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The Claremont Colleges

Automatisieren von Bibliothek-Workflows durch Verbesserung Ihrer Systeme

Studenten in der Claremont Colleges Library

„Mit verschiedenen von OCLC entwickelten APIs erfasst das Finanzportal unseres Campus jetzt Rechnungsdaten direkt von WorldShare Acquisitions, was uns viel Schreibarbeit erspart, Fehlerfreiheit gewährleistet und den Datenabgleich vereinfacht.“

Candace Lebel
Systemkoordinatorin, The Claremont Colleges

Jedes Semester stellen die Mitarbeiter der The Claremont Colleges Library sicher, dass die Bibliothek mindestens ein Exemplar aller Titel, die im Unterricht der sieben von ihr unterstützen Campusse zum Einsatz kommen, in ihrem Bestand hat. „Einige unserer Studenten können sich den Kauf aller Unterrichtsmaterialien nicht leisten“, erklärt Candace Lebel, Systemkoordinatorin. „Wir versuchen sicherzustellen, dass wir von jeder Pflichtlektüre ein Exemplar im Bestand haben, wobei wir elektronische Exemplare den Papierversionen vorziehen.“ Wenn sich die Unterrichtsanforderungen verändern, kann es schwierig sein, die Verfügbarkeit all dieser Ressourcen vor Semesterbeginn zu bestätigen.

Nachdem die Fakultätsmitglieder ihre Lektüre für das Semester an die Campus-Buchhandlung weitergegeben haben, wird eine Tabelle mit den ISBNs erstellt und der Bibliothek zur Verfügung gestellt, damit der Bestand vor Ort bestimmt werden kann. Da eine ISBN in mehreren bibliografischen Datensätzen existieren kann oder sich von einer unterscheiden kann, die für ein anderes Format des Artikels gültig ist, haben Candace und Sam Kome, ehemaliger Director of Strategic Initiatives and Information Technology, ein lokales Programm mit dem Namen Cabbie entwickelt, das die WorldCat Search-API verwendet, im WorldShare® Management Services (WMS)-Abonnement enthalten und im OCLC Developer Network verfügbar ist. Dieser erste Vorstoß in Richtung eines programmatischen Zugriffs auf OCLC-API-Daten verwendet die ISBN zum Finden und zur darauffolgenden Ausgabe der zugehörigen OCLC-Nummer, limitierter biografischer Daten und einer Angabe dazu, ob der Artikel vor Ort vorhanden ist. „Es war unsere Absicht, das Programm zu erweitern, um dann die Werk-ID und OCLC-Nummern aller zugehörigen Formate abzufragen, die schließlich dazu verwendet werden, unseren Bestand vor Ort zu finden“, sagte Candace Lebel. Dies würde beachtliche Arbeitszeit sparen, da die Erfordernis händischen Nachschlagens nicht mehr gegeben wäre.

Die Erfahrungen beim Schreiben des Cabbie-Programms führten Candace zu den anderen APIs von OCLC, um weitere Personalprozesse zu optimieren. „Beim Festlegen vorübergehender Regalpositionen in WMS sind wir derzeit jeweils auf Sätze von 100 Barcodes limitiert“, sagt sie. „Aber mit der WMS Collection Management API (WMS-Bestandsverwaltungs-API) könnten wir zu Semesterbeginn mehrere Tausend Ressourcen zu unserem eigenen Standort für Unterrichtslektüre „hinzufügen“ und sie am Ende wieder „entfernen“, was den Prozess erheblich vereinfachen würde.“ Und mit der Hilfe einer studentischen Hilfskraft haben sie einen erfolgreichen Proof of Concept für diesen Prozess entwickelt, auf dessen Implementierung Candace sich schon freut. „Wir haben ein paar Mitarbeiter, die sich dafür interessieren, Programmieren zu lernen“, sagt sie, „aber ohne eigene Mitarbeiterposition waren wir bei der Erkundung der Möglichkeiten, die sich uns durch den Zugriff auf die verschiedenen APIs von OCLC eröffnen, auf studentische Kräfte angewiesen.“

„Ich genieße die Tatsache, dass ich den API-Explorer verwenden kann, um meine eigenen Daten in der Produktion abzufragen.“

Mit der Erfahrung, die Candace beim Programmieren für die Verbesserungen der Workflows für die Unterrichtslektüre gewonnen hat, hat Candace auch die APIs von OCLC verwendet, um Rechnungs- und Budgetierungsinformationen aus WorldShare Acquisitions zu sammeln und in Workday, das Campus-Finanzsystem des Colleges, zu laden. Vor dieser Verbesserung mussten sämtliche Rechnungsdaten, die in WMS eingegeben wurden, noch ein zweites Mal in Workday eingegeben werden. „Wir haben unser Budget so strukturiert, dass wir unsere Ausgaben nach Thema, Erfassungsmodus – Genehmigung des automatischen Versands, nachfragegesteuerte Beschaffung oder Auswahl von Bibliothekaren – sowie Format anzeigen können“, sagt sie. Die Budgetstruktur, das Abgleichen von Lieferanten und Rechnungsnummern, das Unterscheiden von zwei Arten von Umsatzsteuern für jede Bestellung sowie die automatische Zahlung für fortlaufende Sammelwerke, die sich über verschiedene Geschäftsjahre erstrecken, haben diesen Workflow ziemlich verkompliziert und eine Abstimmung zwischen den beiden Systemen komplex gestaltet.

Zur Unterstützung der Automatisierung des Prozesses arbeitete Lebel mit dem Akquisitionspersonal sowie Unternehmern für Workday-Implementierung zusammen, um Rechnungsdaten von WMS in Workday zu integrieren – unter Verwendung der WMS Acquisitions-API sowie der WMS Vendor Information Center-API.

Candace zufolge musste das Akquisitiospersonal während des gesamten Prozesses miteinbezogen werden. „Ich wollte, dass sie sich für das begeistern, was wir tun, und verstehen, warum wir es tun.“ Seit dem neuen Workflow schätzen die Mitarbeiter die Effizienz, Rechnungs- und Zahlungsdaten nicht mehr in zwei unterschiedliche Systeme eingeben zu müssen. „Jetzt erledigen die Mitarbeiten die Arbeit in WMS, und Workday erfasst die gesamte 100-Zeilen-Rechnung und bildet sämtliche Kapitaldaten korrekt ab“, sagt sie. Also spart das den Mitarbeitern unserer Bibliothek jede Menge Zeit.“

Karte mit dem Standort von The Claremont Colleges

Die Bibliothek auf einen Blick

  • Unterstützt 7.700 Studenten und 3.600 Lehrkörper und Mitarbeiter der Claremont Colleges – ein Konsortium aus fünf Hochschulen für Freie Künste und zwei Institutionen für postgraduale Studien – von einem zentralen Standort aus.
  • Ist bestrebt, die gesamte für die Lehrveranstaltungen benötigte Lektüre für mehr als 2.000 Lehrveranstaltungen in Bachelorprogrammen sowie zusätzliche Lehrveranstaltungen für Studierende mit Studienabschluss, die an The Claremont Colleges angeboten werden, bereitzustellen
  • Der Buchbestand umfasst fast 2 Millionen Werke in den Bereichen Kunst, Geisteswissenschaften, Naturwissenschaften und Sozialwissenschaften sowie mehr als 70.000 Zeitschriften und hunderte Datenbanken, E-Books und elektronische Zeitschriften

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