Richtlijnen voor bijdragen aan WorldCat

Deze richtlijnen zijn bedoeld om aan OCLC deelnemende instellingen te helpen bij de interpretatie van het Global Council-document 'Samenwerkingsprincipes van WorldCat' en het document 'WorldCat-rechten en -verantwoordelijkheden van het OCLC-collectief'. De richtlijnen zijn door de Global Council goedgekeurd tijdens de bijeenkomst in juni 2011.

1. "Deelnemende bibliotheken zeggen toe om aan OCLC alle actuele metagegevens en holdinggegevens te leveren die verwijzen naar items in hun collectie."

Veel bibliotheken vragen zich af wat dit voor hen betekent. Meestal zijn ze graag bereid om metadata en holdings toe te voegen voor hun in omloop zijnde fysieke collectie, maar weten ze niet goed welke andere soorten materialen, inclusief elektronische informatiebronnen ze nog meer zouden moeten toevoegen. Hier volgen enkele voorbeelden om u te helpen bepalen welke metadata en informatie over holdings u wel of niet aan WorldCat kunt bijdragen.

Lidbibliotheken worden verzocht de volgende bijdragen te leveren aan WorldCat:

• Fysieke collecties
  
  Als het materiaal betreft dat deel uitmaakt van uw vaste collectie en dat in uw catalogus staat vermeld, dienen deze metadata en holdings zichtbaar te zijn in WorldCat. Een item hoeft niet te zijn geclassificeerd om te kunnen worden opgenomen in WorldCat; veel bibliotheken geven bepaald materiaal alleen een catalogusnummer, maar ze nemen deze items wel op in hun catalogus en beschouwen ze als onderdeel van hun vaste collectie.
• Elektronische informatiebronnen
  
  Metadata en holdings van e-boeken, e-tijdschriften en andere elektronische informatiebronnen (zoals websites) dienen te worden opgenomen in WorldCat. Door de beschikbaarheid van metadata en holdings worden gebruikers gemakkelijker gekoppeld aan inhoud via services als de WorldCat-kennisbank. Een dergelijke opname in WorldCat betekent niet noodzakelijkerwijze dat een bibliotheek deze items moet uitlenen of moet ingaan op interbibliothecaire uitleenverzoeken, aangezien in veel licentieovereenkomsten een dergelijk gebruik niet is toegestaan.
• Speciale collecties of plaatselijk historisch materiaal
  
  Vaak worden speciale collecties of lokaal materiaal niet opgenomen in WorldCat omdat men denkt dat hiervoor geen internationale belangstelling bestaat. De opname van deze materialen, die steeds vaker digitaal beschikbaar zijn, kunnen echter een van de rijkste bijdragen aan WorldCat vormen. Het gebruik van de WorldCat Digital Collection Gateway kan bijvoorbeeld de bijdrage en het onderhoud vergemakkelijken van metadata voor deze digitale objecten, evenals voor materialen in institutionele depots.
• Materiaal dat een bibliotheek niet wil uitlenen
  
  Opname van holdings in WorldCat betekent niet dat een bibliotheek verplicht is om deze items uit te lenen. Het betekent alleen dat deze bibliotheek een exemplaar van dit materiaal bezit. Veel
  
  gebruikers van WorldCat willen graag weten of bepaalde items beschikbaar zijn in een nabij gelegen bibliotheek, waar ze eventueel heen kunnen reizen om de items in te zien. De opname van zeldzame items in WorldCat bevordert de wetenschap, ook als de bibliotheek in kwestie niet van plan is om de items uit te lenen. Wetenschappers zijn vaak bereid om grote afstanden af te leggen om een zeldzaam item ter plekke te kunnen bestuderen.

Lidbibliotheken zijn niet verplicht de volgende bijdragen te leveren aan WorldCat:

• Gereserveerd materiaal
  
  In universiteitsbibliotheken is het gebruikelijk om tijdelijk items te catalogiseren die niet tot de collectie behoren, maar die men wil reserveren voor studenten. Dit betreft vaak exemplaren van boeken of video´s die persoonlijk eigendom zijn van de professor en die op diens verzoek worden gereserveerd voor de studenten. Dergelijke items zijn slechts tijdelijk beschikbaar en hoeven dus niet te worden opgenomen in WorldCat.
• Vertrouwelijk materiaal
  
  Bedrijfsbibliotheken willen soms niet tonen dat ze specifiek materiaal aankopen of bezitten, omdat dit zou kunnen wijzen op specifieke belangstelling of de ontwikkeling van nieuwe concurrentiegevoelige producten.
• Amerikaanse overheidsdocumenten
  
  Als gevolg van gesprekken in het Users Council in 1995 vormen documenten van de Amerikaanse federale overheid, zelfs al zijn ze gecatalogiseerd en geclassificeerd, een geldige uitzondering op de verplichte bijdrage aan WorldCat van de holdings van alle huidige in het Latijnse alfabet gecatalogiseerde items. Aangesloten instellingen worden aangemoedigd om deze op te nemen in hun bijdragen aan WorldCat om de vindbaarheid en het gezamenlijke collectiebeheer van deze middelen te verbeteren.
• Geleende collecties
  
  Lidbibliotheken zullen waarschijnlijk geen geleende of geleasde collecties (bv. McNaughton in de V.S.) catalogiseren, vanwege de tijdelijke status van deze collecties in hun lokale catalogus. Dit is een geldige reden voor het niet opnemen van dit soort holdings in WorldCat.

Hoewel het toevoegen van metadata en holdings voor deze materialen geen vereiste is, worden aangesloten instellingen toch aangemoedigd om ze op te nemen in WorldCat, als de omstandigheden en de middelen dit toelaten, om de volledige holdings van de instelling weer te geven. Voor een effectief gebruik van sommige services en producten van OCLC is opname mogelijk vereist.

2. "De leden zeggen toe om bibliografische records en aanverwante gegevens te maken conform de opgestelde richtlijnen die OCLC en zijn adviesgroepen erop nahouden voor het invoeren van informatie in WorldCat records."

WorldCat is de internationale online catalogus geworden met behulp waarvan OCLC leden middelen kunnen delen, kosten kunnen besparen en de zichtbaarheid en impact kunnen vergroten die zij hebben in de gemeenschappen waarin zij actief zijn. Records afkomstig uit WorldCat moeten verschillende doeleinden dienen, variërend van selectie tot ontdekking, en een verscheidenheid van doelgroepen, variërend van deskundige onderzoekers en bibliotheekmedewerkers tot algemene gebruikers op internet. OCLC erkent dat niet alle lidbibliotheken dezelfde catalogiseringsnormen en hetzelfde catalogiseringsbeleid volgen. Gebruikers die online catalogiseren en de Anglo-Amerikaanse catalogiseringsnormen hanteren, moeten bibliografische formaten en -standaarden, 4e editie, volgen als gids voor het maken en onderhouden van records. Lidinstellingen die andere catalogiseringsnormen gebruiken, moeten de catalogiseringsregels, -terminologie, -classificatieschema's en de catalogiseringstaal in de records aangeven die zij bijdragen aan WorldCat. Deze lidinstellingen moeten ook op de hoogte zijn van de algemene informatie over WorldCat die te vinden is in Bibliografische OCLC-formaten en -standaarden, 4e editie, hoofdstuk 1 t/m 5. Catalogisering op minimumniveau en verkort niveau, en andere catalogiseringsrichtlijnen die minder dan volledig zijn, zijn aanvaarde normen en opties voor kortere records.

Goedgekeurd door de OCLC Global Council op 16 juni 2011.