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Comité consultatif OCLC Canada

Procès-verbal du 3 novembre 2016

Réunion à Halifax, Nouvelle-Écosse.

Présents
Suzanne Payette, Directrice, Bibliothèque publique de Brossard
Joyce Garnett, University Librarian Emeritus, Western University
Madeleine Lefebvre, Chief Librarian, Ryerson University
Marie DeYoung, University Librarian, Saint Mary's University
Pierre Gamache, Director General, Published Heritage Branch, Library and Archives Canada
Alexandra Freeland, Director, Information Management Services Directorate, Knowledge Management, National Research Council
Gwen Ebbett, Dean of Libraries, University ofrecteur général, Direction générale du patrimoine publié, Bibliothèque et archives Canada
Brenda Mathenia, University Librarian, Thompson Rivers University
Danielle Chagnon, Directrice générale de la Grande Bibliothèque, BAnQ
Debbie Schachter, Director, Learning Resources, Douglas College (après-midi)
Daniel Boivin, directeur exécutif d'OCLC Canada, Amérique latine et Caraïbes
Bruce Crocco, vice-président, Services aux bibliothèques pour les Amériques, OCLC

Absents
Personne

Invités
Rob Favini, Member Relations Liaison, OCLC
Nic Valentini, Product Manager, OCLC
Jean Godby, Senior Research Scientist, OCLC

Ordre du jour

  1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour
  2. Révision du procès-verbal de la réunion du 7 avril 2016
  3. Mise à jour sur le Conseil régional des Amériques et discussion sur l'ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil mondial
  4. Révision de l'année et mise à jour sur l'entreprise OCLC, division canadienne
  5. Réflexions sur le paysage des bibliothèques canadiennes (nouveaux secteurs d'investissement dans les technologies, services, programmes, nouvelles façons pour les bibliothèques d'établir des liens avec leurs communautés, etc.) et rôle d'OCLC
  6. Initiatives d'imprimés partagés chez OCLC
  7. BIBFRAME, données liées et répercussions pour les bibliothèques
  8. Révision de la Charte du Comité consultatif d'OCLC Canada
  9. Futurs forums des membres au Canada et Symposium d'OCLC Canada
  10. Autres sujets
  11. Levée de la réunion

1. Ouverture de la réunion et approbation de l'ordre du jour

  • Mme Schachter a commencé la réunion avec deux suggestions :
    • IFLA 2016: quels ont été les bénéfices d'OCLC? 
      • Ce point a été ajouté à la portion "Mise à jour d'OCLC" de l'ordre du jour.
    • Demande à Mme Chagnon de décrire brièvement la « Déclaration des bibliothèques québécoises » vu son importance pour les bibliothèques du Québec. 
      • Ce point a été ajouté à la portion “Autres sujets” de l'ordre du jour.

2. Révision du procès-verbal de la réunion du 7 avril 2016

  • On a demandé à ce que les items 2 et 3 du point 3 soient retirés puisqu’ils ne doivent pas être publiés.
  • Correction du point 5 en anglais.
  • Modification du titre de Mme Ebbett dans la liste de personnes présentes pour "Dean of Libraries".
  • Le procès-verbal a été approuvé avec ces corrections.

3. Mise à jour sur le Conseil régional des Amériques et discussion sur l'ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil mondial

  • M. Favini a fait un historique sur les changements proposés pour la prochaine réunion du Conseil mondial (CM), remontant à l'époque où celui-ci s'appelait le Conseil des membres. Le CM existe depuis 6 ans.  Il y a eu peu de révisions depuis. La plupart des modifications concernaient le nombre de réunions en personne versus les téléconférences. Depuis, ces révisions, il n'y a pas eu de changements. C'est en 2015 que les délégués ont remis en question leur rôle au CM. Ils croyaient qu'ils pouvaient en faire plus pour la coopérative. À la fin de la réunion de novembre 2015, certains délégués ont reçu la tâche de réviser les modifications proposées.  En avril 2016, ces délégués ont présenté un document de travail au CM.  
  • Le CM se réunit en avril et en novembre, et depuis avril dernier, les discussions sont animées et le Conseil régional des Amériques (CRA) a été très actif dans le processus. Ceci ne fait pas autorité étant donné que ce n'est pas un processus venant d'OCLC, mais les services juridiques d'OCLC aident avec les ajustements légaux et les modifications.
  • Les délégués à l'origine de ces changements ont tenu plusieurs webinaires pour informer les autres délégués du CM. Ils ont également tenu une réunion durant le Congrès de l'IFLA. Ils ont essayé de discuter avec les délégués et lors de la réunion du CM de novembre, tous devraient être informés et pourront voter quant à ses résolutions (M. Favini a dit que ce serait peut-être plus difficile pour les nouveaux délégués ayant moins d'expérience).
  • Avec ces modifications proposées, ils essaient d’accomplir trois choses :  a) mieux communiquer avec les membres; b) établir de meilleurs liens avec le conseil d'administration; c) mieux définir le rôle de délégué au CM.
  • En regard de ces discussions au CM, M. Favini a brièvement expliqué le rôle de la division des Relations avec les membres d'OCLC. L'un de ces rôles est de visiter et rencontrer les nouveaux délégués au CM, lorsque c'est possible, afin que ces nouveaux délégués soient à leur aise lorsqu'ils assisteront à e leur première réunion du CM. Ils communiquent également avec les suppléants afin qu'ils soient bien informés. La division Relations avec les membres d'OCLC aura bientôt un site Web pour les délégués et qui comprendra de la documentation.
  • Mme Schachter a parlé du CRA et de son rôle de secrétaire. Elle a indiqué que le CRA est chargé d'améliorer les communications avec les délégués des diverses régions. Deux groupes travaillent également :  a) aux règlements (4 personnes); et b) à l’implantation (4 personnes). Elle a mentionné que, jusqu'à présent, certaines des discussions portent sur le fait que le CRA ne semble pas être aussi uni comme groupe que les autres conseils régionaux. Par conséquent, le CRA a discuté de la possibilité de se réunir ailleurs qu'au Congrès de l'ALA et il semble que ceci pourrait se faire en 2017.
  • M. Crocco a ajouté que l'un des défis est qu'il y a beaucoup d'occasions pour les délégués au CM de se réunir au Canada et aux États-Unis, alors que le pour le Conseil régional Europe, Afrique et Moyen-Orient, par exemple, ils n'ont pas ces opportunités étant donné le nombre de pays inclus dans le Conseil. C'est pourquoi OCLC organise un évènement pour faciliter la réunion.
  • M. Favini a dit que les Forums des membres ne sont pas conçus pour jouer le rôle de gouvernance du CM ou du CRA étant donné que ces forums portent plus sur les services d'OCLC. Il a confirmé que le CRA tente d'organiser l'un de ces évènements pour le CRA. L'un des défis est de ne pas faire compétition au Congrès de l'ALA. Le CRA tente de réserver une date pour cette première réunion en dehors du Congrès de l'ALA qui sera confirmée pour 2017. Il est clair que ce ne sera pas chez OCLC à Dublin, en Ohio, afin de ne pas être au siège social et d'être plus près des membres. Actuellement, il semble que le modèle idéal, malgré les différences entre les conseils (historique, croissance, etc.), serait de s’inspirer du succès des deux autres conseils. 
  • Mme Payette a suggéré de ne pas appeler cette réunion un congrès ou un évènement pour les membres, mais plutôt des "jours de travail" ou des "réunions de membres". Son point étant que ceci devrait être présenté comme du temps passé à "travailler" à quelque chose d'unique, et non un autre congrès parce que beaucoup de bibliothécaires ne peuvent "financièrement" qu'assister à un congrès par année. Donc, l'appellation de ces futures réunions peut aider à réunir pus de personnes s'il s'agit d'un "évènement spécialisé".  C'est la raison pour laquelle le personnel de bibliothèques peut assister plus facilement aux réunions de groupes d'usagers souvent organisées par les fournisseurs de systèmes d'automatisation.
  • Mme Ebbett a souligné le besoin d'être clair quand à qui s'adresse ces réunions du CRA. Elle croit que ce sera nécessaire si le CRA veut attirer plus de personnes. Elle a ajouté que d'être précis aide facilite l'organisation d'évènements.
  • M. Favini a conclu cette partie de la réunion en parlant des prochaines élections de 2017 au CM et au CRA. Le 26 octobre était la date limite pour les mises en candidature. Il y a eu soixante-douze mises en candidature pour le CRA, dont cinq du Canada :  deux de bibliothèques publiques, deux de bibliothèques académiques et une d'ARL. Lors de la réunion de novembre, le comité des candidatures du CM sélectionnera la liste des candidats. Neuf postes de délégués sont ouverts ainsi que celui de président, ce qui fait dix postes à combler. Les membres pourront voter dès le 1er février 2017 et les résultats seront connus le 27 mars 2017.

4. Révision de l'année et mise à jour sur l'entreprise OCLC, division canadienne

  • M. Crocco a fait une mise à jour sur la corporation et M. Boivin a fait une mise à jour sur ce qui s'est passé au Canada au cours de la dernière année financière. 
  • Le congrès de l'IFLA a été un succès pour OCLC.  Près de 800 personnes ont assisté à la réception qu'OCLC a donnée dans son nouvel atrium (300 de plus que prévu), mais plusieurs réunions satellites se sont tenus sur le campus durant la semaine précédant le congrès. Plusieurs bibliothécaires étaient également invités à visiter les bureaux d'OCLC, de rencontrer l'équipe de WorldCat, et de voir les installations informatiques. Ce fut vraiment une façon exceptionnelle de faire découvrir OCLC à de nombreux bibliothécaires qui n'auraient sans doute pas eu l'occasion de visiter le campus d'OCLC.
  • Certaines des nouvelles canadiennes partagées:
    • BAnQ a chargé 2,2 millions de notices dans WorldCat, dont 800,000 notices originales;
    • De nouveaux membres de grandes bibliothèques ou de groupes se sont joints à la coopérative : Toronto District School Board, Okanagan Regional Library et Mississauga Public Library.
    • Les nouveaux services SCS d'OCLC gagnent en popularité au Canada : COPPUL, Novanet et l'Université de Montréal ont récemment commencé à utiliser le logiciel GreenGlass;
    • Les trois prix pour innovations dans les bibliothèques parrainés par OCLC Canada ont été remportés par la Bibliothèque publique Côte Saint-Luc, Kitchener Public Library et Edmonton Public Library.
    • Chiffres concernant les bibliothèques canadiennes :
      • 370 membres de catalogage actifs;
      • 122 395 019 localisations dans WorldCat;
      • 10 167 009 notices uniques dans WorldCat;
      • 12 370 273 notices originales ajoutées dans WorldCat au fil des ans;
      • 703 732 usagers référés à un catalogue de bibliothèque canadienne via la visibilité de leurs métadonnées sur le Web et l'utilisation des données liées dans WorldCat.
  • M. Gamache a profité de l'occasion, lorsqu'il a été des discussions entre OCLC et Bibliothèque et Archives Canada (BAC), pour faire une mise à jour sur le remplacement d'AMICUS et de son système d'automatisation local. Un accord devrait être signé avant la fin de 2016.

5. Réflexions sur le paysage des bibliothèques canadiennes (nouveaux secteurs d'investissement dans les technologies, services, programmes, nouvelles façons pour les bibliothèques d'établir des liens avec leurs communautés, etc.) et rôle d'OCLC

  • Un bref échange a eu lieu concernant l'accès aux informations et la confidentialité qui sont éléments clés des discussions entre OCLC et BAC.
  • Mme Ebbett a remercié OCLC car le directeur exécutif de SCS a fait une présentation au IATUL Conference à Halifax. Elle a mentionné qu'il s'agissait de l'une des meilleures séances d'information et que M. Lugg avait fait un excellent travail. Elle a ajouté que plusieurs bibliothèques ont de la difficulté à gérer les "données de recherche" et tous les éléments qui y sont associés (accès, protection, sécurité, etc.).  Elle croit qu'il faut gérer ces données mieux que le sont les données bibliographiques actuellement (format MARC).  Mme Ebbett a indiqué que les bibliothèques mettent sur pied l'infrastructure pour gérer les données de rechercher et il sera intéressant de voir le rôle que jouera OCLC dans ce domaine.  
  • Mme Lefebvre a indiqué que la réunion de CARL est immédiatement après celle du CM et que le projet “Portage Network” (https://portagenetwork.ca/) est à l'ordre du jour. Ce projet touche aux données de recherche et utilisera la plate-forme de recherche d'UBC. Elle croit qu'OCLC pourrait jouer un rôle dans ce projet car les bibliothèques ont besoin d'un "modèle" pour poursuivre et étendre ce projet. Le projet en est à ses débuts mais elle croit qu'il continuera de grandir alors que les données de recherche sont une question de plus en plus importante pour les bibliothèques et les universités. Actuellement, il y a 4 ou 5 nœuds en Ontario et 125 chercheurs ont chargé des données dans "leur panier" (ce qui représente 628 ensembles de données).  Chuck Humphrey est le directeur général de Portage et est à l'Université de l'Alberta.  La conservation et l'accès persistent sont associés aux données de recherche. Ces questions restent un défi et il faut continuer d'en parler.
  • Un autre sujet abordé a été le Collaborative Futures Project avec 18 bibliothèques. L’Université de Toronto et le Royal Military College se sont désistés. OCUL examine une plate-forme partagée et a obtenu du financement provincial pour une étude de faisabilité. Il semble y avoir actuellement beaucoup de groupes de travail et de webinaires sur ce sujet.
  • Mme Chagnon a dit que son établissement veut en savoir davantage sur l'expérience des utilisateurs. Les utilisateurs semblent vouloir autre chose que l'espace, les livres et les autres offres habituelles des bibliothèques. Elle croit que si les bibliothèques ne s'ajustent pas, elles perdront certains de ces "nouveaux" utilisateurs. BAnQ tente de savoir qu'elle serait le facteur de différentiation et quelle “expérience” différente pourrait être offerte. BAnQ examine de nouvelles entreprises et leur demande ce qu'elles feraient, ce qu'elles offriraient s'il s'agissait de leur entreprise. Comment réinventeraient-ils la bibliothèque s'il s'agissait d'un service commercial?  Elle cherche à obtenir un angle différent sur ce que pourrait offrir la bibliothèque étant donné que ces entreprises ont un regard nouveau sur les bibliothèques.
  • Mme Lefebvre a dit que, comme membre du conseil d'administration d'une bibliothèque publique locale, cette bibliothèque travaille actuellement avec un spécialiste en commercialisation pour modifier le rangement et mettre les rayons en valeur, comme on le fait dans les magasins et boutiques.
  • Mme Payette a dit qu'une bibliothèque aux Pays-Bas a fait quelque chose de la sorte et a des secteurs de la bibliothèque dédiés à "l'énergie", la relaxation,ont aussi découvert que, pour leur communauté, la collection est un “facteur mineur” étant donné qu'Internet est disponible partout. L'espace est essentiel pour eux. Ils ont également des contraintes de leur département de TI et de ressources (pour le temps, l'espace, le personnel). Leur présence virtuelle est minime et doit être améliorée.
  • M. Crocco a rappelé au CCOC de penser à utiliser OCLC Research. Ils ne développent pas nécessairement de produit mais ils peuvent aider en effectuant des recherches plus poussées sur les secteurs moins connus ou les données et informations moins nombreuses.
  • Mme Ebbett a indiqué que ses utilisateurs se connectent moins à la bibliothèque via le Web. Ils utilisent davantage les applications développées par la bibliothèque. Mme Lefebvre a mentionné que l'une des applications les plus utilisées à Ryerson University est “BookFinder” et, qu'avec cette application, les étudiants n'ont pas besoin d'apprendre la classification LC. Le but est de toujours faciliter la tâche des étudiants.
  • La consolidation des services d'arrière-guichet est sur le radar du Conseil national de recherches Canada (CNR), ainsi que la source ouverte et l'accès libre, a mentionné Mme Freeland.  Ces deux sujets reviennent sur la table et positionner la bibliothèque comme un joueur clé pour l'ordre du jour "ouvert" est très important pour CNR actuellement. Dans son commentaire, Mme Freeland fait également référence au portail canadien pour les licences et données ouvertes.
  • Commentaire partagé : "La prochaine génération d'utilisateurs et de bibliothécaires a une vision différente du monde. Elle se préoccupe beaucoup de l'ouverture, du partage et de la diversité. OCLC devra trouver des façons de la rejoindre."

6. Initiatives d'imprimés partagés chez OCLC

  • M. Valentini d'OCLC a présenté l'initiative d'OCLC pour les Imprimés partagés. La présentation sera publiée sur le portail. En bref:
    • SCS et GreenGlass sont la première pièce du casse-tête;
    • la 2e pièce est l'enregistrement de l’engagement de rétention dans WorldCat. Cette fonctionnalité devrait être disponible en 2017;
    • la 3e pièce est la recherche et l'accès à ces informations sur l'engagement de rétention.

7. BIBFRAME, données liées et répercussions pour les bibliothèques

8. Révision de la Charte du Comité consultatif d'OCLC Canada

  • Mme Lefebvre a dit qu'elle aimerait continuer de siéger au CCOC à moins d'enfreindre une "politique" lorsqu'elle siégera au conseil d'administration d'OCLC.
  • Aucun changement requis pour l'instant.

9. Futurs forums des membres au Canada et Symposium d'OCLC Canada

  • Après discussion, il a été proposé que la prochaine réunion en personne du CCOC se tienne à une date près de celle du CRA si une réunion est prévue pour l'automne 2017 et ne se tient pas chez OCLC.
  • Si le CCOC tient cette réunion comme mentionnée ci-haut, OCLC Canada pourrait planifier un forum des membres pour le début de 2018. Villes à considérer pour le prochain forum : Montréal, Ottawa, Edmonton et Calgary.

10. Autres sujets

11. Levée de la réunion

  • M. Boivin enverra un "Doodle" pour la téléconférence du printemps et la réunion de l'automne sir les dates pour la réunion du CRA sont maintenant ou au début janvier.
Actions requises avant la prochaine réunion Responsables
Publier les deux présentations sur le portail du CCOC. Daniel Boivin
Dates pour les prochaines réunions via Doodle. Daniel Boivin