Automatiser les chaînes de travail en améliorant les systèmes

Chaque semestre, le personnel de la Claremont Colleges Library s’assure que la bibliothèque détient au moins un exemplaire de chaque titre utilisé dans les classes des sept campus desservis. « Certains de nos étudiants ne peuvent pas se permettre d’acheter tout le matériel requis pour leurs cours », explique Candace Lebel, coordonnatrice des systèmes. « Nous essayons de nous assurer d'avoir une copie de tous les documents nécessaires, avec une préférence pour une copie électronique plutôt que papier. » Étant donné que le matériel de cours requis change, il est parfois difficile de confirmer la disponibilité des ressources nécessaires avant le début du trimestre.

Lorsque les professeurs ont remis la liste des documents requis pour le trimestre à la libraire du campus, un fichier des numéros ISBN est produit et remis à la bibliothèque afin qu'elle puisse vérifier si elle possède ces ouvrages. Étant donné qu'un numéro ISBN peut être présent dans plusieurs notices bibliographiques ou peut être différent pour un format différent d'un même titre, Mme Lebel et Sam Kome, ancien directeur des initiatives stratégiques et des technologies de l'information, ont développé un programme local nommé Cabbie en utilisant l'API de recherche WorldCat, comprise avec l'abonnement de la bibliothèque aux Services de gestion WorldShare^® (WorldShare) et disponible sur le site OCLC Developer Network. L'application développée utilise le numéro ISBN pour trouver et générer le numéro OCLC correspondant, pour récupérer des données bibliographiques de base et pour déterminer si la bibliothèque possède le document. « Nous voulions être en mesure de récupérer l'ID de l'ouvrage et les numéros OCLC de tous les formats associés, puis utiliser ces numéros pour trouver les documents locaux », ajoute Mme Lebel.

L'expérience avec le développement du programme Cabbie a incité Mme Lebel à utiliser d'autres API d'OCLC pour rationaliser d'autres processus. « Lorsque nous configurons un emplacement sur les rayons temporaire dans WorldShare, nous limitons actuellement les lots à 100 codes-barres à la fois », explique-t-elle. « En utilisant l'API Gestion des collections WorldShare, nous pourrons''ajouter'' plusieurs milliers de documents dans nos emplacements dédiés au matériel de cours au début du trimestre, et les ''retirer'' à la fin du trimestre, ce qui nous facilitera grandement la tâche. » « Plusieurs de nos employés veulent apprendre comment faire de la programmation, mais puisque nous n'avons pas de personnel dédié pour cette tâche, nous comptons sur les employés étudiants pour nous présenter les autres possibilités des diverses API d'OCLC. »

Avec l’expérience acquise en programmation pour le matériel de cours, Mme Lebel utilise les API d'OCLC pour recueillir les informations sur la facturation et les budgets du service Acquisitions WorldShare et les charger dans Workday, le système financier de l'établissement. Auparavant, toutes les données de facturation entrées dans WorldShare devaient être entrées manuellement une seconde fois dans Workday. « Nous avons structuré notre budget de telle sorte que nous pouvons voir nos dépenses par sujet, par mode d’acquisition — approbation, achats dictés par les demandes ou sélections des bibliothécaires — et par format », dit-elle. La structure du budget, la correspondance entre les fournisseurs et les numéros de facture, la différenciation entre deux types de taxe de vente pour chaque commande, et l’automatisation des paiements pour les publications en série qui s’étendent sur plusieurs exercices financiers rendaient ces opérations très compliquées.

Pour aider à automatiser ce processus, Mme Lebel a travaillé avec le personnel aux acquisitions et le personnel d'implantation de Workday pour mapper les données de WorldShare avec Workday en utilisant l'API Acquisitions WorldShare et l'API WMS Vendor Information Center.

Les employés aux acquisitions ont été inclus tout au long du processus, selon Mme Lebel. « Je voulais qu'ils s'investissent dans le projet et comprennent ce que nous faisons et pourquoi nous le faisons. » Avec la nouvelle chaîne de travail en place, les membres du personnel apprécient son efficacité et n'ont plus à entrer les données de facturation et de paiement dans deux systèmes différents. « Maintenant, le personnel termine ses activités dans WorldShare et Workday ingère la ligne 100 complète des factures et mappe correctement toutes les données sur les postes budgétaires », ajoute-t-elle. « Le personnel gagne un temps précieux. »

La bibliothèque en un coup d'œil

• Dessert les 7700 étudiants et 3600 professeurs et employés de The Claremont Colleges, un consortium de cinq collèges de premier cycle et deux établissements d'enseignement supérieur, à partir d'un emplacement central.
• S’efforce d’offrir tous le matériel de cours requis pour quelque 2000 cours de premier cycle et les cours de niveau supérieur offerts par The Claremont Colleges.
• Les collections comprennent près de 2 millions de volumes sur les arts, les sciences humaines, les sciences sociales et les sciences, plus de 70 000 périodiques et des centaines de bases de données, livres électroniques et revues électroniques.