Vea cómo GreenGlass apoya las iniciativas estratégicas de su biblioteca

Dé de baja responsablemente sus monografías y publicaciones seriadas impresas para transformar el valioso espacio de la biblioteca

El descarte informado garantiza que adopte los criterios adecuados para eliminar material o proyectos de copias impresas compartidas de su biblioteca. GreenGlass les permite a las bibliotecas administrar cuidadosamente el descarte de títulos impresos de poco uso a la vez que admite iniciativas de archivado de copias impresas compartidas. GreenGlass combina la circulación local y los datos de los materiales con las existencias de WorldCat, las existencias de la biblioteca digital HathiTrust y las listas autorizadas de títulos. El resultado: decisiones rentables con base en evidencia que les permiten a las bibliotecas y grupos recuperar espacios físicos valiosos, a la vez que protegen el registro académico.

Historias de éxito de GreenGlass

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Este es nuestro proceso para apoyar su proyecto de descarte

Paso 1: organizar una sesión de planificación para establecer las metas del proyecto.

Paso 2: cargar los datos de su catálogo a nuestro centro de datos. Nos envía un extracto del catálogo a través del FTP.

Paso 3: limpiar y normalizar los datos de su catálogo. Durante este paso:

Identificamos y corregimos las anomalías
Buscaremos los números de registro de OCLC, según sea necesario
Asignamos los datos a los campos de la base de datos de OCLC
Identificamos e informamos las oportunidades de corrección de datos

Paso 4: Buscar coincidencias entre los registros del catálogo y los conjuntos de datos externos. Los conjuntos de datos incluyen:

WorldCat^®
Otros conjuntos de datos de bibliotecas (en proyectos grupales)
La biblioteca digital Hathi Trust
Listas autorizadas de títulos

Paso 5: cargar los datos en la aplicación web de GreenGlass.

Paso 6: analizar la colección y crear escenarios con GreenGlass. El personal de OCLC lleva a cabo el análisis personalizado, según sea necesario.

Paso 7: elaborar listas de los materiales que serán retirados y preservados.

Paso 8: revisar las listas y editar los criterios. A medida que corrija los criterios, —por ejemplo, según el área temática o la ubicación—, usted se sentirá más cómodo con los criterios que elija.

Paso 9: modificar o aprobar las listas de retiro y preservación.

Paso 10: Transferir los libros y actualizar los registros de los catálogos. Algunas de las decisiones habituales:

Transferir los libros a la instalación de almacenamiento o al archivo
Reciclar, donar o descartar libros
Actualizar los registros del catálogo por lotes
Actualizar sus existencias de OCLC a través de la carga por lote

Computadora que muestra el logotipo de GreenGlass

Transformar el valioso espacio de la biblioteca para la colaboración

Acelere sus tareas de administración de copias impresas compartidas

Las bibliotecas académicas y de investigación de todo el mundo están implementando programas para compartir la responsabilidad y los costos de mantener las colecciones impresas. Existen varios factores que provocan estos cambios, incluyendo:

El cambio creciente en la atención académica de los formatos impresos a los electrónicos significa que existe la percepción de que las colecciones impresas retrospectivas de poco uso ofrecen menos valor.
Las demandas competitivas por el espacio en las bibliotecas favorecen la enseñanza, el aprendizaje y la colaboración en contraste con la idea de “un depósito de libros”.
El universo de instituciones que tienen la obligación y la capacidad de apoyar la preservación de copias impresas a largo plazo se está reduciendo.
A medida que el retorno de la inversión de las colecciones impresas locales disminuye, las bibliotecas buscan externalizar operaciones de copias impresas a repositorios compartidos.

Apoyamos las iniciativas de copias impresas compartidas de todos los tamaños, ya sea que se realicen de manera individual o en un grupo de bibliotecas.

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Comprenda mejor su colección y cómo ampliarla

Vea cómo el SCELC comparó las colecciones a fin de mejorar el intercambio de recursos, el desarrollo de colecciones, y de garantizar compromisos seguros de retención de copias impresas.

Componentes de un proyecto grupal

Los proyectos de copias impresas compartidas implican trabajar con datos de diversas bibliotecas. El tamaño de un proyecto grupal puede variar e incluir dos, tres o hasta varias docenas de bibliotecas. La complejidad de un proyecto variará en función de su tamaño, la trayectoria de colaboración de los participantes, la uniformidad de sus respectivas prácticas de administración de datos, el alcance del proyecto y otros factores.

Los proyectos grupales posiblemente incluyen los siguientes componentes:

Hacer reuniones de planificación: desde el inicio del proyecto, es fundamental que las personas clave de cada biblioteca se reúnan, a fin de determinar el alcance, la estrategia y los plazos del proyecto. Esto se puede hacer personalmente o mediante llamadas de conferencia; en general, las personas que participan son los directores del proyecto, los bibliotecarios de sistemas, representantes de las colecciones y aquellos que conocen bien los datos (generalmente los catalogadores).
Entregar los datos: cada biblioteca participante proporcionará datos bibliográficos, de materiales y de circulación de todas las monografías que estén dentro del alcance del proyecto. Posteriormente, OCLC filtra, limpia y normaliza estos datos.
Compilar los datos del grupo: posteriormente compilamos todos los datos normalizados de las bibliotecas participantes en una única base de datos, y calculamos diversos recuentos de existencias y coincidencias a nivel del grupo. En ese momento, el conjunto de datos de todo el grupo se carga a la funcionalidad de grupo de GreenGlass.
Crear escenarios: la funcionalidad de grupo de GreenGlass le permite crear y analizar una cantidad ilimitada de escenarios de retención que impliquen al grupo. GreenGlass crea escenarios de retención a partir de una amplia variedad de parámetros, entre ellos: límites de archivo (cantidad de copias que se conservarán), año de publicación, niveles de uso y recuentos de superposiciones. Muchas combinaciones son posibles; quizá la tarea más importante en cualquier proyecto de copias impresas compartidas consiste en desarrollar escenarios en los que se equilibren adecuadamente los riesgos y los beneficios. Estos ejercicios de creación de modelos ayudarán a fundamentar los acuerdos de retención compartida; cada biblioteca comprenderá mejor qué material se puede descartar de manera segura y qué material se debe conservar.
Asignar los compromisos de retención: una vez que se hayan establecido criterios y que el grupo haya llegado a un consenso sobre el escenario de retención que se adoptará, nosotros les asignamos compromisos de retención a cada una de las bibliotecas miembro. En proyectos grupales, los beneficios y responsabilidades de descarte se deben compartir de manera equitativa, o de algún modo en el que el grupo esté de acuerdo. La decisión de cuáles bibliotecas podrían retirar y cuáles deben conservar determinados títulos depende de numerosas variables, como cuántas copias desea conservar el grupo, los títulos que cada biblioteca tiene en existencia, el tamaño de la colección, las necesidades de espacio y otros factores.
Cargar los compromisos de retención a GreenGlass: la cuenta de GreenGlass de cada biblioteca se actualiza para que refleje el acuerdo de retención del grupo, a fin de que las bibliotecas miembro puedan realizar acciones locales. Las bibliotecas miembro pueden generar listas de los materiales que deben conservar y que pueden descartar de manera segura.
Administrar datos de forma continua: la circulación no se detiene, y las demás bibliotecas podrán seguir modificando sus colecciones, independientemente de que se adquieran nuevos títulos cada año. La mayoría de los grupos llegan a la conclusión de que sus conjuntos definitivos de datos pueden ser útiles hasta por dos años sin modificación.

Nuestro rol en los proyectos grupales puede variar, pero nuestras prioridades clave incluyen:

Administrar los datos: validamos, normalizamos, incrementamos y compilamos los datos del grupo, a fin de que sean los más completos y confiables.
Proporcionar herramientas que permitan que el grupo pueda interactuar con los datos: hemos creado la funcionalidad de grupo de GreenGlass, específicamente para los programas de copias impresas compartidas, a fin de facilitar la visualización, creación de modelos, comunicación y predicción.
Asegurar el éxito del proyecto: organizamos las reuniones, permitimos que se hagan presentaciones en persona y a través de seminarios web, facilitamos la comunicación con los grupos de interés, apoyamos a los gerentes de proyectos, y ejecutamos consultas, informes personalizados y cualquier otra cosa necesaria para alcanzar los objetivos del grupo.

Ejemplos de proyectos de copias impresas compartidas para grupos

Desde el año 2013, cientos de bibliotecas en el mundo han hecho millones de compromisos formales de retención usando los servicios y herramientas impresas compartidas de OCLC.

Explore nuestro mapa de copias impresas de Norte América para ver retenciones por ubicación, programa y título.

Academic Libraries of Indiana (ALI)
Central Iowa Collaborative Collections Initiative (CI-CCI)
Connect New York Shared Print Archive Project (CNY)
Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL)
Eastern Academic Scholars’ Trust (EAST)
HathiTrust
Libraries and Archives Canada (LAC)
Maine Shared Collections Cooperative (MSCC)
Michigan Shared Print Initiative (MI-SPI)
Minitex
MMS (U. Melbourne, Monash U., U. Sydney)
Statewide California Electronic Library Consortium (SCELC)
The TriUniversity Group of Libraries (TUG)
Iniciativa de copias impresas de University of North Carolina
University System of Maryland and Affiliated Institutions (USMAI)
Virtual Library of Virginia (VIVA)
Washington Research Library Consortium (WRLC)
Bibliotecas White Rose

Colabore usando la funcionalidad de grupo

La funcionalidad de grupo de GreenGlass emplea visualizaciones y herramientas de modelado que permiten que los grupos de bibliotecas:

Conozcan su colección colectiva con respecto a la superposición, la dispersión de temas y el uso
Prueben diversos escenarios de retención y estimen el impacto en cada biblioteca participante
Cumplan acuerdos de retención específicos que les permitan confiar en, y comprender el resultado

La funcionalidad de grupo de Greenglass emplea herramientas de consultas y listas de materiales que permiten que cada biblioteca:

Proteja los libros correctos y, de este modo, distribuya la responsabilidad de la colección compartida
Reduzca las colecciones impresas, con el conocimiento de que se ha garantizado el acceso al contenido a largo plazo

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Comparta su colección impresa para ampliar su biblioteca

Descubra cómo un pequeño grupo de bibliotecas académicas de Iowa formaron Central Iowa – Collaborative Collections Initiative a fin de compartir recursos impresos.

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Estoy listo para explorar el uso de GreenGlass en mi biblioteca

GreenGlass es una herramienta de análisis de colecciones basada en la web que empodera a las bibliotecas y grupos a tomar decisiones con base en evidencia sobre sus colecciones impresas, permitiéndoles explorar, comparar y visualizar atributos de títulos de publicaciones seriadas y monografías.