Los proyectos de copias impresas compartidas implican trabajar con datos de diversas bibliotecas. El tamaño de un proyecto grupal puede variar e incluir dos, tres o hasta varias docenas de bibliotecas. La complejidad de un proyecto variará en función de su tamaño, la trayectoria de colaboración de los participantes, la uniformidad de sus respectivas prácticas de administración de datos, el alcance del proyecto y otros factores.

Los proyectos grupales posiblemente incluyen los siguientes componentes:

1. Hacer reuniones de planificación: desde el inicio del proyecto, es fundamental que las personas clave de cada biblioteca se reúnan, a fin de determinar el alcance, la estrategia y los plazos del proyecto. Esto se puede hacer personalmente o mediante llamadas de conferencia; en general, las personas que participan son los directores del proyecto, los bibliotecarios de sistemas, representantes de las colecciones y aquellos que conocen bien los datos (generalmente los catalogadores).
2. Entregar los datos: cada biblioteca participante proporcionará datos bibliográficos, de materiales y de circulación de todas las monografías que estén dentro del alcance del proyecto. Posteriormente, OCLC filtra, limpia y normaliza estos datos.
3. Compilar los datos del grupo: posteriormente compilamos todos los datos normalizados de las bibliotecas participantes en una única base de datos, y calculamos diversos recuentos de existencias y coincidencias a nivel del grupo. En ese momento, el conjunto de datos de todo el grupo se carga a la funcionalidad de grupo de GreenGlass.
4. Crear escenarios: la funcionalidad de grupo de GreenGlass le permite crear y analizar una cantidad ilimitada de escenarios de retención que impliquen al grupo. GreenGlass crea escenarios de retención a partir de una amplia variedad de parámetros, entre ellos: límites de archivo (cantidad de copias que se conservarán), año de publicación, niveles de uso y recuentos de superposiciones. Muchas combinaciones son posibles; quizá la tarea más importante en cualquier proyecto de copias impresas compartidas consiste en desarrollar escenarios en los que se equilibren adecuadamente los riesgos y los beneficios. Estos ejercicios de creación de modelos ayudarán a fundamentar los acuerdos de retención compartida; cada biblioteca comprenderá mejor qué material se puede descartar de manera segura y qué material se debe conservar.
5. Asignar los compromisos de retención: una vez que se hayan establecido criterios y que el grupo haya llegado a un consenso sobre el escenario de retención que se adoptará, nosotros les asignamos compromisos de retención a cada una de las bibliotecas miembro. En proyectos grupales, los beneficios y responsabilidades de descarte se deben compartir de manera equitativa, o de algún modo en el que el grupo esté de acuerdo. La decisión de cuáles bibliotecas podrían retirar y cuáles deben conservar determinados títulos depende de numerosas variables, como cuántas copias desea conservar el grupo, los títulos que cada biblioteca tiene en existencia, el tamaño de la colección, las necesidades de espacio y otros factores.
6. Cargar los compromisos de retención a GreenGlass: la cuenta de GreenGlass de cada biblioteca se actualiza para que refleje el acuerdo de retención del grupo, a fin de que las bibliotecas miembro puedan realizar acciones locales. Las bibliotecas miembro pueden generar listas de los materiales que deben conservar y que pueden descartar de manera segura.
7. Administrar datos de forma continua: la circulación no se detiene, y las demás bibliotecas podrán seguir modificando sus colecciones, independientemente de que se adquieran nuevos títulos cada año. La mayoría de los grupos llegan a la conclusión de que sus conjuntos definitivos de datos pueden ser útiles hasta por dos años sin modificación.

• Administrar los datos:  validamos, normalizamos, incrementamos y compilamos los datos del grupo, a fin de que sean los más completos y confiables.
• Proporcionar herramientas que permitan que el grupo pueda interactuar con los datos: hemos creado la funcionalidad de grupo de GreenGlass, específicamente para los programas de copias impresas compartidas, a fin de facilitar la visualización, creación de modelos, comunicación y predicción.
• Asegurar el éxito del proyecto: organizamos las reuniones, permitimos que se hagan presentaciones en persona y a través de seminarios web, facilitamos la comunicación con los grupos de interés, apoyamos a los gerentes de proyectos, y ejecutamos consultas, informes personalizados y cualquier otra cosa necesaria para alcanzar los objetivos del grupo.

Desde el año 2013, cientos de bibliotecas en el mundo han hecho millones de compromisos formales de retención usando los servicios y herramientas impresas compartidas de OCLC.

Explore nuestro mapa de copias impresas de Norte América para ver retenciones por ubicación, programa y título.

• Academic Libraries of Indiana (ALI)
• Central Iowa Collaborative Collections Initiative (CI-CCI)
• Connect New York Shared Print Archive Project (CNY)
• Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL)
• Eastern Academic Scholars’ Trust (EAST)
• HathiTrust
• Libraries and Archives Canada (LAC)
• Maine Shared Collections Cooperative (MSCC)
• Michigan Shared Print Initiative (MI-SPI)
• Minitex
• MMS (U. Melbourne, Monash U., U. Sydney)
• Statewide California Electronic Library Consortium (SCELC)
• The TriUniversity Group of Libraries (TUG)
• Iniciativa de copias impresas de University of North Carolina
• University System of Maryland and Affiliated Institutions (USMAI)
• Virtual Library of Virginia (VIVA)
• Washington Research Library Consortium (WRLC)
• Bibliotecas White Rose