Mejorar la eficiencia de las solicitudes y la comunicación con los clientes

La administración de préstamos interbibliotecarios se estaba convirtiendo en un problema para lasEssex Libraries por el atraso de las solicitudes e información insuficiente sobre la fase de cada solicitud. "Nos dimos cuenta de que el antiguo sistema no aportaba suficiente información. Era lento y no era fácil de usar. Nuestro mayor reto fue reducir el atraso de solicitudes y hacerles seguimiento tanto a estas como a su duración, disponibilidad y a la fase en el procedimiento de pedido", dijo Debra Carter, Asistente del equipo de servicios bibliotecarios de la Unidad de Apoyo Bibliotecario de las Essex Libraries.

En 2010, las Essex Libraries decidieron implementar UnityUK, que proporciona un flujo de trabajo integrado de préstamo interbibliotecario, facilitándole al personal el seguimiento de las solicitudes de los clientes y la prestación de una mejor experiencia para el cliente. "UnityUK^® nos brindó la capacidad de administrar el flujo de trabajo de una forma más estructurada y de poder comunicarles a nuestros clientes en qué fase se encontraba su solicitud", dijo Debra. También hubo una disminución significativa en el retraso de solicitudes y tuvimos menos solicitudes "atascadas" en el sistema, esto generó una mejora notable respecto a la eficiencia.

Como parte de la implementación, el personal de las Essex Libraries trabajó con el personal de apoyo a los servicios y productos de OCLC para suministrar información sobre las necesidades y requisitos específicos del sistema y establecer prioridades en el orden de instalación en las distintas ubicaciones. "Eso hizo que nosotros nos concentráramos en la entrega, mientras que OCLC ofrecía la asistencia técnica", mencionó Debra. El personal también asistió a sesiones de formación en donde recibieron consejos y sugerencias útiles para hacer que el cambio fuera más sencillo.

"En general, todo el proceso fluyó de forma sencilla. UnityUK es actualizado continuamente con nuevas características para mejorar tanto la operación del sistema como los resultados del usuario. El objetivo de cualquier nuevo paquete de software debe ser mejorar y reforzar el servicio que se ofrece. Creo que ofrecemos un servicio eficiente y profesional a nuestros clientes en Essex y a nuestros socios Unitary, el cual ha mejorado gracias al uso del servicio de UnityUK", concluyó Debra.

La biblioteca en cifras

• Administra la Unidad de Apoyo Bibliotecario de las Essex Libraries desde Freebournes, Witham
• Realiza todos los pedidos de nuevos materiales para Essex y Southend, y obtiene todos los préstamos interbibliotecarios para Essex y las dos autoridades unitarias, Southend y Thurrock.
• Alberga el Servicio de Artes Escénicas de Essex