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Intercambio de recursos durante los cierres por el COVID-19

Mantenga los servicios en funcionamiento durante cualquier crisis

Con poco tiempo de antelación, las bibliotecas de todo el mundo comenzaron a cerrar sus puertas a principios de 2020 a fin de proteger a los usuarios y al personal del COVID-19.

Esta decisión sin precedentes dejó a algunas bibliotecas luchando por encontrar formas de continuar con sus servicios bibliotecarios con el personal trabajando desde casa. El personal de la biblioteca que ya estaba dedicado a los sistemas basados en la nube no tuvo inconvenientes con el cambio de tiempo para trabajar desde casa. Varios bibliotecarios de intercambio de recursos nos contaron sobre cómo Tipasa los ayudó a mantener los servicios de préstamo interbibliotecario (ILL) durante este período, asegurándose de que sus usuarios nunca pierdan el acceso a la información que necesitan.

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Desde su porche, Kara McGuire cumple con las solicitudes de ILL a través de Tipasa.
Desde su porche, Kara McGuire cumple con las solicitudes de ILL a través de Tipasa.

Kara McGuire, directora adjunta de la biblioteca de Daemen College, sabe que los estudiantes valoran mucho la biblioteca. “Es el lugar al que siempre quieren ir para estudiar”, afirmó. “¡Incluso en los días nevados!” El cierre de la biblioteca a causa del COVID-19 ha sido difícil para la comunidad universitaria. Pero Kara continuó brindando a los estudiantes los recursos necesarios a través de Tipasa. Ella ha mantenido su tasa de cumplimiento y sus tiempos de entrega de ILL al proporcionar recursos electrónicos y escaneados. Tipasa le permite hacer la mayor parte de su trabajo desde casa, por lo que solo va a la biblioteca unas pocas horas a la semana. “Esto hubiera sido imposible con nuestro antiguo sistema”, afirmó.

“Tipasa ha hecho posible que se mantengan nuestras tasas de cumplimiento y se entreguen los materiales a nuestros estudiantes. Todo ha funcionado de maravilla”.

Kara McGuire, directora adjunta, Daemen College

“Tipasa ha sido genial porque puedo atender solicitudes desde casa, desde la comodidad de mi sofá o mi porche. He estado resolviendo solicitudes y trabajando en estadísticas, y no he necesitado que mi departamento de TI me proporcione una VPN”.

 

Kara McGuire
Directora adjunta, Daemen College


Gloucestershire, Inglaterra

Tras el cierre debido al COVID-19, el personal de la biblioteca de la Universidad de Gloucestershire tomó la decisión de no ofrecer solicitudes de materiales físicos. Como alternativa, se optó por hacer que el formulario de solicitud de recursos electrónicos solo estuviera disponible para sus usuarios a través de Tipasa. Aunque siguieron recibiendo solicitudes ocasionales de materiales físicos, trabajaron con los usuarios para conseguir capítulos electrónicos. El personal desactivó las notificaciones vencidas para que no causaran ninguna molestia innecesaria a los usuarios que solicitaban la devolución de materiales. “Desactivar las notificaciones en Tipasa fue muy fácil”, comentó Debs Jones-Davis, directora de ILL. “Eliminar las notificaciones y pasar de una vez a 'e' ha sido la mejor manera de abordarlo”.

“Creo que tener Tipasa me ha hecho la vida mucho más fácil”.

Debs Jones-Davis, directora de ILL, Universidad de Gloucestershire

Universidad de Gloucestershire
En caso de una nueva crisis, la Universidad de Gloucestershire también puede confiar en Tipasa, gracias a que está basado en la nube.

“Tipasa ha funcionado muy bien, y supongo que podemos incluirlo en nuestros futuros planes para desastres”.

 

Debs Jones-Davis
Directora de ILL, Universidad de Gloucestershire
Lea más sobre la experiencia de Debs con Tipasa


Biblioteca de Northeastern State University
La biblioteca de Northeastern State University continuó con los servicios de ILL a través de Tipasa sin personal fijo en el lugar.

Cuando la biblioteca de Northeastern State University cerró justo después de las vacaciones de primavera, Brandon Martin, coordinador de intercambio de recursos, deshabilitó las notificaciones de retiro de ILL y el formulario de solicitud de libros físicos simplemente desmarcando las casillas en el modelo de configuración de Tipasa. Los flujos de trabajo de su personal no cambiaron mucho; el único cambio notable fue la implementación de préstamos exclusivamente digitales. Ahora utilizan las nuevas etiquetas de cancelación y cuarentena por COVID-19, que facilitan a Brandon el seguimiento de los materiales a través del proceso con una lista de consulta rápida. El personal ha trabajado bien desde casa, e incluso ha mantenido las solicitudes activas al iniciar sesión en Tipasa desde sus teléfonos cuando sus computadoras portátiles o conexiones a Internet fallan. “Esta experiencia ha sido impecable y flexible; no sé qué hubiéramos hecho sin Tipasa”.

“He estado utilizando Tipasa en casa durante un año y, realmente, no hay diferencia en el flujo de trabajo. En lugar de iniciar sesión en la oficina, ahora lo hago desde casa. Hicimos cambios mínimos en nuestros flujos de trabajo de préstamos digitales”.

Brandon Martin, instructor de servicios bibliotecarios, bibliotecario de sistemas y coordinador de intercambio de recursos, Northeastern State University

“Tipasa ha sido especialmente importante para nuestro personal en riesgo, quien puede procesar solicitudes desde casa, venir en horas no laborales para escanear páginas y luego completar la solicitud nuevamente en casa. Tipasa les permite minimizar su tiempo en el campus universitario”.

 

Brandon Martin
Instructor de servicios bibliotecarios, bibliotecario de sistemas y coordinador de intercambio de recursos


Norwich, Inglaterra

A pesar del cierre de la biblioteca debido al COVID-19, las solicitudes de ILL en la biblioteca de la University of East Anglia siguieron llegando sin una disminución notable. La biblioteca decidió permitir únicamente solicitudes de recursos electrónicos, aunque consideran la posibilidad de comprar libros electrónicos a fin de reemplazar los materiales físicos, según sea necesario. Si no se hubieran trasladado a Tipasa, que está basado en la web, el personal de la biblioteca no hubiera podido mantener este nivel de servicio y cumplimiento para un volumen tan alto de solicitudes. Tipasa también les facilita la obtención de materiales que están fuera del Reino Unido, lo que ha resultado ser muy valioso, ya que muchas bibliotecas tuvieron que cerrar los servicios de ILL por completo.

“El servicio internacional de Tipasa es brillante, ya que podemos conseguir materiales de todo el mundo”.

Alison Dyer, bibliotecaria de servicios digitales, University of East Anglia

Zoë White ha continuado proporcionando recursos electrónicos desde su casa
Por medio de Tipasa, Zoë White ha continuado proporcionando recursos electrónicos desde su casa.

“Hace un año no hubiéramos podido trabajar desde casa y cumplir con las solicitudes, ya que nuestros sistemas no estaban basados en la web. Tipasa realmente se ha convertido en un medio muy importante porque, por el momento, solo buscamos recursos digitales.

 

Zoë White
Asistente principal de colecciones, University of East Anglia


Dubuque, Iowa, EE. UU.

Biblioteca de Loras College
El personal de ILL en Loras College mantuvo los servicios en funcionamiento con un tiempo reducido en el campus gracias a Tipasa.

La biblioteca de Loras College pudo haber cerrado debido al COVID-19, pero los servicios de ILL continuaron con una interrupción mínima. El personal de ILL se adaptó fácilmente al trabajo principalmente desde casa. “Tipasa está basado en la web, así que no necesitamos una VPN. Además, Tipasa es muy fácil de utilizar”, afirmó Heidi Pettitt, bibliotecaria de servicios de acceso y colecciones especiales. Lisa Finnegan, coordinadora de ILL, explicó: “Tuvimos que extender los plazos de los préstamos, pero es realmente el único cambio implementado”. Ella continúa yendo una vez a la semana para entregar materiales físicos y escanear capítulos de libros; en esto consiste la mayoría de sus solicitudes de ILL. Cuando Lisa tomó su licencia, Heidi capacitó rápidamente al personal restante en Tipasa mediante una videollamada. “Desde una perspectiva administrativa, ILL fue probablemente la transición más fácil para trabajar desde casa”.

“Tipasa es muy fácil de utilizar, y que esté basado en la web es maravilloso. He podido cumplir con todas las solicitudes de materiales que tenemos”.

Lisa Finnegan, coordinadora de ILL, Loras College

“Tipasa ha sido de gran ayuda durante la crisis del COVID-19. Sin su ayuda, nos habría costado mucho seguir ofreciendo servicios de ILL a nuestra comunidad”.

 

Heidi Pettitt
Bibliotecaria de servicio de acceso y colecciones especiales, Loras College


Wageningen, Países Bajos

La biblioteca Wageningen University & Research cerró durante un par de meses, debido a la crisis del COVID-19. Durante este tiempo, se redujo la cantidad de solicitudes de ILL por parte de los estudiantes, el personal y los investigadores. No obstante, con ayuda de Tipasa, el personal de ILL fue capaz de brindar suficientes opciones para cumplir con la mayoría de solicitudes de ILL que recibieron. “Al inicio de la crisis, OCLC compartió mucha información sobre cómo realizar ajustes en el sistema, debido a la situación, y eso fue realmente útil”, afirmó Petra Otten, Directora del sistema WMS. “Debido a que no prestábamos libros, pudimos establecer una política de derivación para ellos sin mayores problemas”. Hace poco, la biblioteca volvió a abrir para ofrecer un lugar de estudio para un número limitado de estudiantes.

“Durante la crisis del COVID-19, Tipasa brinda suficientes opciones para cumplir con todas las solicitudes de ILL de nuestra institución”.

Petra Otten, Directora del sistema WMS, Wageningen University & Research

Petra Otten configura Tipasa desde su hogar para ayudar a los miembros del personal de ILL.
Petra Otten configura Tipasa desde su hogar para ayudar a los miembros del personal de ILL.

“La información que proporcionó OCLC al comienzo de nuestro cierre, debido a la crisis del COVID-19, fue extremadamente útil, ya que tuvimos que detener nuestras solicitudes de libros y establecer una política de derivación. Gracias a la información recibida, pudimos hacer todo eso sin ningún problema considerable”.

 

Petra Otten
Directora del sistema WMS, Wageningen University & Research


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