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Sustainable Collection Services®

Avec Sustainable Collection Services :

Données de GreenGlass

Obtenir des données exploitables avec GreenGlass®

Espace commun dans une bibliothèque

Partagez, archivez ou retirez des monographies pour transformer votre espace.

Groupe d'étudiants partageant du matériel électronique de la bibliothèque

Accélérez les projets de partage des imprimés.


Obtenez des données analysables avec GreenGlass

GreenGlass offre des outils pour la visualisation des collections avec superposition optionnelle de données. Il offre aussi :

  • un moteur de requêtes multifacettes pour l'élaboration de scénarios pour l'élagage et la préservation;
  • listes en ligne de documents qui correspondent aux paramètres de toute requête avec les métadonnées de désélection de SCS;
  • listes de documents analysables pouvant être exportées dans Microsoft Excel.

Votre base de données GreenGlass contient :

  • les données bibliographiques et au niveau des documents de votre bibliothèque avec des liens actifs vers votre catalogue en ligne;
  • les données sur l'utilisation de votre bibliothèque, dont les données sur la circulation, le nombre de remises des documents sur les rayons et les prêts dans la salle de lecture;
  • les données sur les fonds dans WorldCat pour vos bibliothèques paires, votre région, votre pays, le monde;
  • les fonds dans HathiTrust Digital Library : du domaine public et couverts par le droit d'auteur;
  • identification des titres de CHOICE Review et CHOICE Outstanding Academic Titles;
  • règles personnalisées pour la protection des titres.

Découvrez GreenGlass en visionnant nos didacticiels

Écran d'ordinateur avec logo de GreenGlass

Aménagez des espaces communs dans la bibliothèque.

Partagez, archivez ou retirez des monographies pour transformer votre espace

Enlever des rayons de documents peu utilisés pour aménager l'espace pour l'étude ou la collaboration peut attirer de nouveaux utilisateurs et ajouter de la valeur à la bibliothèque. Une désélection intelligente de documents avec Sustainable Collection Services (SCS) vous permet de définir des critères pertinents pour l'élagage de vos documents et pour les projets de partage d'imprimés.

Consultez la section « Library space planning » de notre bibliographie

Voici comment nous procédons lors d'un projet de désélection.

Étape 1 : Nous fixons avec vous les objectifs de votre projet.

Étape 2 : Nous chargeons vos données dans notre centre de données. Vous devez nous faire parvenir l'extraction du catalogue via FTP.

Étape 3 : Nous nettoyons et normalisons les données de votre catalogue. Cette étape comprend les opérations suivantes :

  • identification et résolution des anomalies;
  • recherche de numéros de notices OCLC au besoin;
  • mappage des données dans les champs de la base de données de SCS;
  • identification et rapport des mesures correctives pour les données.

Étape 4 : Établissement de correspondances entre les notices du catalogue et des ensembles de données externes. Les ensembles de données comprennent :

  • OCLC WorldCat
  • ensembles de données d'autres bibliothèques (pour les projets de groupe);
  • Hathi Trust Digital Library;
  • listes de titres reconnus.

Étape 5 : Chargement des données dans l'application Web GreenGlass.

Étape 6 : Analyse de la collection et établissement de scénarios. Vous et votre personnel utilisez GreenGlass pour analyser votre collection et établir des scénarios pour les imprimés. Le personnel d'OCLC effectue des analyses personnalisées au besoin.

Étape 7 : Production de listes de documents qui pourraient être retirés ou préservés.

Étape 8 : Révision des listes et modification des critères. Au fur et à mesure que vous ajustez les critères, par exemple par sujet ou localisation, vous devenez plus familiers avec les critères que vous choisissez.

Étape 9 : Modification et/ou approbation des listes de retrait et de préservation.

Étape 10 : Transfert des livres et mises à jour des notices du catalogue. Cette étape comprend certaines des opérations suivantes.

  • transfert des livres vers des dépôts ou des archives;
  • recyclage ou don des livres;
  • mise à jour en lot des notices du catalogue;
  • mise à jour en lot des localisations OCLC.

Accélérez les projets de partage des imprimés

Les bibliothèques universitaires et de recherche à travers le monde implantent des programmes pour le partage des tâches et des coûts liés à l'entretien des collections de documents imprimés. Divers facteurs motivent ce changement.

  • Les chercheurs et scientifiques préfèrent de plus en plus les formats électroniques aux formats imprimés.
  • Les utilisateurs veulent plus d'espace pour l'apprentissage, la formation et la collaboration.
  • Les établissements ayant le mandat et la capacité d'assurer la préservation à long terme des documents imprimés se font de plus en plus rares.
  • Le rendement de l'investissement dans les collections imprimées diminue et les bibliothèques veulent externaliser les opérations liées aux imprimés dans des dépôts communs.

SCS soutient les initiatives de partage de collections imprimées, petites ou grandes.

Composantes d'un projet de groupe

Les projets de partage de collections imprimées impliquent la manipulation de données provenant de multiples bibliothèques. La portée d'un projet de groupe peut varier largement, de deux ou trois bibliothèques à plusieurs dizaines. La complexité du projet varie également en fonction de son envergure, de l'expérience des participants dans le domaine de la collaboration, de la cohérence de leurs pratiques en matière de gestion des données, de la portée du projet et d'autres facteurs. Voici un aperçu des différentes composantes d'un projet de groupe :

  1. Planification des réunions : lors de la préparation d'un projet, il est essentiel de réunir les principaux acteurs de chaque bibliothèque afin de définir la portée, la stratégie et le calendrier du projet. Cela peut se faire en personne ou par conférence téléphonique et concerne généralement les responsables du projet, les bibliothécaires responsables des systèmes, les représentants des collections et une personne qui connaît bien les données (généralement un technicien chargé du catalogage).
  2. Données fournies à SCS : chaque bibliothèque participante fournit à SCS des données bibliographiques, ainsi que des données sur les documents et leur circulation, pour toutes ses monographies concernées. Ces données sont ensuite filtrées, nettoyées et normalisées.
  3. Regroupement des données : SCS compile l'ensemble des données normalisées dans une base de données unique, afin d'établir la liste des ouvrages et le nombre d'exemplaires proposés par les différentes bibliothèques participantes. À ce stade, les données du groupe sont chargées dans GreenGlass for Groups (G3).
  4. Définition du scénario : G3 permet de modéliser et d'évaluer un nombre illimité de scénarios de sélection construits à partir d'un large éventail de paramètres, y compris : le seuil d'archivage (nombre de copies à retenir), l'année de publication, le niveaux d'utilisation et le nombre d'exemplaires d'un ouvrage fourni par chaque bibliothèque. De nombreuses combinaisons sont possibles, mais l'essentiel, dans un projet de partage de collections imprimées, est de définir des scénarios équilibrés en termes de risque et d'efficacité. Ces exercices de modélisation permettront aux bibliothèques participantes de préciser les accords de sélection et de mieux différencier les ouvrages à exclure et ceux qui doivent être retenus.
  5. Répartition des engagements : une fois que le groupe s'est mis d'accord sur les critères de sélection à appliquer, SCS répartit entre les bibliothèques participantes les ouvrages qu'elles s'engagent à fournir. Dans un projet de groupe, les droits et les devoirs doivent être partagés équitablement entre les bibliothèques, ou du moins faire l'objet d'un consensus. Il convient de prendre en compte différentes variables pour décider quelle bibliothèque peut retirer ou doit retenir tel ou tel ouvrage : nombre d'exemplaires que le groupe souhaite retenir, bibliothèques détenant les titres en question, taille de la collection, espace requis, entre autres.
  6. Chargement des engagements dans GreenGlass : les engagements pris par les bibliothèques du groupe dans le cadre de l'accord de sélection sont chargés dans leurs comptes GreenGlass respectifs afin qu'elles puissent entamer les préparatifs associés. Les bibliothèques membres peuvent alors générer des listes répertoriant les articles qu'elles doivent retenir et ceux qu'elles peuvent librement désélectionner.
  7. Gestion courante des données : malgré l'acquisition de nouveaux titres chaque année, la circulation des ouvrages et l'évolution des collections des autres bibliothèques, la plupart des groupes estiment que leurs données SCS peuvent rester valables jusqu'à deux ans sans modification.

Le rôle de SCS dans les projets de groupe peut varier, mais nos principales priorités sont les suivantes :

  1. Gérer les données : SCS valide, normalise, complète et compile les données du groupe pour les rendre aussi exhaustives et fiables que possible.
  2. Fournir au groupe des outils lui permettant d'interagir avec ses données : GreenGlass for Groups de SCS a été spécialement conçu pour faciliter la visualisation, la modélisation, la communication et la prévision des programmes de partage de collections imprimées.
  3. Garantir la réussite des projets : SCS organise et facilite les réunions en personne ou via webinaire, favorise la communication entre les différents acteurs, aide les responsables du projet, fournit des requêtes et des rapports personnalisés, et tout ce dont votre groupe a besoin pour atteindre ses objectifs.

Fonctionnalités GreenGlass pour groupes

Les fonctionnalités GreenGlass pour groupes utilisent des outils de visualisation et de modélisation qui permettent aux groupes de bibliothèques de :

  • délimiter la collection partagée en termes d'ouvrages communs, de dispersion des sujets et d'utilisation;
  • tester différents scénarios de sélection et d'évaluer leur impact sur les bibliothèques participantes;
  • conclure des accords de sélection spécifiques, en ayant une vision claire de leur résultat.

Les fonctionnalités GreenGlass pour groupes utilisent des outils de requête et des listes de documents qui permettent aux bibliothèques individuelles de :

  • protéger les bons ouvrages, et ainsi partager la responsabilité de la collection collective;
  • réduire le volume des collections de monographies imprimées, tout en sachant que l'accès à long terme au contenu est assuré.

Projets d'imprimés partagés SCS

La gamme Sustainable Collection Services (SCS) fournit des outils et des services pour la gestion, le partage, l'archivage ou la suppression des monographies afin de pouvoir transformer l'espace de la bibliothèque. GreenGlass est une application interactive qui vous permet d'explorer votre collection imprimée.

Disponibilité du service

  • Sustainable Collection Services — Service de gestion des collections partagées

    Disponible en Amérique, Australie, Nouvelle-Zélande et au Royaume-Uni

Plus de détails

Évènements terminés et enregistrés

02 novembre 2017

Sustainable Collection Services: A panel discussion with librarians

26 octobre 2017

Sustainable Collection Services: A brief introduction

Tous les évènements liés à Sustainable Collection Services »