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Bibliotecários do South Plains College discutem as experiências com o WMS

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Membros da equipe da biblioteca Amigos, de South Plains College, Levelland, Texas, relataram suas experiências em migrar para o sistema de gerenciamento de bibliotecas Serviços de gerenciamento WorldShare (WMS) da OCLC em um seminário on-line em 5 de março organizado pela OCLC. A apresentação fez parte da série de seminários on-line da OCLC "Resultados, revelações e recompensas: o poder da cooperação baseada na nuvem". A OCLC convidou os apresentadores nas séries, todos usuários atuais do WMS, para discutir o que os levou a migrar para o WMS e suas experiências desde a transição para a nuvem cooperativa.

Jim Belcher, diretor de bibliotecas , Katherine Anderson, bibliotecária de serviços públicos, e Hope Beyer, bibliotecária de serviços técnicos, conduziram a apresentação na Biblioteca do South Plains College. Belcher começou com o histórico e as circunstâncias que levaram a equipe da biblioteca do South Plains College – uma faculdade comunitária com vários campus com cursos de dois anos, com mais de 9.000 alunos matriculados, localizada em Texas Panhandle – a concluir que o sistema baseado em servidor da biblioteca estava defasado e necessitava de urgente de substituição. Ele disse que o departamento de TI da escola não tinha ideia do que o software da biblioteca fazia ou como ele funcionava, nunca tinha trabalhado com ele e não estavam certificados a trabalhar no antigo servidor da biblioteca.

A equipe de bibliotecários começou a pesquisar alternativas. Eles analisaram diversos sistemas de gerenciamento de bibliotecas, tanto baseados em servidor como baseados na nuvem, e conversaram com colegas de outras bibliotecas. Tudo acabou levando à nuvem, que poderia substituir o hardware ultrapassado, fornecer backup ininterrupto, economizar tempo da equipe e fornecer suporte técnico especializado 24 horas por dia. Após muita discussão, a equipe da biblioteca escolheu por unanimidade o WMS da OCLC.

Anderson observou que, devido à atual assinatura da biblioteca do sistema Ex Libris Voyager estar paga apenas até setembro, seu processo de migração que iniciou em fevereiro teve de ser reduzido. Ela descreveu a linha de tempo do projeto que teria de ser concluída em menos de seis meses, o que não era o ideal, mas era realizável. Ela descreveu a equipe de implementação da OCLC como maravilhosa e muito útil. Seus conhecimentos sobre o sistema WMS e experiências com migrações anteriores permitiram que eles aconselhassem a equipe da biblioteca sobre os problemas que poderiam encontrar.

O sistema do South Plains College entrou em operação em 15 de agosto de 2013. Anderson afirmou que a autenticação LDAP foi habilitada em dezembro e que os ajustes do sistema continuaram a ser feitos. Ela observou que o WMS está mudando constantemente, mas a equipe da biblioteca vê as mudanças contínuas como melhorias e refinamento do sistema, ou seja, uma coisa positiva. Anderson disse que a equipe utilizou o treinamento on-line que a OCLC ofereceu por meio de vídeos breves e seminários on-line mais longos.

O impacto do sistema na equipe da biblioteca tem sido positivo. Beyer afirmou que o tempo de catalogação foi reduzido e que as exclusões agora são mais fáceis. A natureza intuitiva do sistema de circulação baseado na Web reduziu o tempo de treinamento para estudantes estagiários. Utilizando menos jargões bibliotecários, Anderson disse que o sistema é entendido mais rapidamente pelos estudantes estagiários com pouco ou nenhum conhecimento bibliotecário. A verificação de prateleiras foi facilitada com o uso de tablets ou laptops que podem ser levados diretamente às prateleiras, o que também deve facilitar a realização de inventários no futuro. O acesso remoto é uma grande vantagem, por permite que muitas tarefas e atividades de treinamento sejam feitas em casa. Isto foi muito útil particularmente durante o período reduzido de migração. Anderson também adicionou um plug-in do Empréstimo entre bibliotecas do WorldShare da OCLC – que a biblioteca implementou ao mesmo tempo – e que resultou na aceleração dos processos de empréstimo entre bibliotecas da biblioteca.

Beyer e Anderson discutiram o impacto do WMS no corpo docente e nos alunos. Reconhecendo que o antigo sistema não era muito amigável ao corpo docente, Anderson afirmou que o WMS tornou o catálogo on-line da biblioteca mais fácil de usar para os professores. Isso aumentou seu interesse e os professores estão começando a solicitar mais listas de livros. Quanto aos alunos, Beyer disse que eles gostam da interface de descoberta fácil de usar e da aparência mais limpa. Características como a função Reservar e a capacidade de renovar itens on-line têm sido particularmente populares entre os alunos. Beyer afirmou que ainda existe uma pequena confusão quanto à função Reservar com alguns alunos, mas a equipe está trabalhando para resolvê-la.

Beyer disse que o WMS ajudará a biblioteca em novos projetos que serão realizados em breve, incluindo uma feira de livros na qual a equipe da biblioteca levará os livros diretamente aos alunos em suas salas de aula com retirada de itens em tempo real. Outro grande esforço será a eliminação da seção de referência para abrir espaço para outras coleções da biblioteca, incluindo uma seção de biografias. Além disso, um projeto de inventário está marcado para meados de 2015.

Quando perguntada sobre os relatórios em uma sessão de perguntas que ocorreu a seguir, Anderson os considerou muito bons. Ela observou que os relatórios agora podem ser recuperados tanto na guia Relatórios quanto via FTP, uma melhoria sobre o antigo sistema Ex Libris Voyager que dependia do Microsoft Access para criar e executar relatórios. Ela afirmou que a biblioteca não encontrou nenhuma informação necessária que não tenha conseguido acessar.

O melhor conselho que a equipe da South Plains tinha para qualquer planejamento bibliotecário ao migrar para o WMS: dedique o máximo de tempo possível, confie na equipe de implementação da OCLC e comece imediatamente a fazer o trabalho de preparação, como limpeza de registros.

Esta notícia da OCLC é uma "reimpressão" do artigo escrito pelo especialista em comunicações da Amigos, Larry Godwin. Publicado no site do Amigos em 28/03/2014, ele foi usado com permissão da Amigos. O artigo original também está disponível no site da Amigos: http://amigos.org/node/2473.