McGill University
Zeit für die Bearbeitung von Spezialbeständen schaffen
„Dank OCLC Contract Cataloging konnten wir Hunderttausende Titel, bei denen wir mit der Katalogisierung im Rückstand waren, zu einem angemessenen Preis in den Online-Katalog einpflegen lassen.“
Joseph Hafner
Associate Dean of Collection Services, McGill University
Die noch zur Katalogisierung ausstehenden Titel der Bibliotheken der McGill University füllten mehrere Räume in der Hauptbibliothek, den Zweigbibliotheken und einem Anbau. Hierbei handelte es sich um nicht englischsprachige Titel, seltene und empfindliche Büchersammlungen sowie Titel aus der Zeit von vor dem Umstieg der Bibliothek auf das Library of Congress Classification System im Jahr 1969. Joseph Hafner, Associate Dean of Collection Services, begründet dies wie folgt: „Die Katalogisierung neuer Titel hielt uns schon genug auf Trab. Da konnten wir uns nicht auch noch um diese Sammlungen kümmern.“
Im Falle der nicht englischsprachigen Werke hatte die Bibliothek das Glück, dass ihr ein Urdu sprechender Katalogisierungsmitarbeiter bei der Bearbeitung ihrer Sammlung von mehreren tausend Titeln in Urdu helfen konnte. Aufgrund seiner anderweitigen Verpflichtungen konnte er jedoch nur etwa zwei dieser Titel pro Woche katalogisieren. „Auf diese Weise hätte die Katalogisierung dieser Sammlung mindestens noch weitere 150 Jahre gedauert“, sagt Joseph. Dann führte der wirtschaftliche Abschwung dazu, dass in den Ruhestand gehende Mitarbeiter nicht ersetzt wurden. „Wir haben etwa ein Viertel unserer Mitarbeiter verloren“, fügt Joseph hinzu. „Wir konnten daher nicht mehr so weiter arbeiten wie bisher.“
Joseph schätzt, dass die Bibliothek aufgrund der vielen Sprachen und der unterschiedlichen Materialien etwa 20 Vollzeitkräfte hätte einstellen und schulen müssen, um die Titel in Eigenarbeit zu katalogisieren. Stattdessen wandten sich Joseph und seine Mitarbeiter an OCLC Contract Cataloging. „Wir erkannten, dass wir diese Arbeit zu einem durchaus angemessenen Preis auch andernorts erledigen lassen konnten.“
Als Erstes schickten sie einen Stapel Katalogkarten zu einer Sammlung seltener Bücher ein, die noch nicht in den Online-Katalog eingepflegt worden war. „Nachdem alles gut gegangen war“, so Joseph, „begannen wir damit, die physischen Titel einer anderen Sammlung einzuschicken, für die noch keine Datensätze vorhanden waren.“
„Einige Mitarbeiter dachten, dass jemand anderes nicht mit derselben Sorgfalt wie wir hier arbeiten würde. Doch die Zusammenarbeit mit den Leuten bei OCLC verlief über die Jahre hinweg einfach großartig. Und falls doch einmal etwas schief ging, haben sie das Problem behoben.
Zusammen konnten OCLC, die Bibliotheksmitarbeiter sowie studentische Hilfskräfte die noch nicht katalogisierten Titel abarbeiten und die belegten Räume wieder verfügbar machen“, fährt er fort. In einem dieser Bereiche wurde ein großer Aufenthaltsbereich für Studenten geschaffen. In einem anderen wurde das neue Digitalisierungslabor eingerichtet, um die neu katalogisierten, seltenen Bücher zu digitalisieren und die für die Öffentlichkeit zugänglichen Titel über Hathi Trust freizugeben.
Anschließend nahm die McGill University die Katalogisierungsabläufe für neue Materialien genauer unter die Lupe. Man stellte fest, dass die Bestellung „regalfertiger“ Bücher von mehreren Anbietern arbeitsintensiv und zeitaufwendig war. „Wir baten daraufhin unsere fremdsprachigen Anbieter — aus Europa, China und dem Nahen Osten —, unsere Bestellungen direkt an OCLC zu versenden“, berichtet Joseph. Inzwischen sendet OCLC die gescannte Rechnung für das Paket zur Bezahlung an die McGill University, während OCLC bereits mit der Katalogisierung beginnt. Durch diese Vorgehensweise konnte die Bearbeitungszeit von etwa sechs Montaten auf weniger als einen Monat verkürzt werden.
„Die Reaktionen waren überwältigend, insbesondere seitens der Mitarbeiter“, fährt Joseph fort. „Die Zweigstellen wissen jetzt, dass ihre Bestellungen hier nicht einfach untergehen. Unser Ziel ist es, angeforderte Titel innerhalb von 48 Stunden in den Regalen der Zweigbibliotheken verfügbar zu machen.“ Außerdem wurden einige der Katalogisierer umgeschult, um die elektronischen Ressourcen, eine umfrangreiche Sammlung von Kunstdrucken sowie die verbleibenden seltenen Bücher zu bearbeiten, die nicht verschickt werden können. „Seit sich die Mitarbeiter weniger mit den alltäglichen Angelegenheiten befassen müssen, haben sie das Gefühl, dass sich ihre Arbeit wirklich lohnt.“
Seit die Bücherei der McGill University mit OCLC Contract Cataloging zusammenarbeitet, wurden über den Katalog und in den Zweigbibliotheken über 200.000 seltene Bücher verfügbar gemacht, der Aufenthaltsraum der Bibliothek wurde vergrößert, ein Digitalisierungslabor wurde eingerichtet, die Bearbeitungszeit für neue Materialien wurde erheblich verkürzt und die für die Katalogisierung zuständigen Mitarbeiter konnten mit erfüllenderen und interessanteren Tätigkeiten betraut werden. Joseph drückt es so aus: „Das Ergebnis war für uns überaus zufriedenstellend.“
Von der McGill University genutzte Dienste
- Sammlung von über zwei Millionen Büchern und ebenso vielen E-Books
- Zur McGill University gehören eine Hauptbibliothek sowie 14 Zweigbibliotheken
- Bibliothek für seltene Bücher und Spezialsammlungen mit unter anderem babylonischen Tafeln, olympischen Memorabilia, südasiatischen Manuskripten, Kochbüchern und Puppen
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