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Comité consultatif d'OCLC Canada

Proçes-verbal du 13 mars 2017

Réunion à Halifax, Nouvelle-Écosse.

Présents
Joyce Garnett, bibliothécaire du chef émérite, Western University
Madeleine Lefebvre, bibliothécaire en chef, Ryerson University
Marie DeYoung, bibliothécaire en chef, Saint Mary's University
Alexandra Freeland, directrice, Direction des services de gestion de l’information, Gestion du savoir, Conseil national de recherches Canada
Brenda Mathenia, bibliothécaire en chef, Thompson Rivers University
Danielle Chagnon, directrice générale de la Grande Bibliothèque, BAnQ
Debbie Schachter, directrice, Ressources d'apprentissage, Douglas College (après-midi)
Daniel Boivin, directeur exécutif, OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes
Bruce Crocco, vice-président, Services aux bibliothèques pour les Amériques, OCLC

Absents
Suzanne Payette, directrice, Bibliothèque publique de Brossard
Gwen Ebbett, doyenne des bibliothéques, Université de Windsor
Pierre Gamache, directeur général, Direction générale du patrimoine publié, Bibliothèque et Archives Canada

Ordre du jour

  1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour.
  2. Révision du procès-verbal de la réunion du 3 novembre 2016.
  3. Discussion sur le prochain Congrès du Conseil mondial.
  4. Nouveau produit d'OCLC provenant d'une entreprise canadienne : Relais International.
    1. Bruce Crocco commentera brièvement ce nouveau produit d'OCLC.
    2. Clare MacKeigan parlera de Relais et fera un survol de l'application.
  5. Sujets clés devant être discutés et rapportés au Conseil mondial ou touchant les bibliothèques canadiennes (groupe).
  6. Forum des membres au Canada : y'en a-t-il un de prévu pour fin 2017 ou début 2018?
  7. Brève mise à jour d'OCLC Canada :BAC-LAC.
  8. Dispositions et révision de la Charte du Comité consultatif d'OCLC Canada.
  9. Autres sujets.
  10. Prochaine réunion : durant le Congrès du Conseil mondial aux États-Unis?
  11. Levée de la réunion (téléconférence).

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

  • Mme Schachter a ouvert la réunion et rien n'a été modifié ou ajouté à l'ordre du jour.

2. Révision du procès-verbal de la réunion du 3 novembre 2016

  • Quatre (4) modifications ont été demandées, toutes à la page 6.
  • Le procès-verbal a ensuite été accepté avec ces modifications et sera publié sur le site Web.

3. Discussion sur le prochain Congrès du Conseil mondial

  • Mme Schachter a expliqué quelques point à l'ordre du jour du Conseil mondial (CM), particulièrement ceux liés aux changements de règlements administratifs du CM et du Conseil régional des Amériques (CRA). Le CRA a tenu plusieurs sessions et discussions via WebEx pour élaborer ces changements et ce processus se terminera à la réunion de mars où les délégués voteront pour l'adoption ou non de ces changements. 
  • Le thème de la réunion est « Global Resource Sharing ». Mme Schachter a mentionné qu'un document préliminaire avait été fourni par Andrew Pace afin que les participants soient prêts lors de la discussion.
  • Mme Garnett a demandé si la partie couverte par Mme Kirsten Leonard portera sur son expérience personnelle ou plus dans la perspective du CRA. Personne n'a pu fournir plus détails.
  • M. Crocco a mentionné qu'il sera aussi question des élections, sont celle d'un nouveau membre du conseil d'administration.

4. Nouveau produit d'OCLC provenant d'une entreprise canadienne : Relais International

  • M. Crocco a présenté Relais et Mme MacKeigan. Il a également expliqué brièvement ce que ce nouveau produit ajoute aux autres produits d'OCLC pour les PEB.Une des raisons de cette transaction était le besoin d'OCLC d'offrir une nouvelle direction pour VDX et les PEB de groupes. OCLC a un long partenariat avec Relais. Il semblait naturel d'évaluer une collaboration plus étroite et l,achat de Relais est le résultat de cette réflexion. Il a mentionné qu'il a fallu un peu de temps pour élaboré une entente qui serait gagnante pour les deux entreprises et pour les clients et utilisateurs.Actuellement, il reste des questions quant à l'avenir des solution de PEB offertes par OCLC, mais OCLC donnera des clarifications. OCLC est heureux du potentiel et du processus de migration que Relais offre aux utilisateurs de VDX.
  • Mme MacKeigan a fait un bref survol de Relais en mentionnant qu'en tant que petite entreprise, Relais commençait a évaluer des options futures lorsqu'OCLC lui a proposé d'acheter Relais. Le moment était approprié et il semblait que cet achat assurerait une continuité pour Relais et pour ses clients. Cet achat permet de poursuivre le travail qu'effectue Relais depuis 20 ans et aide également OCLC. Cet achat est récent et beaucoup de travail reste à faire pour fournir un plan d'action solide et complet pour les solutions de partage de ressources d'OCLC, mais les deux entreprises travaillent déjà à ce plan d'action ensemble.
  • Mme MacKeigan a fait une présentation PowerPoint sur Relais décrivant la base de clients, l'historique du produit, et les fonctionnalités clés pour D2D qui sera l'application qui remplacera VDX. Cette présentation sera disponible en ligne sur le site Web sécurisé du Conseil consultatif d'OCLC Canada (CCOC).
  • Quelques-unes des questions posées lors de cette présentation : 
    • L'application est-elle disponible en français? Oui. Actuellement, la Cour suprême du Canada et Statistique Canada utilisent l'application en français.
    • A-t-il été mentionné que les demandes de PEB peuvent être transférées au compte de l'usager conservé dans le système automatisé local? Oui, les informations peuvent être fournies en utilisant deux modèles (NCIP ou API) dans le compte de l'usager actuellement conservé dans le système automatisé local.
  • Mme MacKeigan a conclut en mentionnant que la migration intensive de VDX commencera en avril. En même temps, son équipe identifiera de futurs développements qui seront peut-être requis pour répondre à des manques avec l'objectif de poursuivre l'amélioration de D2D.

5. Sujets clés devant être discutés et rapportés au Conseil mondial ou touchant les bibliothèques canadiennes (groupe)

  • Mme Garnett a dit avoir apprécié la présentation de M. Luges à l'OLA. Elle pense que ce genre de présentations donnent aux gens une perspective différente sur OCLC et sa force en tant que coopérative de bibliothèques. Mme Freeland a demandé si cette présentation sera disponible sur le Web et M. Boivin a répondu qu'elle ne le sera pas et qu'elle n'a pas été enregistrée non plus. Toutefois, M. Boivin va essayer d'obtenir le lien à la présentation que M. Lugg à fait lors de la réunion de Vancouver car elle était très semblable.
  • Mme Mathenia a mentionné que de plus en plus de bibliothèques demandes des preuves tangibles, que celles-ci aident la profession et les bibliothèques individuelles, et qu'un tel outil procure des données fiables pour les analyses.Elle les utilisent actuellement à sa bibliothèque.
  • Mme Lefebvre a dit qu'en Ontario, les universités d'OCUL devront développer des mandats stratégiques plus à jour, et que toutes les universités d'OCUL devront fournir des preuves pour appuyer leurs « réclamations ». Elle s'attend donc à ce des outils comme GreenGlass seront de plus en plus nécessaires. Elle a ajouté que chez OCUL, toutes les bibliothèques recueillent actuellement des données pour appuyer leurs diverses initiatives.
  • M. Crocco et Mme Garnett ont également considèrent que cet outil peut également être utilisé pour améliorer le partage de ressources entre bibliothèques et pour prendre de meilleures décisions collectivement. GreenGlass est maintenant plus étroitement combiné à WorldCat et facilite l'utilisation de grands ensembles de données pour fournir des résultats plus avancés. Ceci aide à trouver de nouvelles façons de coopérer.
  • Mme Garnett a mentionné que les bibliothèques produisent et utilisent beaucoup de données, et qu'OCLC pourrait les aider à résoudre les problèmes avec l'utilisation de ces données. Il y a là un créneau qu'OCLC pourrait essayer de développer en offrant des solutions supplémentaires. Mme Chagnon a appuyé cette affirmation en indiquant que plus de bibliothèques doivent démontrer leurs retours sur investissements, particulièrement auprès des organismes de financement.

6. Forum des membres au Canada: y'en a-t-il un de prévu pour fin 2017 ou début 2018?

  • Ce point a été discuté en parallèle avec le point 10, car ils sont un peu reliés.
  • Mme Lefebvre est favorable au fait de combiner la prochaine réunion en personne du CCOC et la réunion du CRA. Un problème : elle croit que de franchir la frontière pourrait nuire à la participation à cet évènement. Elle a souligné que la participation à la réunion du CM pourrait être moindre à cause de cela.
  • Il semble que tenir la réunion le mercredi soit une bonne idée pour tous.
  • M. Boivin a mentionné que le Forum des membres pourrait aussi être une occasion pour tenir la réunion en 2017 si le CCOC croit que peu de Canadiens assisteront à la réunion du CRA.
  • Mme Chagnon a suggéré, si possible, de sonder les membres pour savoir combien assisteraient à la réunion du CRA à Baltimore.
  • Mme Mathenia a mentionné que tenir un Forum des membres à Ottawa à l'automne pourrait être un défi à cause du 150e anniversaire du Canada. Beaucoup d'hôtels sont déjà réservés pour l'automne. Mme Chagnon a souligné que le même problème pourrait se produire à Montréal à cause de son 375e anniversaire.
  • Mme Lefebvre a dit que la Mount Royal University ouvrira probablement sa nouvelle bibliothèque en 2017. Tenir le Forum des membres à cet endroit permettrait aux participants de visiter également la bibliothèque (en autant qu'il y ait des participants d'autres provinces puisque le CCOC ne se réunira pas au Canada cet automne).
  • Le groupe a mentionné que tenir un Forum des membres à l'automne est une bonne idée puisque qu'il est incertain si les canadiens participeront à la réunion du CRA, et qu'il n'y aurait pas de Forum des membres au Canada en 2017 si celui-ci n'a pas lieu. Calgary est une ville où pourrait se tenir le forum. M. Boivin a accepté de vérifier auprès de ses collègues de l'équipe de Member Relations si une réunion pourrait se tenir à l'automne. Si ce n'est pas possible, le printemps 2018 serait le prochain moment à considérer et pourrait se tenir à Ottawa en considération de la signature de BAC-LAC.

7. Brève mise à jour d'OCLC Canada : BAC-LAC

  • M. Boivin dit que les deux parties ont accepté le dernier point vendredi dernier. Il est prévu qu'un accord sera signé avant la fin mars.

8. Dispositions et révision de la Charte du Comité consultatif d'OCLC Canada

  • Mme Schachter a soulevé quelques points qui doivent être discutés. Le premier concernait les délégués dont le mandat se terminait, et le second concernait le fait que deux candidats canadiens au CM/CRA proviennent d'établissements déjà représentés au CCOC. Le second point a un impact sur le nombre de délégués au CCOC qui devrait avoir un nombre de délégués connu afin d'assurer un certain contrôle sur les dépenses en lien avec la réunion en personne de l'automne.
  • Après quelques échanges, le groupe s'est entendu pour ajouter une clause à la charte qui indiquera que deux délégués au CCOC ne peuvent pas provenir du même établissement. Il a été recommandé d'indiquer qu'un délégué pourrait agir comme remplaçant élu si une telle situation se produit. M. Boivin a été mandaté pour écrire une première version de cette modification et la soumettre au CCOC pour révision et approbation.
  • Il a également été recommandé d'ajouter une clause à la charte indiquant que le nombre de membres du CCOC ne devrait pas être supérieur à dix (10). M. Boivin a été mandaté pour écrire une première version de cette modification et la soumettre au CCOC pour révision et approbation.
  • M. Boivin a mentionné que les règlements quant aux mandats des délégués au CM et au CRA devraient être modifiés comme suit : « Les délégués au Conseil régional et au Conseil mondial peuvent remplir plusieurs mandats, mais pas plus de deux mandats consécutifs complets. ». Il a demandé si le CCOC voulait toujours adopter ces clauses (comme le CCOC l'a fait par le passé).Les membres du CCOC ont conclu de suivre ces nouveaux règlements mais uniquement lorsqu'ils seront acceptés ce qui devrait avoir lieu lors de la prochaine réunion du CM plus tard en mars. Ceci deviendra donc un sujet de discussion pour la réunion en personne de l'automne.

9. Autres sujets

  • Aucun autre sujet proposé.

10. Prochaine réunion : durant le Congrès du Conseil mondial aux États-Unis? (30 et 31 octobre 2017 à Baltimore)

  • Mme Lefebvre a demandé si cette nouvelle réunion du CRA signifiait que le CRA ne tiendrais pas de réunion au congrès de l'ALA à Chicago.  M. Crocco croit que ceci aurait du sens mais qu'il y aurait peut-être quand même un rassemblement des membres. Il croit que plus de détails seront fournis plus tard cette année.
  • Étant donné que tous ont accepté de se rencontrer après la réunion du CRA à Baltimore, M. Boivin a offert d'envoyer une invitation via Outlook afin que la réunion soit mise au calendrier de tous.

11. Levée de la réunion (téléconférence)

  • Levée de la réunion à 14 heures 45.
Actions requises avant la prochaine réunion Responsables
Mettre la présentation sur Relais sur le site sécurisé du CCOC. Daniel Boivin. (Fait)
Trouver la présentation PowerPoint faite par Rick Lugg au CCOC à l'automne 2015 étant donné que la présentation de l' OLA n'a pas été enregistrée. Daniel Boivin (Fait -- Publication de la présentation de l'OLA)
Vérifié auprès de l'équipe de Member relations si un Forum des membres au Canada pourrait avoir lieu à l'automne 2017. Daniel Boivin (Fait)
Réviser les clauses de la Charte discutés et envoyer les changements pour approbation. Daniel Boivin (Fait)
Mettre au calendrier une réunion en personne du CCOC après la réunion du CRA (1er novembre 2017). Daniel Boivin (Fait)