeture due à la COVID-19 ont été extrêmement utiles, car nous avons dû arrêter nos demandes de livres et mettre en place une politique de déviation. Grâce aux informations reçues, nous avons pu faire tout cela sans problème majeur. »

 

Petra Otten
Gestionnaire du système WMS, Wageningen University & Research


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