Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur:
van LIIS naar GII – wat is daar nu nieuw aan?
Door Maria Heijne
In 2008 is een Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur (GII) gevormd. Dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de Stichting WSF (samenwerkingsverband van veertien bibliotheken met Wetenschappelijke Steunfunctie) vormen de kernleden van het consortium en zijn vertegenwoordigd in de Stichting Pica. De Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) neemt zich voor om op een later moment, mogelijk in 2009, toe te treden tot het consortium. Dit consortium is een overeenkomst aangegaan met OCLC.
De overeenkomst houdt in dat de bibliotheken een basispakket afnemen. In de praktijk bestaat het uit een catalogiseersysteem, een IBL-systeem en een zoeksysteem. Verder is een service level agreement (SLA) opgesteld, die uitwerkt hoe OCLC de afgesproken diensten en activiteiten ontwikkelt en uitvoert. En de regeling rond het intellectuele eigendom en het gebruiksrecht op de Centrale Pica database is gecontinueerd. De kernleden hebben zich het recht voorbehouden in een later stadium deze regeling nogmaals aan de orde te stellen.
Wat is er nieuw?
Wanneer een aantal elementen hetzelfde blijft als vroeger, wat is er dan precies nieuw aan deze overeenkomst en de vorming van het consortium?
- Ten eerste blijkt dat een dergelijke collectieve overeenkomst voor de verschillende bibliotheektypes wereldwijd toch wel een unicum is.
- Dit is een overeenkomst met een vaste looptijd (van drie jaar) waarin alle partijen moeten afwegen hoe verder. Dat dwingt hen tot een serieuze aanpak van en oriëntatie op de relatie.
- Er is een duidelijker klant–leverancier relatie. De SLA moet zorgen dat de wederzijdse afspraken ook worden opgevolgd.
- Er is een transparante financiële relatie tussen het consortium en OCLC, want alle kosten voor de deelnemers zijn zichtbaar gemaakt en via een onderling kostenverdeelmodel verdeeld. SURFdiensten is ingeschakeld voor de administratieve afhandeling. Voor OCLC is er nu nog maar één afrekenadres.
- De nieuwe structuur houdt in dat de Adviesraad LIIS zal worden opgeheven. In de plaats daarvan komt een Stuurgroep Consortium. De leden van deze stuurgroep worden benoemd door Stichting Pica en hun taken zijn het ontwikkelen van een visie op de innovatie en ontwikkeling van de GII, en het bewaken van de werking van de SLA.
Daarnaast zal de stuurgroep het strategisch overleg invulling geven door aan de bibliotheekkant actief wensen te inventariseren. De afspraken met OCLC worden ook actief gemonitord en ieder jaar wordt een evaluatie gehouden. Er is twee keer per jaar overleg met OCLC dat aansluit bij hun jaarcyclus. Een werkgroep (bestaande uit vertegenwoordigers uit de instellingen en vertegenwoordigers van OCLC) bereidt dit overleg voor en adviseert aan de stuurgroep over de lopende zaken en de gewenste ontwikkeling.