Internationale ontwikkelingen in het GGC: RDA, FRBR en MARC21

Op het terrein van het metadatamanagement zijn internationaal een aantal belangrijke ontwikkelingen gaande, die ook in het GGC hun effect zullen hebben. RDA, FRBR en MARC21 zijn daarbij de buzz-words. Die ontwikkelingen hebben als doel het zoeken van eindgebruikers beter te ondersteunen en het verwerken van metadata efficiënter te maken door aan te sluiten bij internationale standaarden.

Voor de eindgebruikers wordt het zoeken effectiever door een kwaliteitsverbetering van de metadata. Zij kunnen daardoor een betere selectie maken op type document enerzijds (tekst, beeld of geluid) en de drager van het document anderzijds (papier, digitaal op schijf, online streaming). Voor de medewerkers wordt de verwerking van metadata efficiënter doordat het formaat waarin de metadata worden gemaakt, ontvangen en uitgewisseld, beter aansluit op internationaal gehanteerde standaarden.

De uitvoering van deze activiteiten is het directe resultaat van het project SLIM ("Sluit Nederland aan op Internationale standaarden") en de daarop gevolgde besluitvorming van de stuurgroep van het Consortium voor de Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur (GII). De afspraken die naar aanleiding daarvan met OCLC gemaakt zijn, zijn vastgelegd in het Werkplan voor de Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur 2011-2012.

Naast de aanpassingen in het GGC zal de aansluiting van de Nederlandse bibliotheken op de internationale ontwikkelingen en standaarden als RDA, FRBR en MARC21 in de komende jaren haar beslag krijgen in nieuwe regelgeving voor de titelbeschrijving, en in uitgewerkte afspraken over gestandaardiseerde uitwisseling van metadata in Nederland.

Voor het GGC en zijn gebruikers wordt het een dynamisch jaar waarin de hele database mogelijk meer dan één keer wordt geconverteerd. Dat zal steeds geleidelijk gebeuren, om de uitvoer van alle update-signalen naar de lokale systemen zo goed mogelijk te laten verlopen. Waar mogelijk zal ook een tijdelijke filter worden aangebracht om de geconverteerde records of de nieuwe gegevens in de records niet te distribueren zodat er lokaal meer tijd is om aanpassingen in bibliotheeksystemen uit te voeren. De communicatie over de uitvoering en de planning zal elektronisch plaatsvinden via de GGC listserver.

In kort bestek en op hoofdlijnen gaat het om de volgende zaken:

RDA-regelwerk
RDA staat voor Resource Description and Access. Dit regelwerk is op voordracht van de FOBID Commissie Ontsluiting door de FOBID gekozen als opvolger van de huidige Richtlijnen voor Titelbeschrijven (RT). De RT is het op de ISBD gebaseerde regelwerk voor de titelbeschrijvers in Nederland, waarvan de afzonderlijke delen vanaf een bepaald moment niet meer zijn bijgewerkt en niet meer zijn aangepast aan de nieuwe ontwikkelingen. De Stuurgroep GII heeft zich bij de besluitvorming van de FOBID aangesloten.

In de loop van 2013 zal RDA naar verwachting internationaal ook als de nieuwe standaard aanvaard en geïmplementeerd worden.

Op dit moment wordt in het GGC de materiaalaanduiding van de informatiebronnen (is het een boek, een tijdschrift, een online bron, een film, bladmuziek of een kaart) gecodeerd vastgelegd in kenmerkcode 0500. De huidige systematiek is echter niet consistent en ook niet geschikt om nieuwe media goed te kunnen onderscheiden van oude media. Met een aantal tabellen uit RDA kan dat veel beter. Derhalve is, vooruitlopend op de (inter-)nationale ingebruikname van RDA, besloten in het GGC drie RDA elementen te introduceren voor het vastleggen van het type drager, type medium en het type inhoud van de beschreven informatiebronnen. Deze drie elementen zijn inmiddels ook aan de MARC21-standaard toegevoegd, in WorldCat geïmplementeerd en tijdens de RDA-test van de drie Amerikaanse nationale bibliotheken reeds gebruikt. Zelfs als RDA internationaal niet geaccepteerd wordt – wat bijzonder onwaarschijnlijk is; de enige discussie gaat over het wanneer, niet meer over het of – is deze introductie in het GGC een duidelijke kwaliteitsverbetering ten opzichte van de huidige situatie. Via bestandsconversies worden deze nieuwe elementen waar mogelijk automatisch toegekend in het GGC. De verwachting is dat dit bij de meeste materiaalsoorten ook goed gaat lukken. Wanneer de database van deze elementen is voorzien, zal ook aan de online invoerders worden gevraagd deze codes bij nieuwe invoer toe te voegen.

Van instellingen die offline gegevens aanleveren aan het GGC wordt eveneens gevraagd de nieuwe RDA-elementen voor type, medium en drager op het moment van ingebruikname in het GGC te gaan aanleveren.

Inhoudelijk is en wordt de introductie van deze elementen afgestemd met de GGC Redactie Richtlijnen en de GII Werkgroep Kwaliteit Databank GGC.

Planning: Uitvoering van de conversies is gepland voor de eerste helft van 2012. De eerste resultaten worden begin mei verwacht.

FRBR-model
RDA is gebaseerd op een nieuw model voor bibliografische records. Dit is het FRBR-model (spreek uit: furbur). FRBR staat voor Functional Requirements for Bibliographical Records. In dit model wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen het beschrijven van boekmaterialen enerzijds en het beschrijven van zgn. niet-boekmaterialen anderzijds, maar gaat het om analyseren van informatiebronnen in het algemeen en dus om alle soorten informatiebronnen.

De focus op het gedrukte boek is zoveel mogelijk vermeden. Er is meer aandacht voor het beschrijven van de inhoud van de informatiebron naast de drager waarop de informatie wordt verspreid. De inhoud wordt in het kader van FRBR aangeduid met de term "werk". Het gaat hierbij nog steeds om de formeel bibliografische benadering, de "titel" van het oorspronkelijke werk. Niet om een aanduiding van inhoud of onderwerp. Doel van FRBR is dat de gebruiker een goed geordend overzicht krijgt van alle versies van een werk en de verschillende dragers waarop het werk verschenen is, alsmede van de relevante relaties met andere werken.

In het kader van de bouw van de NBC, de nieuwe nationale bibliotheekcatalogus voor openbare bibliotheken, onderzoekt OCLC in aansluiting op RDA en FRBR hoe titelrecords, die in het GGC de manifestaties van een werk beschrijven, op een efficiënte manier bij elkaar gebracht kunnen worden, als een duidelijke verzameling aan de gebruiker aangeboden kunnen worden, en zo mogelijk ook van een standaard-werktitel kunnen worden voorzien.

Het clusteralgoritme dat nu voor de NBC is opgeleverd, bouwt voort op een clustermechanisme dat al in PiCarta beschikbaar is. Een volgende stap is het maken van zelfstandige werkrecords. Zodra deze echte werkrecords worden gecreëerd, zal onderzocht worden in hoeverre deze werkrecords ook in het GGC kunnen worden opgenomen en - voor zover relevant - ook kunnen worden aangemaakt.

Planning: De eerste versie van het clusteralgoritme is voor de NBC opgeleverd. Introductie in het GGC wordt verwacht in de eerste helft van 2013.

MARC21 in het GGC
In 2011 is het project SLIM afgesloten. Doel van het project is te onderzoeken of het mogelijk is om Nederland te laten aansluiten op internationale metadatastandaarden en catalogiseerregelgeving. De onderliggende doelstelling is om meer automatisch, en daardoor efficiënter te kunnen catalogiseren.

Na afronding van het project heeft de Stuurgroep GII besloten om MARC21 te gebruiken als standaard uitwisselingsformaat voor bibliografische metadata in Nederland. Aan de uitvoering daarvan wordt nu in opdracht van de Stuurgroep GII gewerkt door Universiteit Utrecht en OCLC.

Basis voor het MARC21-uitwisselingsformaat is de standaard zoals die op de website van de Library of Congress beschikbaar wordt gesteld en in WorldCat wordt gebruikt.

In het GGC zelf wordt voor het catalogiseren het Pica3-formaat gebruikt. Converteren van Pica3 naar MARC21 en van MARC21 naar Pica3 gaat op zich redelijk goed, maar er is geen volledige compatibiliteit tussen beide formaten. Heen en weer converteren van hetzelfde record leidt op dit moment nog tot informatieverlies of tot validatieproblemen.

OCLC onderzoekt daarom of het mogelijk is het Pica3 (en het onderliggende Pica+-formaat) aan te passen en uit te breiden zodat het Pica-formaat beter past op het Marc21-formaat. Daarvoor wordt een voorstel gemaakt dat zal leiden tot invoering van MARC21 in het GGC.

Een van de zaken waarover al met de Redactie Richtlijnen gesproken is, is de introductie van zgn. rolaanduidingen. Zowel MARC21 als RDA ondersteunt het registeren van de rol of functie van de personen die bijdragen aan een werk. In de loop van 2012 zal OCLC voorstellen uitwerken om rolaanduidingen op bredere schaal en dus ook bij het online catalogiseren toe te kennen.

Planning: Versie 1.0 van het standaard MARC21-uitwisselingsformaat in Nederland wordt afgerond in juni 2012.

Uitbreiden van het Pica3-formaat, resp. werken aan een betere onderlinge afstemming van Pica3 en Marc21 wordt in april 2012 besproken met de GII Advieswerkgroep.

Een uitgewerkt voorstel voor de introductie van rolaanduidingen komt gereed in maart 2012 en zal dan in diverse gremia besproken worden. Na acceptatie kunnen deze rolaanduidingen in de tweede helft van 2012 worden geïntroduceerd.

Uitrol nieuwe versie WinIBW
In de nieuwe WinIBW wordt een nieuwe tabellenfunctie opgeleverd, waarmee centraal beheerde tabellen kunnen worden gebruikt. In het kader van RDA zullen een aantal nieuwe standaardteksten moeten worden ingevoerd. Via de nieuwe tabellenfunctie kan dat met een simpele druk op de knop.

In de nieuwe WinIBW is de scripting-functie verder uitgewerkt. Maar ook ingeperkt. De oude manier van macro's maken en gebruiken wordt niet meer ondersteund. Huidige macro's zullen moeten worden omgezet naar nieuwe scripts.

In de loop van april zullen instructiebijeenkomsten worden georganiseerd om zoveel mogelijk medewerkers in de gelegenheid te stellen kennis te nemen van de nieuwe WinIBW-versie. Downloaden en installeren van de nieuwe software kan echter al vooruitlopend daarop plaatsvinden!

De nieuwe versie kan gebruikt worden naast WinIBW versie 2.4. De oude WinIBW 2.4 zal in ieder geval nog ondersteund worden tot 1 januari 2013.

Planning: Versie 3.5 is vanaf maart 2012 beschikbaar en kan dan op de pc's die met het GGC werken geïnstalleerd worden. De eerste wijzigingen in het formaat en de database van het GGC worden begin mei verwacht. Het is gewenst dat de medewerkers vanaf dat moment over de nieuwe versie van WinIBW kunnen beschikken.

Verdere berichtgeving
Alle berichtgeving aan catalogiseerders en functioneel systeembeheerders hierover zullen we doen via de GGC-Listserver. Nieuwe aanmeldingen voor deze distributielijst zijn dan ook welkom. Men kan zich aanmelden bij onze servicedesk support-nl@oclc.org.

(14 februari 2012)