Automatice los flujos de trabajo de su biblioteca mediante la mejora de sus sistemas

Cada semestre, el personal de The Claremont Colleges Library se asegura de que la biblioteca disponga al menos de una copia de cada título que se está utilizando en clase a lo largo de los siete campus a los que les brinda apoyo. “Algunos de nuestros estudiantes no pueden pagar todos sus materiales del curso,” explicó Candace Lebel, Coordinadora de sistemas. “Nos aseguramos de disponer de una copia de todas las lecturas necesarias, con preferencia por copias electrónicas en lugar en físicas”. Debido a los cambiantes requisitos de los cursos, puede volverse un reto confirmar la disponibilidad de todos estos recursos antes de iniciar el semestre.

Después de que la facultad envía sus lecturas del semestre a la librería del campus, se compila y proporciona una hoja de cálculo de ISBN a la biblioteca, a fin de que se determinen las existencias locales. Puesto que un ISBN puede existir en diversos registros bibliográficos o puede variar de uno válido para un formato diferente de un título, Candace y Sam Kome, el antiguo director de Iniciativas estratégicas y tecnología de la información, desarrollaron un programa local llamado Cabbie utilizando la API de búsqueda de WorldCat, incluida en la suscripción de los Servicios de Administración de WorldShare^® (WMS) de la biblioteca y disponible en la Red de desarrolladores de OCLC. Esta incursión inicial para acceder mediante programación a los datos de la API de OCLC utiliza el ISBN para encontrar y posteriormente producir la cantidad correspondiente de OCLC, los datos bibliográficos limitados y una indicación de si el material se encuentra a nivel local. “Nuestra intención era ampliar el programa para luego recuperar la identificación de la obra y los números de OCLC de todos los formatos relacionados que se usarían posteriormente para encontrar nuestras existencias locales”, afirmó Candace, ahorrándole al personal tiempo considerable, eliminando la necesidad de realizar búsquedas manuales.

La experiencia de crear el programa Cabbie condujo a Candace a otros API de OCLC para optimizar los procesos adicionales del personal. “Al establecer una ubicación en estantes temporal en WMS, actualmente nos vemos limitados a lotes de 100 códigos de barra a la vez”, dijo. “Sin embargo, utilizar la API de la Administración de las colecciones de WMS nos permitiría 'agregar' diversos miles de recursos a nuestra ubicación de lecturas de curso dedicadas al inicio del semestre y posteriormente, 'eliminarlas' al final, lo cual optimizaría bastante el proceso”. Y gracias a la ayuda de un estudiante asistente, han desarrollado una exitosa prueba de concepto para este proceso, la cual Candace está deseosa de implementar. “Hay algunos miembros del personal que están interesados en aprender a escribir en código” afirmó, “pero debido a que no contamos con personal dedicado para dicha tarea, hemos tenido que apoyarnos en personal estudiantil para explorar las posibilidades que se nos presentaron mediante el acceso a diversas API de OCLC”.

Gracias a la experiencia obtenida en codificación para las mejoras del flujo de trabajo de las lecturas de curso, Candace también usó las API de OCLC para recopilar información sobre facturación y presupuestos para Adquisiciones de WorldShare y cargarla en el sistema financiero del campus de la universidad, Workday. Antes de conseguir esta mejora, todos los datos de facturación ingresados en WMS debían ser ingresados una segunda vez, de forma manual, en Workday. “Hemos estructurado nuestro presupuesto de tal manera que somos capaces de consultar nuestros gastos por tema, modo de adquisición—autorización de envío automático, compra en función de la demanda, o selección del bibliotecario—y formato”, aseguró. La estructura presupuestaria, la coincidencia entre proveedores y números de facturas, la diferenciación entre dos tipos de impuestos sobre ventas de cada pedido, y el pago automático de publicaciones seriadas que abarcan años fiscales dificultaban bastante este flujo de trabajo y hacían que la armonía entre ambos sistemas fuera relativamente compleja.

Para colaborar en la automatización del proceso, Candace trabajó con el personal de adquisiciones y con los contratistas de la implementación de Workday para mapear los datos de facturación de WMS en Workday usando la API de Adquisiciones de WMS y la API del Centro de Información del Proveedor de WMS.

De acuerdo con Candace, era necesario incluir al personal de adquisiciones en el proceso. “Deseaba que ellos se involucraran en lo que estábamos haciendo y entender por qué lo estábamos haciendo”. Con la implementación del nuevo flujo de trabajo, los miembros del personal valoran la eficiencia de no tener que ingresar facturas ni datos de pagos en dos sistemas distintos. “Actualmente, el personal finaliza en WMS, y Workday ingresa toda una factura de 100 líneas y mapea todos los datos de fondos correctamente,” afirmó. “De manera que le ahorra mucho tiempo al personal de la biblioteca”.

La biblioteca en cifras

• Apoya a 7700 estudiantes y 3600 profesores y empleados de la facultad en todo The Claremont Colleges—un consorcio de cinco facultades de pregrado de artes liberales y dos instituciones de posgrado—desde una ubicación central.
• Se esfuerza por ofrecer todo el material de lectura del curso para los más de 2000 cursos de pregrado y posgrado adicionales disponibles en The Claremont Colleges.
• Las colecciones incluyen casi 2 millones de volúmenes en ciencias sociales, ciencias, humanidades y artes, así como más de 70 000 periódicos y cientos de bases de datos, y libros y revistas electrónicos.